Was sich nicht geändert hat: Die Berechtigungslogik selbst hat sich nicht geändert – jede Berechtigung steuert weiterhin dieselben Aktionen und Ansichten, die unten beschrieben sind. Geändert hat sich lediglich, wo du sie verwaltest.
Aktualisierte Begriffe: Rollen & Berechtigungen hat jetzt einen eigenen Bereich in den Einstellungen, getrennt von Mitarbeitenden. Im bisherigen Back Office wurden Rollen und Berechtigungen im selben Tab wie Mitarbeitende verwaltet.
Aktualisierte Begriffe: Einige Berechtigungskategorien unten verwenden Bezeichnungen aus dem bisherigen Back Office. Im neuen Back Office heißen Activities/Workshops jetzt Services, Group activities/workshops heißen jetzt Classes, und Establishment heißt jetzt Ort. Die Berechtigungen und das, was sie steuern, haben sich nicht geändert – nur die Bezeichnungen der Objekte, auf die sie sich beziehen.
Im neuen Back Office
Gehe zu Einstellungen > Rollen & Berechtigungen (früher Teil von Einstellungen > Mitarbeitende) und wähle Rolle erstellen oder bearbeite eine bestehende Rolle. Du kannst diese Seite auch über Mitarbeitende erreichen, indem du oben auf der Seite Rollen verwalten auswählst.
Im bisherigen Back Office
Beim Hinzufügen einer neuen Rolle oder beim Bearbeiten einer bestehenden Rolle kannst du festlegen, ob Mitarbeitenden-Zugänge mit dieser Rolle bestimmte Berechtigungen erhalten oder nicht.
Hinweis: Einige Berechtigungen sind auf der Seite „Rollen & Berechtigungen" nur sichtbar und bearbeitbar, wenn das Studio über das entsprechende Upsell verfügt.
Berechtigungen für das Navigationsmenü
Wenn eine der Berechtigungen im Navigationsmenü nicht erteilt ist, wird der entsprechende Eintrag im Back-Office-Menü für den Mitarbeitenden-Zugang ausgeblendet.
Bei einklappbaren Bereichen kannst du entweder den Zugriff auf den gesamten Eintrag im Navigationsmenü ausblenden oder nur auf eine oder mehrere Seiten innerhalb dieses Bereichs.
Bei der Berechtigung „Mein Studio" kannst du beispielsweise den Zugriff auf alle darin enthaltenen Seiten entziehen oder nur auf bestimmte.
Aktionen in der AppBar
Wenn eine der Berechtigungen für die AppBar-Aktionen nicht erteilt ist, wird das entsprechende Symbol in der Navigationsleiste ausgeblendet und ist nicht zugänglich.
Du kannst den Zugriff auf das Kassenbuch, Benachrichtigungen und Warnmeldungen sowie die Nachrichtenbenachrichtigung (Letztere erfordert das Posteingang-Upsell) erteilen oder entziehen.
Terminverwaltung
Für jede Art von Termin (Gruppenaktivitäten, Workshops und Einzeltermine) kannst du festlegen, ob die Rolle Termine erstellen, bearbeiten oder löschen darf sowie Notizen zu Terminen anzeigen oder bearbeiten darf.
Erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine neue Aktivität, keinen neuen Workshop und keinen neuen Einzeltermin erstellen.
Bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Termine einsehen, aber ihre Details nicht bearbeiten.
Löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Termine einsehen, aber nicht löschen.
Notizen ansehen: Beim Verwalten der Buchungen eines bestehenden Termins kann der Mitarbeitende die Notizen zu diesem Termin nicht einsehen.
Notizen bearbeiten: Beim Verwalten der Buchungen eines bestehenden Termins kann der Mitarbeitende die Notizen zu diesem Termin zwar einsehen, aber nicht bearbeiten.
Aktionen bei Mitgliedern
Jede Berechtigung unter „Aktionen bei Mitgliedern" ermöglicht es dir, die Interaktionsmöglichkeiten der Rolle mit Mitgliedern einzuschränken oder zu erlauben.
Du kannst wählen, ob du alle oder nur bestimmte Aktionen bei Mitgliedern entziehen möchtest.
