La siguiente lógica se aplica tanto a la entrada manual como a la entrada automática, por favor recuerda que:
La entrada manual te permite verificar en tiempo real la validez del acceso del miembro y asegurarte de que solo los miembros autorizados entren en tu estudio. La información más importante del miembro se muestra rápidamente a los recepcionistas para garantizar un flujo fluido, tanto para tus miembros como para tu equipo.
La entrada automática permite que el miembro entre de forma autónoma en tu estudio. Esta función elimina la necesidad de controlar manualmente cada acceso y permite que tu equipo se enfoque en lo que realmente importa.
Dado que todo sucede en segundo plano, es importante que comprendas la lógica del Control de Acceso, para saber cuándo un miembro puede entrar y cuándo no.
Antes de leer este artículo, asegúrate de haber configurado todo correctamente para que el Control de Acceso funcione.
Set up for manual entry
Set up for auto entry
Common set up
Descubre cómo tus miembros pueden encontrar sus credenciales de acceso aquí.
El miembro puede entrar
Para que un miembro pueda entrar en el estudio, verificaremos lo siguiente:
1 - Localización
Para asegurarnos de que el miembro se encuentra en el lugar correcto, el sistema verificará su localización. En la entrada manual y en la entrada automática el método utilizado no es el mismo:
Entrada manual
La localización se basa en el establecimiento vinculado al miembro del equipo que ha iniciado sesión.
Solo los miembros con pases o reservas compatibles con ese establecimiento podrán entrar.
Entrada automática
La localización se basa en la geolocalización del teléfono del miembro.
Los miembros solo podrán entrar en los establecimientos con los que sus pases o reservas sean compatibles.
Esto solo se aplica a pases y clases grupales, no a citas ni a pases de citas.
2 - Verificación de pases y suscripciones
Comprobamos si el miembro posee al menos un pase con Grant studio access activado.
Si no es así, pasamos al punto número 3.
Si es así, continuamos con las siguientes verificaciones:
Verificamos que el pase sea válido y activo:
La fecha de check-in debe estar dentro del período de validez del pase.
El pase no debe estar bloqueado.
El pase no debe estar revertido (vinculado a una factura cancelada).
Si forma parte de una suscripción, la suscripción no debe estar en pausa.
Si el pase está restringido a ciertos horarios, la entrada debe realizarse en el día y horario permitidos.
Recomendamos encarecidamente activar la función Deactivate subscriptions when payments fail para bloquear pases vinculados a suscripciones impagadas.
Puedes activarla en Settings > Billing.
3 - Verificación de próximas reservas
Esta función debe estar activada. Consulta cómo hacerlo.
Si está activada y el miembro no cumple las condiciones del punto 2, verificamos si tiene una reserva próxima dentro del margen de tiempo configurado.
Si es así, se concederá el acceso.
Estado válido
Si el miembro cumple todas las condiciones anteriores, obtiene el estado verde:
Entrada manual: el miembro puede entrar
Entrada automática: la puerta se abrirá
Si el miembro tiene una reserva prevista antes de finalizar el día, aparecerá en la sección Next Booking.
Puedes ampliar la sección para ver el profesor y el número de plaza.
Desde aquí también puedes:
Ver qué pase está utilizando
Abrir el perfil del miembro
Facturar un nuevo artículo
Estado de advertencia
El miembro ha validado las condiciones de acceso, pero existen advertencias:
Tiene una sesión en un establecimiento no compatible con la zona supervisada (solo entrada manual)
Utiliza un pase no compatible con la zona supervisada (solo entrada manual)
Tiene una factura impagada o saldo negativo
Tiene una sesión compatible pero no tiene pase
Ha cambiado recientemente su foto de perfil
El comportamiento varía según el tipo de entrada:
Entrada manual: debes intervenir y gestionar las advertencias antes de permitir la entrada.
Entrada automática: la puerta se abrirá igualmente, pero el historial mostrará el estado de advertencia.
Reconocer y gestionar advertencias
Solo aplica a entrada manual.
Las advertencias aparecen debajo de la información del miembro.
La advertencia por cambio reciente de foto aparece junto a la imagen del miembro.
Para validarla:
Haz clic en “See previous”
Revisa el historial de imágenes
Si coincide, haz clic en “Validate identity”
Luego puedes hacer clic en “Refresh status”.
Indicar si el miembro puede entrar
Si el miembro tiene estado de advertencia, debes decidir:
Refuse entry
Allow entry
En entrada automática, Allow entry se selecciona automáticamente.
Estado no válido
Significa que el miembro no tiene derecho a entrar.
Entrada manual: revisa el motivo e intenta resolver la situación.
Entrada automática: la puerta no se abrirá.
Historial de accesos
Para ver todas las visitas del día:
Ve a Access > Location Visits
Los recepcionistas ven las entradas registradas en su recepción
Los administradores o propietarios ven todas las entradas del estudio
El motivo de la visita muestra el nombre de la sesión. Si no hay sesión, indica “None”.
Puedes volver a abrir la información del miembro:
Al final del día, el historial se vacía automáticamente.
Para consultar un período completo, revisa el informe Access Monitoring en Reporting.