Spring videre til hovedindholdet

Opret og administrer flertrins-opgaveskabeloner til bookinger

Lær hvordan du opretter og administrerer flertrins-opgaveskabeloner for at kombinere bookinger, medlemskaber, produkter og fakturaer i en enkelt proces. Denne guide dækker modifikatorer, booking-widget, godkendelser og notifikationer.

Skrevet af Ronny Christensen
Opdateret for over 3 uger siden

En opgaveskabelon giver dig mulighed for at kombinere flere forskellige handlinger i en enkelt bookbar proces.

Med en opgaveskabelon kan et potentielt medlem:

  • Booke en prøvetime

  • Oprette en konto

  • Tilmelde sig et medlemskab

  • Købe et produkt

  • Planlægge et opfølgningsmøde en måned senere

  • Og modtage en enkelt samlet faktura

Denne guide forklarer, hvordan opgaveskabeloner fungerer, hvordan du opbygger dem, og hvordan du administrerer bookinger, godkendelser og notifikationer.

Der er to hoveddele af opgaver:

  • Opgaveskabeloner – den skabelon der definerer, hvordan opgaver opfører sig

  • Opgaver – de faktiske opgaveinstanser, der genereres af en booking eller manuel oprettelse

Opgaveskabeloner

En opgaveskabelon består af flere noder, der bestemmer, hvordan opgaveflowet udføldes.

Tilgængelige nodetyper

  1. Booking
    Tildeler en programskabelon til opgaven. Dette opretter automatisk et personligt hold for medlemmet og en vagt tildelt til det hold.

  2. Brugerdefineret opgave
    Giver dig mulighed for at oprette en brugerdefineret opgave til alt, der ikke passer ind i de andre nodetyper.

  3. Faktura
    Angiver, om der skal oprettes en udkastfaktura tilknyttet opgaven. Eventuelle medlemskaber eller produkter, der tilføjes, vil fremgå af den faktura.

  4. Medlemskab
    Tildeler en medlemskabstype til opgaven. Et medlemskab af den type oprettes for medlemmet, og hvis Faktura-noden er inkluderet, tilføjes medlemskabet til udkastfakturaen.

  5. Produkt
    Tildeler et produkt til opgaven. Hvis Faktura-noden er inkluderet, tilføjes produkterne til udkastfakturaen.

d6a06bba-d091-4866-8e3e-4a02f7f33dec

Modifikatorer

De fleste noder har modifikatorer tilgængelige for yderligere kontrol og fleksibilitet.
Bemærk at ikke alle modifikatorer gælder for alle nodetyper.

Tilgængelige modifikatorer inkluderer:

  • Standardlokation
    Angiv en standardlokation for en booking. En global standard kan angives under Centerindstillinger, men denne modifikator vil tilsidesætte den.

  • Ansvarlig
    Tildeler noden til en specifik medarbejder, brugerrolle eller personalegruppe. Dette begrænser, hvilke brugere der kan fuldføre noden.

  • Tidsbegrænsning
    Definerer en estimeret behandlingstid for noden. Du kan vælge, om varigheden skal tælle med i den samlede opgavetid, og om der skal oprettes en vagt.

Hvis en nodes tidsbegrænsning ikke er sat til at tælle med i opgavevarigheden, behandles den som en intern note og påvirker ikke andre noder.

Opret en opgaveskabelon

  1. Gå til Automatisering -> Opgaver -> Opgaveskabeloner

  2. Klik på Tilføj opgaveskabelon i øvre højre hjørne for at åbne Opgaveskabelon-byggeren

2f149a9d-bc8a-435f-bcc3-43238c7ef367

  1. Klik på en nodetype fra listen for at tilføje den til skabelonen.

  2. Udfyld nodens felter og konfigurer de ønskede modifikatorer i nodens værktøjslinje.

  3. Faktura-noden placeres som standard nederst i skabelonen (da fakturering normalt sker efter opgavens afslutning).

    Dette kan manuelt ændres senere, når du opretter individuelle opgaver.

87db5fb1-b629-449a-b327-8603fd60b84f

  1. Klik på Gem skabelon

    • Vælg om skabelonen skal være bookbar via booking-widgetten.

    • Du kan også bestemme, om opgavens varighed skal vises i widgetten, eller kun dens starttidspunkt.

1262b774-7abe-406f-92ec-b8316bcccc3e

Personalegrupper

Du kan nu tildele personalegrupper til medarbejdere for mere detaljeret styring i opgaveskabeloner.

