ניהול מסמכים

הגדרת ניהול מסמכים מאפשרת לבעלי העסק שליטה מלאה על כל ההיבטים הקשורים להפקת מסמכים חשבונאיים במערכת. ניתן לקבוע את מספור המסמכים, לעצב את התצוגה, להוסיף פרטים מזהים כמו שם העסק, לוגו, טלפון ולשלב הערות קבועות בתחתית המסמך, בנוסף, ניתן להגדיר כתובת מייל לשליחת דוח כרטסת חודשי לרואה החשבון.

בעת התחלת עבודה עם הפקת מסמכים במערכת יש להגדיר את המספור הראשוני של כל סוג מסמך, פעולה זו נעשית פעם אחת בלבד בתחילת הדרך:

הגדרות > ניהול מסמכים > לחיצה על "שמור והמשך" > הזנת מספר התחלתי עבור כל סוג מסמך (חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס-קבלה וכו') > שמירה.

לאחר מכן ניתן לעצב את פרטי תצוגת המסמכים לפי הצרכים של בית העסק:

הגדרות > ניהול מסמכים > עריכת פרטי העסק במסמכים.

במסך זה ניתן לעדכן את שם העסק, לוגו, כתובת, טלפון, צבעי המסמך, והערות קבועות שיופיעו בתחתית המסמך.

לבסוף, ניתן להזין מייל אחד או שניים של רואה החשבון הדוח החודשי יישלח אוטומטית בתחילת כל חודש.

מספור מסמכים ראשוני:

המספור הראשוני קובע את מספר המסמך הראשון שיופק ואת הסדר הכרונולוגי בכל סוג מסמך לאחר הפקת מסמך ראשון מכל סוג, לא ניתן עוד לשנות את רצף המספור, לכן חשוב לוודא שהמספרים הראשוניים תואמים את הנחיות רואה החשבון.

עיצוב מסמכים:

השינויים בעיצוב המסמכים חלים באופן מיידי מרגע השמירה, ויחולו על כל המסמכים שיופקו לאחר מכן, ניתן לעדכן את פרטי התצוגה גם לאחר תחילת עבודה שוטפת.

שמירת מסמכים:

המסמכים מופקים ונשמרים אוטומטית בכרטיס הלקוח תחת לשונית "הנה"ח".

האם ניתן לשנות את המספור לאחר הפקת מסמך ראשון?

האם ניתן לעדכן את הלוגו או צבעי המסמך בהמשך?

האם אפשר לשלוח את דוח הכרטסת לשני נמענים?

מה קורה אם לא הגדרתי מספור בתחילת העבודה והפקתי מסמך ראשון?

האם אפשר לשנות את נוסח ההערות הקבועות במסמך לאחר ההגדרה הראשונית?

האם ניתן לעצב כל סוג מסמך (כמו קבלה וחשבונית) בצורה שונה?

מה קורה אם אני משנה את כתובת העסק האם זה משפיע גם על המסמכים שכבר הופקו?

איך אני יודע שהדוח החודשי באמת נשלח לרואה החשבון?

אפשר להוסיף לוגו גם אם אין לי קובץ מוכן?

מה עושים אם טעיתי במספר התחלתי והפקתי מסמך?

ניתן לעדכן את ההרשאות הרלוונטיות תחת צוות> ניהול משתמשים במערכת.