Het Access Control-rapport toont je elke keer dat een klant zich bij je studio meldde, of de controle diegene toegang gaf, en wat het personeel daarmee deed. Het is het overzicht van wie wanneer door de deur kwam.

Nieuw met Rapporten? Een rapport gebruiken behandelt de knoppen en bedieningselementen.

Het helpt je vragen te beantwoorden zoals:

Hoeveel mensen kwamen afgelopen maand door de deur, en om hoeveel verschillende klanten ging het?
Welke uren van de dag zijn het drukst bij de receptie?
Hoe vaak wordt iemand geweigerd, en waarom?
Hoe vaak laat mijn team iemand binnen van wie de pas of betaling niet in orde was?
Welke vestiging of welke deur krijgt de meeste drukte?
Wie heeft deze klant ingecheckt, en welke pas gebruikte diegene?

Wat dit rapport vervangt

Dit rapport vervangt het back-office-rapport Access Monitoring.

Voordat je de cijfers bekijkt

De rapportageperiode. Het datumbereik filtert op wanneer het bezoek werd geregistreerd bij de deur of de receptie. De standaardinstelling is de laatste 6 maanden.

De vergelijking. Elk KPI-vak vergelijkt de periode die je hebt geselecteerd met de overeenkomstige eerdere periode.

Wat een rij betekent

Eén rij is één toegangscontrole: één klant die zich één keer meldt. Een klant die twee keer op een dag komt, verschijnt twee keer.

De KPI's

KPI	Wat het toont
Aantal bezoeken	Hoeveel toegangscontroles werden geregistreerd in de periode.
Aantal klanten	Van hoeveel verschillende klanten die bezoeken afkomstig waren.
Geweigerde toegangen	Bezoeken waarbij de klant werd geweigerd.
Statusoverschrijvingen	Bezoeken waarbij de controle concludeerde dat de klant niet geldig was, en het personeel diegene toch binnenliet.

💡 Statusoverschrijvingen is het cijfer om in de gaten te houden. Elke overschrijving is een klant die binnenkwam met een verlopen pas, een onbetaalde factuur of zonder boeking, en het is de kloof tussen wat je regels voorschrijven en wat er aan de balie gebeurt.

Kolommen

Kolom	Wat het toont
Klantnaam	De klant die zich meldde. Klik op de naam om het profiel in de back office te openen.
Bezocht op	Wanneer het bezoek werd geregistreerd. Dit is de datum waarop de rapportageperiode is gebaseerd.
E-mailadres klant	Het e-mailadres van de klant.
Telefoonnummer klant	Het telefoonnummer van de klant.
Geslacht klant	Het geslacht van de klant.
Lidmaatschaps-ID klant	Het lidmaatschapsnummer van de klant, zoals jij dat instelt.
Bezoekuur	Het uur van de dag waarop het bezoek werd geregistreerd, van 0 tot 23.
Vestigingsnamen	Elke vestiging waartoe het bezoek toegang gaf, in alfabetische volgorde. Eén controle geeft vaak toegang tot meerdere vestigingen.
Adres vestiging	Het straatadres van de vestiging waaraan het bezoek wordt toegeschreven. Als een controle meerdere vestigingen omvat, is dit de eerste in alfabetische volgorde.
Reden van bezoek	De boeking die het bezoek rechtvaardigde. Leeg wanneer de klant op het moment van de controle geen relevante boeking had, wat het geval is bij ongeveer zes op de tien bezoeken.
Initiële toegangsstatus	Wat de controle concludeerde toen de klant zich voor het eerst meldde: Geldig wanneer niets het bezoek blokkeerde, Waarschuwing wanneer er iets aandacht nodig had, Niet geldig wanneer toegang geweigerd had moeten worden.
Bijgewerkte toegangsstatus	De status nadat de klant tijdens het bezoek heeft opgelost wat de toegang blokkeerde, bijvoorbeeld door een pas te kopen of een factuur aan de balie te betalen. Leeg wanneer er niets is veranderd.
Toegangsstatus	De uiteindelijke conclusie van de controle, na eventuele acties die tijdens het bezoek zijn ondernomen.
Toelating	Wat je team daadwerkelijk deed: Binnengelaten, Toegang geweigerd, of Niet gespecificeerd wanneer er geen beslissing werd geregistreerd. Dit staat los van Toegangsstatus, aangezien personeel een klant kan toelaten wiens status niet geldig is.
Naam pas klant	De pas waarop de controle zich baseerde, oftewel de pas die de klant zou gebruiken om aanwezig te zijn. Leeg wanneer de klant geen pas had die de controle als relevant beschouwde.
E-mailadres medewerker	De medewerker die het bezoek registreerde. Leeg wanneer de klant zichzelf bij een deur incheckte.
Controletype	Hoe de controle werd uitgevoerd: Access Monitoring wanneer een medewerker de klant vanuit de back office incheckte, Self Service wanneer de klant zichzelf bij een deur incheckte.
Deurnaam	De deur die de klant opende. Leeg tenzij het bezoek via een gekoppelde deur verliep.
Deurafstand (meter)	Hoe ver de telefoon van de klant van de deur was, in meters, op het moment dat deze openging.
Locatienaam	De locatie waartoe de vestiging behoort. Leeg wanneer de vestiging niet onder een locatie is gegroepeerd.

