El informe de Control de acceso te muestra cada vez que un cliente se presentó en tu estudio, si la comprobación le permitió entrar y qué hizo el personal al respecto. Es el registro de quién entró y cuándo.
¿Es la primera vez que usas los informes? Cómo usar un informe explica los botones y controles.
Te ayuda a responder preguntas como:
¿Cuántas personas entraron el mes pasado y cuántos clientes distintos fueron?
¿Qué horas del día tienen más movimiento en recepción?
¿Con qué frecuencia se rechaza a alguien y por qué?
¿Con qué frecuencia tu equipo deja entrar a alguien cuyo bono o pago no estaba en regla?
¿Qué centro o qué puerta tiene más tráfico?
¿Quién registró la entrada de este cliente y qué bono estaba usando?
Qué sustituye este informe
Este informe sustituye al informe de Access Monitoring del back office anterior.
Antes de leer los datos
El periodo del informe. Los filtros de rango de fechas se aplican según cuándo se registró la visita en la puerta o en recepción. El valor predeterminado son los últimos 6 meses.
La comparación. Cada indicador clave (KPI) compara el periodo seleccionado con el periodo anterior equivalente.
Qué significa una fila
Una fila es una comprobación de acceso: un cliente que se presenta una vez. Un cliente que viene dos veces en un día aparece dos veces.
Los KPI
KPI | Qué muestra |
Number of Visits | Cuántas comprobaciones de acceso se registraron en el periodo. |
Number of Clients | De cuántos clientes distintos proceden esas visitas. |
Refused Entries | Visitas en las que se rechazó la entrada al cliente. |
Status Overrides | Visitas en las que la comprobación concluyó que el cliente no era válido, y el personal lo dejó entrar de todos modos. |
💡 Status Overrides es la cifra que merece la pena vigilar. Cada una de ellas es un cliente que entró con un bono caducado, una factura pendiente o sin reserva, y representa la diferencia entre lo que dicen tus normas y lo que ocurre en el mostrador.
Columnas
Columna | Qué muestra |
Client Name | El cliente que se presentó. Haz clic en el nombre para abrir su perfil en el back office. |
Visited On | Cuándo se registró la visita. Esta es la fecha en la que se basa el periodo del informe. |
Client Email | El correo del cliente. |
Client Phone Number | El número de teléfono del cliente. |
Client Gender | El género del cliente. |
Client Membership Id | El número de socio del cliente, tal como lo hayas configurado. |
Visit Hour | La hora del día en la que se registró la visita, de 0 a 23. |
Venue Names | Todos los centros a los que dio acceso la visita, por orden alfabético. Una sola comprobación suele abrir el acceso a varios. |
Venue Address | La dirección del centro al que se atribuye la visita. Cuando una comprobación abarca varios centros, se muestra el primero por orden alfabético. |
Visit Reason | La reserva que justificó la visita. Aparece en blanco cuando el cliente no tenía ninguna reserva relevante en el momento de la comprobación, lo que ocurre en aproximadamente seis de cada diez visitas. |
Initial Access Status | Lo que concluyó la comprobación cuando el cliente se presentó por primera vez: Valid cuando nada bloqueó la visita, Warning cuando algo requería atención, Not valid cuando se debería haber denegado el acceso. |
Updated Access Status | El estado después de que el cliente solucionara lo que le impedía entrar durante la visita, comprando un bono o pagando una factura en el mostrador. Aparece en blanco cuando no cambió nada. |
Access Status | La conclusión final de la comprobación, tras cualquier acción realizada durante la visita. |
Admission | Lo que hizo realmente tu equipo: Entered, Refused entry, o Not specified cuando no se registró ninguna decisión. Esto es independiente de Access Status, ya que el personal puede admitir a un cliente cuyo estado no sea válido. |
Client Pass Name | El bono en el que se basó la comprobación, es decir, el que el cliente usaría para asistir. Aparece en blanco cuando el cliente no tenía ningún bono que la comprobación considerara relevante. |
Staff Email | El empleado que registró la visita. Aparece en blanco cuando el cliente registró su propia entrada en una puerta. |
Control Type | Cómo se realizó la comprobación: Access Monitoring cuando un empleado registró la entrada del cliente desde el back office, Self Service cuando el cliente registró su propia entrada en una puerta. |
Door Name | La puerta que abrió el cliente. Aparece en blanco a menos que la visita se haya realizado a través de una puerta conectada. |
Door Distance Meter | A qué distancia estaba el teléfono del cliente de la puerta, en metros, cuando esta se abrió. |
Location Name | La ubicación a la que pertenece el centro. Aparece en blanco cuando el centro no está agrupado bajo una ubicación. |
⚠️Warning en Initial Access Status no significa que se rechazara al cliente. Indica algo que requería atención, como una factura pendiente o un bono a punto de caducar. Consulta Admission para ver qué se decidió.