Mitglied hinzufügen: Wenn deaktiviert, werden alle Stellen im Back Office, über die ein neues Mitglied angelegt werden kann, für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Persönliche Daten einsehen: Wenn deaktiviert, werden die E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Mitgliedern für den Mitarbeitenden stets ausgeblendet.
Persönliche Daten bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende die Angaben eines Mitglieds im Mitgliedsprofil nicht bearbeiten, Mitglieder nicht zusammenführen und das Passwort nicht zurücksetzen.
Mitglied löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine Mitglieder löschen.
Mitglieder suchen: Wenn deaktiviert, wird die Mitgliedersuchleiste für den Mitarbeitenden-Zugang ausgeblendet.
Hinweis: Diese Berechtigung erlaubt es dem Mitarbeitenden weiterhin, beim Verwalten der Buchungen eines Termins ein Mitglied zu suchen und zu buchen oder im Posteingang (falls das Upsell verfügbar ist) mit einem Mitglied zu kommunizieren.Zugriff auf Mitgliedsprofile: Wenn deaktiviert, werden alle bisherigen Klickmöglichkeiten zum Öffnen eines Mitgliedsprofils deaktiviert, damit der Mitarbeitende nicht darauf zugreifen kann. Beispielsweise ist es dann nicht mehr möglich, auf den Namen eines Mitglieds in der Liste der gebuchten Mitglieder bei den Termindetails oder in einem Bericht zu klicken.
Guthaben von Mitgliedern einsehen: Wenn deaktiviert, werden alle Stellen im Back Office, an denen das Guthaben eines Mitglieds angezeigt wird, für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Mitglieder kontaktieren: Wenn deaktiviert, werden alle Schaltflächen, über die die Kommunikation mit Mitgliedern gestartet werden kann, ausgeblendet. Beispielsweise ist es dann nicht mehr möglich, Nachrichten über Smartlists zu versenden.
Mitgliederbenachrichtigungen verwalten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine Benachrichtigungen an Mitglieder bearbeiten oder erstellen. Beispielsweise sind Benachrichtigungen zu Pässen oder Gruppenaktivitäten für den Mitarbeitenden sichtbar, können aber nicht hinzugefügt oder bearbeitet werden.
Transaktionen
Die Berechtigungen im Bereich Transaktionen erteilen oder entziehen das Recht, Aktionen im Zusammenhang mit der Abrechnung eines Mitglieds durchzuführen.
Zahlung von einem Mitglied entgegennehmen: Wenn deaktiviert, werden alle Schaltflächen zum Entgegennehmen von Zahlungen eines Mitglieds für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Guthaben eines Mitglieds anpassen: Wenn deaktiviert, wird die Schaltfläche „Guthaben anpassen" im Mitgliedsprofil für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Guthaben eines Mitglieds anpassen, ohne eine Rechnung zu erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende das Guthaben eines Mitglieds zwar anpassen, aber die Schaltfläche, mit der keine Rechnung erstellt wird, wird ausgeblendet und die Rechnung wird automatisch erstellt.
Rechnungen einsehen: Wenn deaktiviert, werden alle Stellen, an denen bezahlte oder unbezahlte Rechnungen eingesehen werden können, für den Mitarbeitenden ausgeblendet. Im Mitgliedsprofil sieht der Mitarbeitende beispielsweise weder den Bereich „Unbezahlte Rechnungen" noch die Bereiche „Rechnungen" und „Rückerstattungen" zu einem Mitglieder-Pass.
Mitglied abrechnen: Wenn deaktiviert, werden Schnellabrechnungs-Schaltflächen für den Mitarbeitenden ausgeblendet, zum Beispiel die Möglichkeit, bei der Buchung eines Mitglieds oder im Mitgliedsprofil direkt abzurechnen.
Zahlungslinks erstellen: Wenn deaktiviert, werden alle Schaltflächen zur Erstellung eines Zahlungslinks ausgeblendet, sodass der Mitarbeitende den Link nicht kopieren und an Mitglieder senden kann.
Rechnungen stornieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Rechnungen in den Rechnungsdetails nicht stornieren.
