Über die Nutzer- und Gruppenverwaltung steuerst du, wer in deinem Workspace was sehen und tun darf: von der Admin-Rolle bis zu feingranularen Gruppenrechten für Assistenten, Prompts, Wissensdatenbanken, Konnektoren und Anonymisierung.
Nutzer verwalten
Im User-Management siehst du alle Nutzer im Workspace und änderst ihre Rolle (Benutzer oder Administrator).
So lädst du neue Teammitglieder ein:
Füge die E-Mail-Adresse ein (mehrere Adressen durch Kommas getrennt)
Wähle eine Rolle: Benutzer oder Administrator
Weise den Nutzer einer oder mehreren Gruppen zu
Klicke auf Einladen
Einladung schlägt fehl? Erscheint der Hinweis „ist bereits mit einem anderen Unternehmen verknüpft“, hat die Person sich schon selbst registriert und ein eigenes Unternehmen angelegt. Dort ist sie automatisch Admin. Sie muss es zuerst unter Unternehmenseinstellungen → Allgemeine Einstellungen löschen, dann kannst du sie einladen. Bitte dein Team deshalb vor dem Rollout, sich nicht selbst zu registrieren, sondern auf die Einladung zu warten.
Wichtig: Administratoren haben vollen Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen. Vergib diese Rolle mit Bedacht.
Gruppen erstellen und verwalten
Mit Gruppen gibst du Ressourcen gezielt frei:
Gruppe erstellen: Klicke auf Neue Gruppe und vergib einen Namen
Gruppe bearbeiten: Über das Drei-Punkte-Menü umbenennen, löschen oder Berechtigungen anpassen
Ressourcen teilen: Teile Prompts, Wissensdatenbanken oder Assistenten nur mit bestimmten Teams
Gehört eine Person mehreren Gruppen an, gilt automatisch die höchste verfügbare Berechtigung.
Gruppenrechte: präzise steuern, wer was darf
Über die Gruppenrechte lässt sich in Beyond Chat sehr viel steuern. Du findest sie unter Verwaltung → Gruppen → Gruppenrechte → Berechtigungen. Pro Gruppe legst du fest:
Sichtbarkeit: ob Nutzer Assistenten, Prompts und Wissensdatenbanken in der Übersicht sehen können
Bearbeiten: ob Nutzer Assistenten, Prompts oder Wissensdatenbanken bearbeiten dürfen, die andere erstellt haben. Eigene Assets können sie immer erstellen und bearbeiten. Es lohnt sich, dieses Recht nur selektiv zu vergeben
Konnektoren: ob Konnektoren angezeigt werden oder nicht
Nur Assistenten: Nutzer sehen ausschließlich die Assistenten-Übersicht, ohne die Option, eigene Assistenten zu erstellen. Ideal, wenn ein Team nur mit vorbereiteten Assistenten arbeiten soll
Anonymisierung im Chat deaktivieren: Mitglieder der Gruppe dürfen die Anonymisierung selbst ausschalten
Tipp: Starte restriktiv und erweitere die Rechte nach Bedarf. So bleibt der Workspace übersichtlich und du behältst die Kontrolle über sensible Funktionen.
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