⚠️Waarschuwing bij Initiële toegangsstatus betekent niet dat de klant werd geweigerd. Het markeert iets dat aandacht nodig had, zoals een onbetaalde factuur of een pas die bijna verloopt. Gebruik Toelating om te zien wat er is besloten.

Filters

Filter	Wat het doet
E-mailadres klant	Eén of meer specifieke klanten, op e-mailadres.
Toegangsstatus	Bezoeken waarvan de uiteindelijke conclusie Geldig, Waarschuwing of Niet geldig was.
Toelating	Bezoeken waarbij de klant Binnengelaten werd, Toegang geweigerd werd, of waarbij niets werd geregistreerd.
Initiële toegangsstatus	De conclusie die de controle bereikte voordat er iets aan de balie werd opgelost.
Controletype	Access Monitoring voor check-ins aan de balie, Self Service voor check-ins bij de deur.
Reden van bezoek	Bezoeken die door een specifieke boeking werden gerechtvaardigd.
Vestigingsnamen	Bezoeken die toegang gaven tot een of meer specifieke vestigingen.
Deurnaam	Bezoeken via een of meer specifieke deuren.
Locatienaam	Bezoeken bij vestigingen in een of meer specifieke locaties.
Bezoekuur (0-23)	Beperkt tot bezoeken die binnen een bepaald uurbereik zijn geregistreerd. Stel 6 tot 9 in voor de vroege ochtenddrukte.
Naam pas klant	Bezoeken waarbij de controle zich baseerde op een specifieke pas.
E-mailadres medewerker	Bezoeken geregistreerd door een of meer specifieke medewerkers.

Groeperen op

Groeperen op	Gebruik dit om te achterhalen
Bezocht op	Of het aantal bezoekers groeit. Kies de stap: dag, week, maand, kwartaal of jaar.
Klant	Wie je meest frequente bezoekers zijn, en wie herhaaldelijk wordt geweigerd.
Initiële toegangsstatus	Hoeveel mensen aankomen met iets dat niet in orde is, voordat dit aan de balie wordt opgelost.
Toegangsstatus	De verdeling tussen geldige, gewaarschuwde en ongeldige controles.
Vestigingsnamen	Welke locaties de meeste drukte krijgen.
Toelating	De algehele verdeling tussen mensen die zijn binnengelaten en mensen die zijn geweigerd.
Controletype	Hoeveel van je check-ins plaatsvinden aan de balie tegenover bij de deur.
Deurnaam	Welke deuren daadwerkelijk worden gebruikt.
Bezoekuur	Je drukste uren, wat het overzicht is om personeelsbezetting bij de receptie op af te stemmen.
Locatienaam	Drukte per locatie in plaats van per individuele vestiging.

