Boek een klant in voor een les met de stapsgewijze wizard: Klant → Pas → Plek → Bevestiging.
Stap 1. Ga naar Lesoverzicht, open de les en selecteer Klant inboeken.
Stap 2. Zoek de klant op naam of email en selecteer diegene, of selecteer Profiel aanmaken als het een nieuwe klant is. Je krijgt een melding te zien als in het profiel een email of verplichte tag ontbreekt.
Stap 3. Kies een pas. Passen zijn gegroepeerd in de tabbladen Compatibel, Niet compatibel en Nieuwe pas factureren.
De aanbevolen pas (minste credits) is al geselecteerd.
Beweeg over een pas om te zien hoeveel credits er na de boeking overblijven.
Niet-compatibele passen tonen een reden, zoals "Verlopen", zodat je dit aan de klant kunt uitleggen.
Geen compatibele pas? Gebruik Nieuwe pas factureren om er meteen een te verkopen.
Met de rechten om credits te beheren, kun je Credit kwijtschelden inschakelen om de creditaftrek over te slaan. Een pas is nog steeds verplicht.
Stap 4. (Terugkerende sessies) Vink Toekomstige data boeken aan om nu meer lessen te kiezen om te boeken, beperkt tot de beschikbare credits van de klant. Dit stelt geen terugkerende boeking in — regels die lessen automatisch vooraf boeken, stel je nog steeds in vanuit het profiel van de klant.
(Cursus) Gebruik de tabbladen Aankomend/Verleden om lessen te kiezen om te boeken, zelfs buiten de eigen regels van de cursus. Je krijgt een waarschuwing te zien als dit de regels overschrijft.
Stap 5. (Reguliere lessen, als Plek reserveren is ingeschakeld) Kies een plek. Voor terugkerende sessies en cursussen wordt voorlopig automatisch een plek toegewezen — je kunt deze later wijzigen via het menu met de drie puntjes bij de boeking.
Stap 6. Controleer de samenvatting en bevestig.
"Bevestigingsemail versturen" staat standaard aan — schakel dit uit als je de klant niet wilt informeren.
Boek je een les die al is begonnen of afgelopen? Bevestig de melding om door te gaan.
Is de les vol? Boek toch als je daarvoor rechten hebt, of selecteer Aan wachtlijst toevoegen — dit wordt alleen getoond als de les vol is.
Zodra dit is afgerond, krijg je een bevestiging en verschijnt de klant meteen in de deelnemerslijst van de les. Een openstaand saldo wordt getoond als een rood label naast de naam.
Bekend probleem: "Profiel aanmaken" opent het oude aanmeldformulier in een nieuw venster. De nieuwe klant verschijnt toch in de zoekresultaten, zonder dat je hoeft te vernieuwen.
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik nog steeds een pas kiezen als ik "Credit kwijtschelden" inschakel?
Een boeking kan niet bestaan zonder pas. Als Credit kwijtschelden is ingeschakeld, wordt er geen credit afgetrokken, maar wordt het bezoek nog steeds geregistreerd.
Wat is het verschil tussen "Toekomstige data boeken" en een terugkerende regel?
"Toekomstige data boeken" boekt de lessen die je nu kiest, beperkt tot de beschikbare credits. Een terugkerende regel boekt automatisch vooraf passende lessen en wordt nog steeds ingesteld vanuit het profiel van de klant.
Een klant heeft geen compatibele pas — kan ik diegene toch inboeken?
Ja. Gebruik Nieuwe pas factureren, of voeg diegene toe aan de wachtlijst als de les vol is.
Kan ik de pas wijzigen nadat de boeking is gemaakt?
Ja — wissel deze in het detailoverzicht van de boeking, je hoeft niet te annuleren en opnieuw te boeken.
Gerelateerd
Terugkerend boeken via de sessie (artikel volgt binnenkort)
Je leden registreren voor alle sessies van een groepsactiviteit (artikel volgt binnenkort)