🟢 Das Wichtigste zuerst
Findet ein Kunde online keinen passenden Termin, trägt er sich über "Termin nicht verfügbar? Zur Warteliste" mit Wunsch-Services, möglichen Tagen, Zeitfenster und Mitarbeiter-Präferenz ein. Die Einträge findest du in deinem Account unter Kunden → Warteliste und kontaktierst die Kund:innen von dort aus selbst. Die Warteliste ist ab Pro und VIP automatisch aktiv.
Die Warteliste ist eine Beautinda-Funktion für deine aktive Kundenakquise. Wenn deine Kund:innen keinen passenden Termin finden, können sie sich auf deine Warteliste eintragen – mit gewünschten Services, möglichen Tagen, Zeitfenstern und Mitarbeiter-Präferenz. Du bekommst all diese Daten direkt in deinem Account angezeigt und kannst die Kund:innen gezielt kontaktieren.
Die Warteliste ist automatisch aktiv ab Pro und VIP.
Teil 1: So funktioniert die Warteliste für deine Kund:innen
Nur Kund:innen sehen die Warteliste auf der Online-Buchungsseite (nicht im internen Salon-Kalender). Wenn du als Salon den Ablauf prüfen willst, öffne deinen eigenen Buchungslink wie ein Kunde.
1) Ausgangssituation: Keine passenden Termine verfügbar
Auf der Buchungsseite befindet sich der Kunde im Schritt "Termin auswählen". Unten sieht er: "Termin nicht verfügbar? Zur Warteliste" – genau dieser Link führt ihn in die Wartelisten-Auswahl.
2) Warteliste öffnen: "Wunschtermin auswählen"
Hier legt der Kunde fest, wann er grundsätzlich Zeit hätte – statt einen konkreten freien Slot zu buchen. Er kann angeben:
Mitarbeiter-Präferenz (oder "Keine Präferenz")
Zeitraum: Von-/Bis-Uhrzeit (z. B. 09 Uhr bis 18 Uhr)
Tage: Mehrere Tage im Kalender wählbar
Mit Klick auf "AUF DIE WARTELISTE" wird der Eintrag abgeschickt.
3) Bestätigung nach Eintragung
Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigung: "ERFOLGREICH – Du wurdest erfolgreich in die Warteliste eingetragen. Wir benachrichtigen dich, sobald ein Termin verfügbar ist."
Teil 2: So nutzt du als Salon die Warteliste – dein Lead-Booster
Die Warteliste ist mehr als nur eine Auffang-Funktion: Sie ist deine persönliche Lead-Liste mit Kund:innen, die aktiv einen Termin bei dir wollen. Hier siehst du, wer Interesse hat – und kannst sie gezielt kontaktieren.
Wo findest du die Warteliste in deinem Account?
Gehe oben im Menü auf "Kunden"
Wähle den Tab "Warteliste"
Hier siehst du eine Übersicht aller eingetragenen Kund:innen mit der Anzahl der aktuellen Einträge.
Was siehst du pro Wartelisten-Eintrag?
Pro Eintrag erhältst du auf einen Blick:
Name des Kunden
Wann der Eintrag erstellt wurde ("gerade eben", "vor 2 Stunden" etc.)
Gewünschte Services als Tags (mehrere möglich, z. B. "Lippen PMU", "Anti Akne", "3er Paket Microneedling")
Wunschtermine (mehrere Tage)
Zeitfenster (z. B. 09:00 – 24:00)
Bevorzugter Mitarbeiter
Über "Details anzeigen" kommst du zu den vollständigen Kontaktdaten und kannst den Kunden direkt erreichen.
So kontaktierst du Wartelisten-Kund:innen
Empfohlene Schritte:
Klicke auf "Details anzeigen" beim gewünschten Eintrag
Du siehst dort die Kontaktdaten des Kunden (E-Mail und/oder Telefonnummer)
Kontaktiere den Kunden auf dem für dich passendsten Kanal: WhatsApp, E-Mail, Anruf
Schlage konkret 1-2 Termine innerhalb des angegebenen Zeitfensters vor
Wenn der Kunde zusagt: Trage den Termin direkt in deinen Kalender ein
Best Practices – so machst du aus Wartelisten-Einträgen Buchungen
Zeitnah reagieren: Kund:innen, die sich auf deine Warteliste eintragen, sind im Moment ihrer Eintragung besonders interessiert. Reagiere idealerweise innerhalb von 24h.
Persönlich antworten: Eine kurze WhatsApp-Nachricht "Hi [Name], danke für dein Interesse an [Service]! Ich hätte am [Tag] um [Uhrzeit] einen Termin frei. Passt das?" kommt oft persönlicher an als eine Standard-Mail.
Alternativen anbieten: Falls der ursprüngliche Wunsch nicht passt, biete dem Kunden eine ähnliche Behandlung bei einem anderen Mitarbeiter an.
Lead-Liste aufbauen: Selbst wenn Kund:innen aktuell nicht buchen wollen, sind sie potenzielle Wiederholungstäter. Notiere ihre Wünsche in der Kundendatei für späteres Marketing.
Was die Warteliste für dein Business bedeuten kann
Viele Salons unterschätzen die Warteliste. Sie kann dir in mehreren Bereichen helfen:
Weniger Lead-Verluste: Kund:innen, die früher abgesprungen wären, weil kein Termin frei war, bleiben jetzt erreichbar
Aktive Auslastungs-Optimierung: Bei kurzfristigen Stornierungen kannst du gezielt die Warteliste durchgehen und Slots wieder füllen
Datengetriebene Service-Planung: Sieh, welche Services überdurchschnittlich oft auf der Warteliste landen – das deutet auf Unter-Kapazität hin
Marketing-Pool: Wartelisten-Kund:innen haben bereits Kaufabsicht gezeigt – geeignet für Promo-Kampagnen, Last-Minute-Specials oder Newsletter-Targeting
Häufige Fragen
Werden Wartelisten-Kund:innen automatisch über freie Termine benachrichtigt?
Nein. Du siehst die Wartelisten-Einträge in deinem Account und kontaktierst die Kund:innen aktiv, sobald ein passender Termin frei wird. Wie du dabei vorgehst, steht oben unter "So kontaktierst du Wartelisten-Kund:innen".
Was passiert, wenn ein:e Wartelisten-Kund:in selbst einen Termin bucht?
Der Wartelisten-Eintrag verschwindet dadurch nicht automatisch. Er bleibt bestehen, bis du ihn manuell entfernst bzw. als erledigt markierst.
Können Mitarbeiter:innen die Warteliste auch sehen?
Ja, abhängig von der zugewiesenen Mitarbeiter-Rolle.
Wie lange bleibt ein Eintrag auf der Warteliste?
Einträge verschwinden nicht automatisch. Sie bleiben bestehen, bis du sie manuell entfernst bzw. als erledigt markierst. Geh deine Warteliste deshalb regelmäßig durch und räume erledigte Einträge auf – so bleibt sie übersichtlich.
Verfügbarkeit
Automatisch aktiv ab Pro und VIP
Nicht verfügbar in der Free-Version
💬 Du kommst nicht weiter? Schreibe uns im Chat – alternativ erreichst du uns unter service@beautinda.de.