Zahlungsmethode hinzufügen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Entgegennehmen einer Online-Zahlung von einem Mitglied keine neue Zahlungsmethode für das Mitglied hinzufügen. Er kann weiterhin eine bereits vorhandene Zahlungsmethode auswählen.
Zahlungsmethode löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende gespeicherte Zahlungsmethoden im Profil eines Mitglieds nicht löschen.
Rabatt gewähren (Rückerstattung): Wenn deaktiviert, darf der Mitarbeitende keine Rabatte auf Rechnungen anwenden, die mit einem Mitglieder-Pass verknüpft sind.
In Guthaben umwandeln (Rückerstattung): Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Rechnungen, die mit einem Mitglieder-Pass verknüpft sind, nicht in Guthaben umwandeln.
Manuelle Rabatte anwenden: Wenn deaktiviert, wird der Bereich zum manuellen Anwenden eines Rabatts bei der Abrechnung eines Mitglieds für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Buchungsverwaltung
Verwaltung von Gruppenaktivitäten
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Terminen für Gruppenaktivitäten
Anwesenheitskontrolle bestätigen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende die Anwesenheitskontrolle eines Termins nicht bestätigen.
Mitglieder zur Warteliste hinzufügen: Wenn deaktiviert, wird die Schaltfläche für die Warteliste für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Buchungen erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Mitglieder nicht für einen Termin buchen oder keine wiederkehrende Buchung für ein Mitglied erstellen.
Buchungen stornieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende eine Buchung eines Mitglieds nicht entfernen.
Mitglieder von der Warteliste entfernen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende ein Mitglied nicht von der Warteliste für einen Termin entfernen.
Anwesenheit/Abwesenheit bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende den Status von für einen Termin gebuchten Mitgliedern nicht auf anwesend oder abwesend ändern.
Plätze von Mitgliedern bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende den Platz eines Mitglieds, das einen Termin gebucht hat, nicht ändern.
Programmleistung bearbeiten: Wenn deaktiviert, werden beim Ansehen der Statistiken eines Mitglieds die Schaltflächen „+" und „–" für den Mitarbeitenden ausgeblendet und er kann die Statistiken nicht bearbeiten.
Workshop-Verwaltung
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Workshop-Terminen. Sie gewähren dieselben Rechte wie die oben genannten Berechtigungen für Gruppenaktivitäten, angewendet auf Workshop-Buchungen.
Verwaltung von Einzelterminen
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Buchungen für Einzeltermine.
Buchungen erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Mitglieder nicht für einen Einzeltermin buchen oder keinen wiederkehrenden Einzeltermin für ein Mitglied erstellen.
Buchungen bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende weder die Uhrzeit noch den Lehrkraft eines Einzeltermins bearbeiten noch den Bereich für wiederkehrende Einzeltermine eines Mitglieds anpassen.
Buchungen stornieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende einen Einzeltermin oder einen wiederkehrenden Einzeltermin nicht stornieren.
Programmstatistiken bearbeiten: Wenn deaktiviert, werden beim Ansehen der Statistiken eines Mitglieds die Schaltflächen „+" und „–" für den Mitarbeitenden ausgeblendet und er kann die Statistiken nicht bearbeiten.
Exporte
Mit den Berechtigungen im Bereich Exporte kannst du das Recht erteilen oder entziehen, Daten aus dem Back Office zu exportieren.
Kalender exportieren: Wenn deaktiviert, wird die Schaltfläche in den Kalendereinstellungen zum Exportieren des Kalenders für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Rechnungen exportieren: Wenn deaktiviert, wird das PDF-Format jeder Rechnung für den Mitarbeitenden ausgeblendet, sodass er die Rechnung nicht exportieren kann.
Abonnements exportieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Verwalten von Abonnements auf der Lastschriftseite das aktuelle Abonnement nicht drucken.
Honorarabrechnung der Lehrkraft exportieren: Wenn deaktiviert, werden die CSV- und PDF-Formate der Honorarabrechnungsdetails der Lehrkraft für den Mitarbeitenden ausgeblendet und er kann keine Honorarabrechnungen exportieren.
