Rapporten geven een gedetailleerd overzicht van je data, rij voor rij. Waar een Insight een vraag beantwoordt met grafieken, geeft een rapport je de onderliggende lijst zodat je die kunt filteren, groeperen en meenemen als spreadsheet.
Elk rapport werkt op dezelfde manier. Leer de bediening één keer en pas het overal toe: deze pagina behandelt de werking, en de eigen pagina van elk rapport behandelt wat de cijfers betekenen.
Het helpt je om vragen te beantwoorden zoals:
Wat doen al die knoppen bovenaan een rapport?
Hoe krijg ik alleen de rijen die ik nodig heb?
Hoe maak ik van een lange lijst een samenvatting?
Hoe krijg ik dit in een spreadsheet?
Hoe actueel is wat ik zie?
Wat staat er op de pagina
Elk rapport heeft dezelfde vijf onderdelen, van boven naar beneden.
De rapportageperiode 📅 is een datumbereik linksboven, en alles op de pagina houdt hier rekening mee. Elk rapport baseert de periode op één specifieke datum, en dat is niet altijd de datum die je zou verwachten. De eigen pagina van het rapport vertelt je welke dat is.
Vier KPI-vakken geven je de belangrijkste cijfers voor de periode, elk met een percentage dat laat zien hoe het cijfer is veranderd ten opzichte van de vorige periode. Het ℹ️-icoon naast de naam van een KPI legt precies uit wat er wordt geteld.
Het gedetailleerde rapport toont één rij per record en vormt de kern van de pagina. Klik op een kolomkop om erop te sorteren.
De knoppen zijn Filters, Kolommen, Groeperen op en Downloaden, en worden hieronder één voor één behandeld.
Het tijdstempel "laatst vernieuwd" 🕒 staat rechtsboven en laat zien hoe actueel de data is.
Filters 🔍
De knop Filters opent een paneel met alle filters die voor dat rapport beschikbaar zijn, meestal gegroepeerd. Stel er zoveel in als je wilt; ze worden allemaal samen toegepast.
Er zijn vier soorten filters:
Kiezen uit een lijst. Kies één of meer waarden, zoals een docent of een categorie. Laat het ongewijzigd om alles op te nemen.
Waar / Onwaar. Deze filters hebben precies twee waarden. 💡 Als je er één ongewijzigd laat, zie je niet alles: om al je records te zien, moet je zowel Waar als Onwaar aanvinken. Vink er één apart aan om te versmallen.
Getalbereik. Een minimum en een maximum. Vul slechts één kant in voor een open bereik, zodat een maximum van 3 zonder minimum betekent "3 of minder".
Datumbereik. Een van- en tot-datum. Dit staat los van de rapportageperiode bovenaan en filtert op een andere datum, dus een rapport kan beide hebben.
Filters worden gereset wanneer je wisselt tussen weergaven van een rapport met meer dan één weergave, dus stel ze opnieuw in na het wisselen.
⚠️ Sommige rapporten laten bepaalde records ook permanent weg, ongeacht welke filters je instelt. Waar dat gebeurt, staat dit vermeld bovenaan de eigen pagina van het rapport, en dat is meestal de reden dat een totaal lager lijkt dan verwacht.
Kolommen 📋
De knop Kolommen toont alle kolommen die het rapport kan weergeven. Vink aan wat je wilt zien en vink de rest uit.
💡 Je keuze heeft ook invloed op de Download, want je krijgt de kolommen die je hebt aangevinkt, niet de volledige set. Als je een spreadsheet voor iemand anders voorbereidt, stel dan eerst de kolommen in.
Groeperen op 🧮
Dit is de nuttigste knop op de pagina en tegelijk de minst voor de hand liggende.
Standaard toont een rapport één rij per record. Als je een optie bij Groeperen op kiest, schakelt de tabel over naar een samenvattende weergave: één rij per groep, met de cijfers opgeteld over alles wat erin zit. In plaats van duizenden losse rijen krijg je één rij per docent, per vestiging of per maand.
Meestal kun je meer dan één ding tegelijk kiezen. Groeperen op twee dingen tegelijk geeft je één rij per combinatie, en zo vergelijk je hetzelfde over verschillende vestigingen.
Wat er met je kolommen gebeurt. 💡 Dit is het deel dat mensen verrast. Een samenvattende rij kan de kolommen die je eerder had niet tonen, omdat er geen enkele waarde bestaat voor een groep van honderd records. Er is geen enkel e-mailadres voor een rij die vier mensen omvat. Dus de kolommen veranderen:
De dingen waarop je hebt gegroepeerd worden de eerste kolommen, ter identificatie van de rij.
De cijfers worden opgeteld.
Percentages en verhoudingen worden opnieuw berekend voor de hele groep in plaats van gemiddeld over de rijen. Zo krijg je het juiste antwoord in plaats van een gemiddelde van gemiddelden.
Al het andere verdwijnt, waaronder omschrijvingen, e-mailadressen en individuele data en tijden. Heb je die nodig, dan gebruik je de ongegroepeerde weergave.
De pagina van elk rapport vermeldt welke samenvattende kolommen je krijgt en wat elke kolom meet.
Groeperen op datum. Waar een datum als optie voor Groeperen op wordt aangeboden, verschijnt een tweede bedieningselement waarmee je de stap kiest: Dag, Week, Maand, Kwartaal of Jaar. 💡 Zo maak je van een rapport een trend. Groepeer op datum, zet de stap op Maand, en je hebt een samenvatting per maand.
Om terug te gaan naar de volledige lijst, wis je de selectie bij Groeperen op.
Downloaden ⬇️
De knop Downloaden biedt drie formaten:
Excel, het beste voor verdere bewerking van de cijfers.
CSV, het beste voor import elders.
PDF, het beste om iets te delen dat gelezen moet worden in plaats van bewerkt.
💡 Je krijgt precies wat je op dat moment ziet: de kolommen die je hebt aangevinkt, de filters die je hebt ingesteld, de rapportageperiode en de samenvattende weergave als je hebt gegroepeerd. Stel de weergave in zoals je wilt en download dan pas.
Actualiteit van de data 🕒
Op rapportpagina's wordt de data elk uur vernieuwd. Het tijdstempel Laatst vernieuwd rechtsboven laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde.
Rechten
Toegang volgt je bestaande rapportrechten in de back office. Kon je het bijbehorende rapport eerder al zien, dan kun je het rapport nu ook zien.
Iedereen die een rapport kan zien, ziet het hele bedrijf, zonder beperking per vestiging of per locatie. Heeft een rapport een filter op vestiging of een optie om te groeperen op vestiging, dan is dat de manier om de gegevens te beperken tot één vestiging.
De handleiding voor een specifiek rapport lezen
Elk rapport heeft zijn eigen pagina, gelinkt via de link 💡 Lees de handleiding onder de knoppen. Die pagina behandelt wat elke kolom betekent, welke filters en opties bij Groeperen op dat rapport biedt, en, waar het rapport iets uit de back office vervangt, hoe je je oude rapport kunt reproduceren en waar de cijfers zullen verschillen.