Filtros
Filtro | Qué hace |
Client Email | Uno o varios clientes concretos, por correo electrónico. |
Access Status | Visitas cuya conclusión final fue Valid, Warning o Not valid. |
Admission | Visitas en las que el cliente Entered, fue Refused entry, o en las que no se registró nada. |
Initial Access Status | La conclusión a la que llegó la comprobación antes de solucionar nada en el mostrador. |
Control Type | Access Monitoring para entradas registradas en el mostrador, Self Service para entradas registradas en la puerta. |
Visit Reason | Visitas justificadas por una reserva concreta. |
Venue Names | Visitas que dan acceso a uno o varios centros concretos. |
Door Name | Visitas a través de una o varias puertas concretas. |
Location Name | Visitas en centros de una o varias ubicaciones concretas. |
Visit Hour (0-23) | Limita a las visitas registradas dentro de un rango de horas. Configura de 6 a 9 para el grupo de primera hora de la mañana. |
Client Pass Name | Visitas en las que la comprobación se basó en un bono concreto. |
Staff Email | Visitas registradas por uno o varios empleados concretos. |
Agrupar por
Agrupar por | Úsalo para responder |
Visited On | Si la afluencia está creciendo. Elige el intervalo: día, semana, mes, trimestre o año. |
Client | Quiénes son tus visitantes más frecuentes y a quién se rechaza repetidamente. |
Initial Access Status | Cuánta gente llega con algo incorrecto antes de que se solucione en el mostrador. |
Access Status | El reparto entre comprobaciones válidas, con aviso e inválidas. |
Venue Names | Qué centros tienen más tráfico. |
Admission | El reparto general entre personas admitidas y personas rechazadas. |
Control Type | Qué parte de tus entradas se hace en el mostrador frente a en la puerta. |
Door Name | Qué puertas se usan realmente. |
Visit Hour | Tus horas de más movimiento, la vista que debes usar para organizar el personal de recepción. |
Location Name | Tráfico por ubicación en lugar de por centro individual. |
Las filas agrupadas te ofrecen:
Columna de resumen | Qué mide |
Number of Visits | Cuántas comprobaciones de acceso entran en el grupo. |
Refused Entries | Cuántas de esas visitas terminaron con el cliente rechazado. |
Status Overrides | Cuántas se dejaron entrar a pesar de que la comprobación concluyó que no eran válidas. |
Refusal Rate | El porcentaje de esas visitas en las que se rechazó la entrada al cliente. |
Override Rate | El porcentaje en el que la comprobación indicó que no era válido y aun así se dejó entrar al cliente. |
Cómo se corresponde con tu antiguo informe del back office
Studio Access
Dónde están ahora tus antiguas columnas. Un / significa que la columna no existe en ese lado.
Nombre de la columna en los informes anteriores | Nombre de la columna en la exportación de Excel anterior | Nombre de la columna en el nuevo informe (y en el archivo descargado) |
First name | First name | Client Name |
Last name | Last name | Client Name |
Client Email | ||
Telephone | Telephone | Client Phone Number |
Sex | Sex | Client Gender |
Member ID | Member ID | Client Membership Id |
Date of visit | Date of visit | Visited On |
Time of visit | Time of visit | Visited On / Visit Hour |
Location | location | Location Name |
Address | Address | Venue Address |
Establishment | Establishment | Venue Names |
Visit reason | Visit reason | Visit Reason |
Authorization status | Authorization status | Initial Access Status |
Updated status | Updated status | Updated Access Status |
Admission | Admission | Admission |
Door ID | door_id | / |
Door name | door_name | Door Name |
Door distance (m) | door_distance | Door Distance Meter |
Studio | Franchisee | / |
/ | / | Access Status |
/ | / | Client Pass Name |
/ | / | Staff Email |
/ | / | Control Type |
Qué ha cambiado
La fecha y la hora ahora son una sola columna. El informe anterior tenía columnas separadas de Date of visit y Time of visit; aquí Visited On incluye ambas, y Visit Hour te da solo la hora para filtrar y agrupar. Si necesitas separarlas en dos columnas en una hoja de cálculo, consulta Splitting date and time in Excel.
El intervalo horario ahora es un filtro. El informe anterior te permitía acotar a un rango de horas en todos los días del periodo. Ahora puedes usar el filtro Visit Hour (0-23), que también se puede usar para agrupar.
Hay cuatro columnas nuevas. Access Status muestra la conclusión final de la comprobación, mientras que el informe anterior solo daba la inicial y la actualización. Control Type indica si la comprobación se hizo en el mostrador o en una puerta, algo que el informe anterior nunca distinguía. Client Pass Name y Staff Email también son nuevas.
First name y Last name se combinan en la columna única Client Name.
Descargar
La descarga te ofrece exactamente lo que estás viendo: tus columnas, tus filtros, tu rango de fechas y la vista resumen si has agrupado los datos. Disponible en Excel, CSV o PDF.
Actualización de los datos
En las páginas de informes, los datos se actualizan cada hora.
Permisos
El acceso sigue los permisos de informes del back office que ya tienes configurados. Todas las personas que pueden ver este informe ven todos los centros de tu empresa; usa el filtro Venue Names, o agrupa por Venue Names o Location Name, para acotarlo a un solo centro.
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