Anwesenheit/Abwesenheit exportieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende die Details der Anwesenheit von Mitarbeitenden auf der Seite „Anwesenheit" nicht exportieren.
Smartlist exportieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine Berichte zu über eine Smartlist versendeten Kampagnen exportieren. Er kann weiterhin den allgemeinen Bericht einer Smartlist exportieren, der einer eigenen Berechtigung entspricht.
Dokumente von Mitgliedern exportieren: Wenn deaktiviert, können im Profil eines Mitglieds hochgeladene Dokumente vom Mitarbeitenden nicht heruntergeladen werden.
Berichte exportieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keinen der im Bereich „Berichte" verfügbaren Berichte exportieren.
Allgemeinen Smartlist-Bericht exportieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende den allgemeinen Bericht aller über eine Smartlist versendeten Kampagnen nicht exportieren. Ist die Berechtigung zum Exportieren von Smartlists erteilt, kann der Mitarbeitende weiterhin Berichte zu einer bestimmten Kommunikation exportieren.
Kalender und Verfügbarkeiten
Kalender
Alle Berechtigungen, die Rechte für Aktionen und bestimmte Ansichten der Kalenderseite gewähren
Mehrere Termine stornieren: Wenn deaktiviert, wird die Schaltfläche in den Kalendereinstellungen zum gleichzeitigen Stornieren mehrerer Termine für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Stornierte Termine ansehen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende stornierte Termine im Kalender nicht ein- oder ausblenden.
Wochenübersicht ansehen: Wenn deaktiviert, wird die Wochenübersicht neben der Buchungsliste für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Verfügbarkeiten
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit Verfügbarkeiten im Wochenplan von Lehrkräften, Orten und Einzelterminen
Verfügbarkeiten hinzufügen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine verfügbaren Zeitfenster in einem Wochenplan hinzufügen.
Verfügbarkeiten löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Verfügbarkeiten in jedem Wochenplan einsehen, aber nicht löschen.
Details der Verfügbarkeiten ansehen: Wenn deaktiviert, hat der Mitarbeitende keinen Zugriff auf die Details der Verfügbarkeiten in einem Wochenplan.
Berichte
Für jeden Berichtstyp kannst du festlegen, ob der Mitarbeitende eine Version des Berichts erstellen, den Bericht bzw. – falls mehrere vorhanden sind – die verschiedenen Versionen des Berichts einsehen, den Bericht oder dessen Versionen bearbeiten sowie den Bericht oder dessen Versionen löschen kann.
Produktverwaltung
Mit den Berechtigungen im Bereich Produktverwaltung kannst du Berechtigungen bearbeiten, die mit Abonnements, Pässen und Einzeltermin-Pässen verknüpft sind.
Pässe
Alle Berechtigungen, die Aktionen für Pässe für Gruppenaktivitäten und Workshops ermöglichen
Bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende alle bestehenden Pässe einsehen, aber nicht bearbeiten.
Pass eines Mitglieds sperren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende alle bestehenden Pässe einsehen, aber sie nicht für Mitglieder sperren, die diesen Pass besitzen.
Erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende auf der Pass-Seite keine neue Kategorie und keinen neuen Pass hinzufügen.
Löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende alle bestehenden Pässe einsehen, aber nicht löschen.
Guthaben von Mitgliedern verwalten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende einem Pass eines Mitglieds keine Guthaben hinzufügen, entfernen, multiplizieren oder dividieren. Auch die Möglichkeit, ein Mitglied zu buchen, ohne dabei Guthaben für diese Buchung abzuziehen, wird für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Kompatibilitäten verwalten: Wenn deaktiviert, darf der Mitarbeitende keine Kompatibilitätseinschränkungen für einen Pass bearbeiten oder hinzufügen.
Gültigkeitsverlängerungen hinzufügen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende die Gültigkeit eines Passes weder für alle Mitglieder, die diesen Pass besitzen, noch für ein bestimmtes Mitglied verlängern.