For at tildele en gruppe:

  1. Gå til medarbejderens profil

  2. Klik på Rediger profil

  3. Tilføj eller tildel en personalegruppe til den medarbejder

Dette giver dig mulighed for at organisere personaleroller mere præcist til booking- og opgavetildeling.

Booking-widget

For at understøtte booking af opgaveskabeloner er en ny booking-widget tilgængelig.
Den kan integreres på enhver hjemmeside via HTML, så brugere kan foretage bookinger direkte.

Opsæt booking-widgetten

  1. Generer en API-nøgle til det domæne, hvor widgetten skal bruges:

    • Gå til Kædeindstillinger -> Widget-kontroller

    • Tilføj domænenavnet og generer en API-nøgle

    Nøglen vises kun en gang. Hvis den mistes, slet den og opret en ny.

323fc01e-11df-4700-a361-f9a943efd3b5

  1. Tilføj widget-integrationskoden til din hjemmesides HTML

  2. Inkluder API-nøglen i widget-elementet

Visningsmuligheder

For at opgaveskabeloner vises i widgetten:

  • Sørg for at Synlig via booking-widget er markeret i skabelonindstillingerne.

Skabelontilgængelighed afhænger af personalets vagtplan — skabeloner kan kun bookes, hvis mindst en medarbejder har en åben vagt og ikke er tildelt andetsteds.

Du kan også definere generel personaletilgængelighed (uden vagter) i medarbejderprofiler ved at vælge, hvilke dage de er tilgængelige. Dette gør dem bookbare i åbningstiderne.

Yderligere widget-attributter

  • Fjern attributten data-gym-id for at starte widget-flowet med en centervælger.

  • Ændr attributten data-language til at matche din hjemmesides sprog:
    Muligheder: da, de, en, es, fi, fr, nb, nl, sv.

E-mailskabeloner

To nye e-mailskabeloner er tilgængelige under Centerindstillinger:

  • Opgavebookingbekræftelse – sendes når en opgave bookes

  • Velkomstmail til gæster – sendes til nye potentielle medlemmer, der booker via widgetten

Opgaver

Når en opgaveskabelon bookes, oprettes en afventende opgave, der skal godkendes af en ejer eller centerleder, før den behandles.

Godkendelse af en opgave

  1. Gå til Automatisering -> Opgaver -> Opgaveliste

  2. Afventende opgaver vises øverst på listen

  3. Klik på den opgave, du ønsker at godkende

  4. Klik på Godkend opgave i øvre højre hjørne


​

Når opgaven er godkendt, bliver den tilgængelig til behandling.

Færdiggør opgavenoder

Medarbejdere kan færdiggøre alle opgavenoder, de er tildelt inden for skabelonen.

Ubehandlede noder vises i Kontrolpaneloversigt:

f4267107-5d50-4a09-b2df-7704c9e22404

De kan også ses under Automatisering -> Opgaveoversigt i kalendervisning:

ceb283c2-26f0-43f8-a8f3-db2d7a597916

Du kan skifte til listevisning (kontakt øverst til højre) for at se alle kommende noder:

007ad3f1-10dd-4246-a242-c86697461290

For at markere en node som færdiggjort:

  • Klik på flueben-ikonet i nodens værktøjslinje

  • Alternativt klik på annuller-ikonet for at markere den som annulleret

Når alle noder er færdiggjort, markeres hele opgaven som Fuldført.

Automatisk færdiggørelse

Nogle noder kan automatisk færdiggøres uden manuel indsats. Dette sker når:

  • Et medlemskab fra en Medlemskab-node er afsluttet og faktureret

  • Produkter tilknyttet en Produkt-node er faktureret

  • Et hold oprettet fra en Booking-node slutter med deltagere til stede

  • En udkastfaktura konverteres til en åben faktura

Opgavenotifikationer

Medarbejdere, der er ansvarlige for specifikke noder, modtager push-notifikationer når:

  • En ny opgave tildeles dem

  • En opgave er kommende eller er udløbet

Du kan også konfigurere notifikationer for, når nye opgaver bookes og er klar til godkendelse.

Alle notifikationsindstillinger administreres under:
​ Centerindstillinger -> Opgaveindstillinger

Relaterede artikler
Rediger opgaveskabelon
Opret en ny opgaveskabelon
Besvarede dette dit spørgsmål?