Gegroepeerde rijen geven je:

Samenvattingskolom	Wat het meet
Aantal bezoeken	Hoeveel toegangscontroles in de groep vallen.
Geweigerde toegangen	Hoeveel van die bezoeken eindigden met een geweigerde klant.
Statusoverschrijvingen	Hoeveel er werden binnengelaten ondanks dat de controle concludeerde dat ze niet geldig waren.
Weigeringspercentage	Het aandeel van die bezoeken waarbij de klant toegang werd geweigerd.
Overschrijvingspercentage	Het aandeel waarbij de controle 'niet geldig' aangaf en de klant toch werd binnengelaten.

Overeenkomst met je oude back-officerapport

Studio Access

Waar je oude kolommen nu te vinden zijn. Een / betekent dat de kolom aan die kant niet bestaat.

Naam van de kolom in de oude rapporten	Naam van de kolom in de oude Excel-bestandsexport	Naam van de kolom in het nieuwe rapport (en gedownloade bestand)
Voornaam	Voornaam	Klantnaam
Achternaam	Achternaam	Klantnaam
Email	Email	E-mailadres klant
Telefoon	Telefoon	Telefoonnummer klant
Geslacht	Geslacht	Geslacht klant
Lid-ID	Lid-ID	Lidmaatschaps-ID klant
Datum van bezoek	Datum van bezoek	Bezocht op
Tijdstip van bezoek	Tijdstip van bezoek	Bezocht op / Bezoekuur
Locatie	locatie	Locatienaam
Adres	Adres	Adres vestiging
Vestiging	Vestiging	Vestigingsnamen
Reden van bezoek	Reden van bezoek	Reden van bezoek
Autorisatiestatus	Autorisatiestatus	Initiële toegangsstatus
Bijgewerkte status	Bijgewerkte status	Bijgewerkte toegangsstatus
Toelating	Toelating	Toelating
Deur-ID	door_id	/
Deurnaam	door_name	Deurnaam
Deurafstand (m)	door_distance	Deurafstand (meter)
Studio	Franchisee	/
/	/	Toegangsstatus
/	/	Naam pas klant
/	/	E-mailadres medewerker
/	/	Controletype

Wat er anders is

Datum en tijd zijn nu één kolom. Het oude rapport had een aparte kolom voor Datum van bezoek en Tijdstip van bezoek; hier bevat Bezocht op beide, en geeft Bezoekuur je alleen het uur voor filteren en groeperen. Als je ze als twee aparte kolommen in een spreadsheet nodig hebt, zie Datum en tijd splitsen in Excel.
Het tijdvenster is nu een filter. In het oude rapport kon je beperken tot een bepaald urenbereik over elke dag in de periode. Je kunt in plaats daarvan het filter Bezoekuur (0-23) gebruiken, waarop je ook kunt groeperen.
Vier kolommen zijn nieuw. Toegangsstatus toont de uiteindelijke conclusie van de controle, terwijl het oude rapport je alleen de initiële status en de update gaf. Controletype laat zien of de controle aan de balie of bij een deur plaatsvond, wat het oude rapport nooit onderscheidde. Naam pas klant en E-mailadres medewerker zijn ook nieuw.
Voornaam en Achternaam zijn samengevoegd tot de ene kolom Klantnaam.

Downloaden

De download geeft je precies wat je ziet: je kolommen, je filters, je datumbereik en het samenvattingsoverzicht als je hebt gegroepeerd. Beschikbaar als Excel, CSV of PDF.

Actualiteit van gegevens

Op rapportpagina's worden gegevens elk uur bijgewerkt.

Rechten

Toegang volgt je bestaande back-officerapportrechten. Iedereen die dit rapport kan zien, ziet elke vestiging binnen je bedrijf; gebruik het filter Vestigingsnamen, of groepeer op Vestigingsnamen of Locatienaam, om te beperken tot één locatie.

Gerelateerde artikelen

Rapporten: Access Control