Einzeltermin-Pässe
Alle Berechtigungen, die Aktionen für Einzeltermin-Pässe ermöglichen
Bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende alle bestehenden Einzeltermin-Pässe einsehen, aber nicht bearbeiten.
Erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende auf der Seite „Einzeltermin-Pässe" keine neue Kategorie und keinen neuen Einzeltermin-Pass hinzufügen.
Löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende alle bestehenden Einzeltermin-Pässe einsehen, aber nicht löschen.
Guthaben von Mitgliedern verwalten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende keine Guthaben eines Einzeltermin-Passes eines Mitglieds hinzufügen oder entfernen.
Kompatibilitäten verwalten: Wenn deaktiviert, darf der Mitarbeitende keine Einschränkungen für die mit einem Einzeltermin-Pass kompatiblen Einzeltermine bearbeiten oder hinzufügen.
Gültigkeitsverlängerungen hinzufügen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende die Gültigkeit eines Einzeltermin-Passes weder für alle Mitglieder, die diesen Pass besitzen, noch für ein bestimmtes Mitglied verlängern.
Abonnements
Alle Berechtigungen, die Aktionen für Abonnements ermöglichen
Vertrag bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Abonnements einsehen, aber deren Details nicht bearbeiten.
Alle Vertragsabonnements pausieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Abonnements einsehen, aber sie in den Abonnementdetails nicht pausieren.
Vertrag erstellen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende auf der Abonnementseite kein neues Abonnement hinzufügen.
Vertrag löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende bestehende Abonnements einsehen, aber nicht löschen.
Abonnement beenden: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite das Abonnement eines Mitglieds nicht beenden.
Abonnement pausieren: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite das Abonnement eines Mitglieds nicht pausieren.
Vertrag für ein Mitglied abschließen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende kein Mitglied zu einem bestehenden Abonnement hinzufügen oder ein Mitglied über dessen Profil anmelden.
Pässe eines Abonnements ändern: Wenn deaktiviert, darf der Mitarbeitende beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite den mit dem Abonnement verknüpften Pass nicht ändern.
Individuelles Abonnement erstellen: Wenn deaktiviert, wird beim Hinzufügen eines Abonnements zu einem Mitglied die Möglichkeit, ein individuelles Abonnement hinzuzufügen, für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Rechnungsdaten bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite das Zahlungsdatum für die nächste Rechnung des Abonnements nicht bearbeiten.
Beendigung planen: Wenn deaktiviert, wird beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite die Schaltfläche, mit der das Abonnement nach einer bestimmten Rechnung beendet werden kann, für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
Rechnungsbeträge bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende beim Verwalten der Details eines Abonnements auf der Lastschriftseite den Preis der mit einem Abonnement verknüpften Rechnungen nicht bearbeiten.
Studioverwaltung
Verwaltung von Aktivitäten, Workshops und Einzelterminen
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Aktivitäten, Workshops oder Einzelterminen. Für jeden Typ kannst du festlegen, ob der Mitarbeitende eine neue Aktivität, einen neuen Workshop oder Einzeltermin erstellen kann und ob er bestehende bearbeiten oder löschen kann.
Verwaltung von Lehrkräften
Alle Berechtigungen im Zusammenhang mit der Verwaltung von Lehrkräften.
Erstellen: Wenn deaktiviert, darf der Mitarbeitende auf der Lehrkräfte-Seite keine neue Lehrkraft hinzufügen.
Bearbeiten: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Lehrkräfte einsehen, aber deren Profil nicht bearbeiten.
Löschen: Wenn deaktiviert, kann der Mitarbeitende Lehrkräfte einsehen, aber deren Profil nicht löschen.
Honorarabrechnung ansehen: Wenn deaktiviert, werden die Honorarabrechnungsbereiche in den Lehrkraftdetails für den Mitarbeitenden ausgeblendet. Auch die Honorarabrechnungsseiten in den Bereichen Transaktionen und Einstellungen werden im Navigationsmenü ausgeblendet.
Verwaltung von Vertretungslehrkräften: Wenn deaktiviert, wird der Vertretungsbereich in den Lehrkraftdetails für den Mitarbeitenden ausgeblendet.
