Die Warteliste ist eine der stärksten Beautinda-Funktionen für deine aktive Kundenakquise. Wenn deine Kund:innen keinen passenden Termin finden, können sie sich auf deine Warteliste eintragen – mit gewünschten Services, möglichen Tagen, Zeitfenstern und Mitarbeiter-Präferenz. Du bekommst all diese Daten direkt in deinem Account angezeigt und kannst die Kund:innen gezielt kontaktieren.
Die Warteliste ist automatisch aktiv ab Pro und VIP.
🛒 Teil 1: So funktioniert die Warteliste für deine Kund:innen
Nur Kund:innen sehen die Warteliste auf der Online-Buchungsseite (nicht im internen Salon-Kalender). Wenn du als Salon den Ablauf prüfen willst, öffne deinen eigenen Buchungslink wie ein Kunde.
1) Ausgangssituation: Keine passenden Termine verfügbar
Auf der Buchungsseite befindet sich der Kunde im Schritt "Termin auswählen". Unten sieht er: "Termin nicht verfügbar? Zur Warteliste" – genau dieser Link führt ihn in die Wartelisten-Auswahl.
2) Warteliste öffnen: "Wunschtermin auswählen"
Hier legt der Kunde fest, wann er grundsätzlich Zeit hätte – statt einen konkreten freien Slot zu buchen. Er kann angeben:
Mitarbeiter-Präferenz (oder "Keine Präferenz")
Zeitraum: Von-/Bis-Uhrzeit (z. B. 09 Uhr bis 18 Uhr)
Tage: Mehrere Tage im Kalender wählbar
Mit Klick auf "AUF DIE WARTELISTE" wird der Eintrag abgeschickt.
3) Bestätigung nach Eintragung
Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung: "ERFOLGREICH – Du wurdest erfolgreich in die Warteliste eingetragen. Wir benachrichtigen dich, sobald ein Termin verfügbar ist."
🚀 Teil 2: So nutzt du als Salon die Warteliste – dein Lead-Booster
Die Warteliste ist mehr als nur eine Auffang-Funktion: Sie ist deine persönliche Lead-Liste mit kaufbereiten Kund:innen, die aktiv einen Termin bei dir wollen. Hier siehst du, wer Interesse hat – und kannst sie gezielt zurückgewinnen.
📍 Wo findest du die Warteliste in deinem Account?
Gehe oben im Menü auf "Kunden"
Wähle den Tab "Warteliste"
Hier siehst du eine Übersicht aller eingetragenen Kund:innen mit der Anzahl der aktuellen Einträge.
👁️ Was siehst du pro Wartelisten-Eintrag?
Pro Eintrag erhältst du auf einen Blick:
Name des Kunden
Wann der Eintrag erstellt wurde ("gerade eben", "vor 2 Stunden" etc.)
Gewünschte Services als Tags (mehrere möglich, z. B. "Lippen PMU", "Anti Akne", "3er Paket Microneedling")
Wunschtermine (mehrere Tage)
Zeitfenster (z. B. 09:00 – 24:00)
Bevorzugter Mitarbeiter
Über "Details anzeigen" kommst du zu den vollständigen Kontaktdaten und kannst den Kunden direkt erreichen.
💬 So kontaktierst du Wartelisten-Kund:innen
Empfohlene Schritte:
Klicke auf "Details anzeigen" beim gewünschten Eintrag
Du siehst dort die Kontaktdaten des Kunden (E-Mail und/oder Telefonnummer)
Kontaktiere den Kunden auf dem für dich passendsten Kanal: WhatsApp, E-Mail, Anruf
Schlage konkret 1-2 Termine innerhalb des angegebenen Zeitfensters vor
Wenn der Kunde zusagt: Trage den Termin direkt in deinen Kalender ein
⭐ Best Practices – so machst du aus Wartelisten-Einträgen Buchungen
Sofort reagieren: Kund:innen, die sich auf deine Warteliste eintragen, sind im Moment ihrer Eintragung am heißesten. Reagiere idealerweise innerhalb von 24h.
Persönlich antworten: Eine kurze WhatsApp-Nachricht "Hi [Name], danke für dein Interesse an [Service]! Ich hätte am [Tag] um [Uhrzeit] einen Termin frei. Passt das?" konvertiert deutlich besser als eine Standard-Mail.
Alternativen anbieten: Falls der ursprüngliche Wunsch nicht passt, biete dem Kunden eine ähnliche Behandlung bei einem anderen Mitarbeiter an.
Lead-Liste aufbauen: Selbst wenn Kund:innen aktuell nicht buchen wollen, sind sie potenzielle Wiederholungstäter. Notiere ihre Wünsche in der Kundendatei für späteres Marketing.
📈 Game Changer: Was die Warteliste für dein Business bedeutet
Viele Salons unterschätzen die Warteliste. Dabei ist sie eine der wertvollsten Funktionen:
Keine Lead-Verluste mehr: Kund:innen, die früher abgesprungen wären, weil kein Termin frei war, bleiben jetzt erreichbar
Aktive Auslastungs-Optimierung: Bei kurzfristigen Stornierungen kannst du gezielt die Warteliste durchgehen und Slots wieder füllen
Datengetriebene Service-Planung: Sieh, welche Services überdurchschnittlich oft auf der Warteliste landen – das deutet auf Unter-Kapazität hin
Hochwertiges Marketing-Pool: Wartelisten-Kund:innen haben bereits Kaufabsicht gezeigt – perfekt für Promo-Kampagnen, Last-Minute-Specials oder Newsletter-Targeting
❓ Häufige Fragen
Werden Wartelisten-Kund:innen automatisch über freie Termine benachrichtigt?
Ja, das System benachrichtigt Kund:innen automatisch, sobald passende Termine im gewünschten Zeitraum frei werden. Trotzdem lohnt sich die persönliche Kontaktaufnahme – sie konvertiert deutlich besser.
Was passiert, wenn ein:e Wartelisten-Kund:in selbst einen Termin bucht?
Der Wartelisten-Eintrag bleibt bestehen, bis der Kunde gebucht hat. Du kannst ihn dann manuell als erledigt markieren.
Können Mitarbeiter:innen die Warteliste auch sehen?
Ja, abhängig von der zugewiesenen Mitarbeiter-Rolle.
Wie lange bleibt ein Eintrag auf der Warteliste?
Einträge bleiben bestehen, bis sie manuell entfernt werden oder bis der Kunde einen Termin gebucht hat.
📦 Verfügbarkeit
✅ Automatisch aktiv ab Pro und VIP
❌ Nicht verfügbar in der Free-Version