Deze handleiding legt uit hoe je de POS instelt en configureert om webshopproducten te verkopen. De focus ligt op de handelingen die in de Back Office worden uitgevoerd door gebruikers met een managersrol.
Wil je weten hoe pessoal de POS in de dagelijkse verkoop gebruikt? Bekijk dan Hoe je de POS gebruikt om webshopproducten te verkopen.
Deel 1 - De POS-interface configureren
De POS gebruikt een tegelweergave om pessoal te helpen navigeren en producten aan een winkelmandje toe te voegen. Er kunnen maximaal drie tegellagen zijn:
Categorielaag – toont categorieën
Productlaag – toont producten binnen een categorie
Variantlaag – toont productvarianten (indien van toepassing)
Elke laag moet worden geconfigureerd om te bepalen welke producten via de POS verkocht kunnen worden, en om een soepele, intuïtieve gebruikerservaring voor je team te garanderen.
Ga naar Back Office > Instellingen > POS om te beginnen met configureren.
Categorieën beheren
Categorieën groeperen gerelateerde producten en verschijnen op het startscherm van de POS.
POS-categorieën staan los van webshopcategorieën. Je kunt je webshopstructuur spiegelen, een nieuwe structuur maken, of een combinatie van beide gebruiken.
Klik op de tegel met “+” op de laatste positie om een categorie toe te voegen, en geef deze een duidelijke naam.
Pas elke categorie aan door met je muis over de tegel te bewegen:
Wijzig het icoon en de kleur
Wijzig de volgorde van categorieën met slepen en neerzetten: zo zorg je dat je bestsellers op de eerste rij staan, of dat vergelijkbare categorieën dicht bij elkaar staan
Archiveer categorieën (ze worden niet verwijderd: je kunt ze later herstellen via het onderdeel Gearchiveerd onderaan de pagina)
Producten beheren
Klik op een categorie om de bijbehorende producten te bekijken. Nieuwe categorieën zijn standaard leeg.
Klik op de tegel met “+” om producten toe te voegen en kies een van de twee methodes:
Zoek en voeg producten afzonderlijk toe
Voeg een groep producten toe: selecteer een webshopcategorie en kies alle of een deel van de producten in die categorie. Dit is handig wanneer je POS-categorieën aanmaakt die lijken op je al bestaande webshopcategorieën.
Voordat je producten toevoegt, kun je alle geselecteerde producten een tegelkleur toewijzen.
Pas elk product aan door met je muis over de tegel te bewegen:
Wijzig de kleur
Wijzig de volgorde van tegels met slepen en neerzetten om de lay-out te optimaliseren
Verwijder een product uit de POS (dit verwijdert het product niet uit je webshop)
💡 Hetzelfde product kan aan meerdere POS-categorieën worden toegevoegd. Zo kan een product bijvoorbeeld zowel onder “Accessoires” als onder “Bestsellers” zijn gepubliceerd.
Varianten beheren
Een product kan varianten hebben op basis van twee kenmerken: kleur en maat.
Als een product varianten heeft, toont de tegel:
Het aantal varianten
“Vanaf {price}” in plaats van een vaste prijs, als de prijzen van de varianten verschillen
Klik op de tegel om de variantlaag te configureren.
⚠️ Je kunt niet kiezen welke varianten worden getoond: alle varianten die zijn gedefinieerd in Back Office > Producten > Webshop worden weergegeven. Om varianten toe te voegen of te verwijderen, bewerk je het product in het onderdeel Webshop.
Varianttegels kunnen:
Individueel van kleur worden voorzien (bijvoorbeeld een vaste kleur per maat of kleur)
Opnieuw worden gerangschikt voor meer overzicht
Je configuratie opslaan
Klik op de knop Opslaan om je wijzigingen toe te passen.
Als je naar een andere Back Office-pagina navigeert zonder op te slaan, verschijnt er een melding om dit te bevestigen (let op: dit gebeurt niet als je het browsertabblad sluit).
Deel 2 - Pessoal-toegang configureren
Om toegang te krijgen tot de POS heb je een pessoal-account met de rol “POS” nodig. Deze rol geeft alleen toegang tot de POS-interface (niet tot de Back Office).
Maak een POS-account aan via Back Office > Instellingen > Pessoal > Pessoal toevoegen, en vul de gegevens in (voornaam, achternaam, email, wachtwoord).
Back Office met meerdere locaties
Als je factureringsgroepen gebruikt, moet elk POS-pessoal-account gekoppeld zijn aan een specifieke factureringsgroep. Zo zorg je ervoor dat verkopen correct worden gekoppeld aan de juiste juridische entiteit en voorraad.
Hoeveel pessoal-accounts heb je nodig?
Als je meerdere medewerkers hebt, hangt dit af van je operationele behoeften:
Wil je de verkopen per medewerker bijhouden? Maak dan één account per medewerker aan.
Heb je geen gedetailleerde tracking nodig? Dan volstaat mogelijk een gedeeld account.
Als je meerdere apparaten hebt:
✔️ Aanbevolen opzet: minstens één pessoal-account per actief apparaat – dit voorkomt overlap en zorgt voor duidelijkheid (elk pessoal-account ziet alleen zijn eigen winkelmandjes).
❌ Niet aanbevolen: dezelfde pessoal-login tegelijk op meerdere apparaten gebruiken kan verwarring veroorzaken, omdat wijzigingen op het ene apparaat na het vernieuwen van de pagina ook op het andere apparaat verschijnen.
Als je meerdere factureringsgroepen hebt (opzet met meerdere locaties), heb je voor elke factureringsgroep aparte pessoal-toegang nodig.
💡 Je kunt pessoal-accounts altijd verwijderen uit de Back Office als ze niet meer nodig zijn.
Deel 3 - Verkopen monitoren
Voorraadbeheer
POS-verkopen verlagen de productvoorraad in realtime, net als verkopen via de webshop of de Back Office.
Bij een opzet met meerdere locaties, als je aparte voorraden per factureringsgroep beheert, wordt de voorraad verlaagd voor de factureringsgroep die aan het pessoal-account is gekoppeld.
Facturen
Elke POS-verkoop genereert zowel een factuur als een betaalbewijs, met enkele belangrijke verschillen:
Facturen worden gemarkeerd met bron: POS
Het pessoal-account wordt vermeld als auteur
De factureringsgroep die aan het pessoal-account is gekoppeld, verschijnt op de factuur
Als de aankoop niet gekoppeld is aan een ledenprofiel, wordt er nog steeds een factuur en betaalbewijs gegenereerd:
De koper wordt weergegeven als “Geen profiel” in de Back Office en op de factuur of het betaalbewijs
De factuur kan indien nodig nog steeds worden terugbetaald
Rapportage
POS-verkopen verschijnen in verschillende Back Office-rapporten:
Aankopen
Betalingen
Betalingen in de studio
Totale betalingen
Webshop
Ze zijn ook opgenomen in de statistieken Aankopen en betalingen in je Dashboard.