De volgende logica geldt voor zowel handmatige toegang als automatische toegang. Houd hier rekening mee:
Met handmatige toegang kun je in realtime controleren of een lid toegang mag krijgen, zodat alleen geautoriseerde leden je studio binnenkomen. De belangrijkste ledeninformatie wordt snel weergegeven voor de receptionisten van je studio, zodat het proces soepel verloopt voor zowel je leden als je Pessoal.
Met automatische toegang kan je lid zelfstandig je studio binnenkomen. Deze functie maakt handmatige controle bij elke ingang overbodig, zodat je Pessoal zich kan richten op wat echt belangrijk is.
Omdat dit allemaal op de achtergrond gebeurt, is het belangrijk dat je de logica van Access Control begrijpt, zodat je weet wanneer een lid wel of niet naar binnen kan.
Zorg ervoor dat je alles correct hebt ingesteld zodat Access Control werkt, voordat je dit artikel leest.
Bekijk hier hoe je leden hun toegangsgegevens kunnen vinden.
Het lid kan naar binnen
Om te bepalen of een lid de studio kan betreden, controleren we het volgende:
1 - Locatie
Om te controleren of het lid op de juiste locatie is, controleert het systeem de locatie van het lid. Voor handmatige en automatische toegang wordt hiervoor een andere methode gebruikt:
Handmatige toegang
De locatie wordt bepaald op basis van de vestiging die is gekoppeld aan de ingelogde Pessoal. Alleen leden met een pas of boeking die compatibel is met de vestiging van de Pessoal, kunnen naar binnen.
Automatische toegang
De locatie wordt bepaald op basis van de geolocatie van de telefoon van het lid. Leden kunnen alleen naar binnen bij vestigingen waarmee hun pas of boeking compatibel is.
Dit geldt alleen voor passen en groepslessen, niet voor afspraken of afspraakpassen.
2 - Controle van passen en abonnementen
Vervolgens controleren we of het lid minstens één pas heeft waarbij Toegang tot studio verlenen is geactiveerd.
Als dat niet het geval is, gaan we verder met onderdeel 3.
Als dat wel het geval is, gaan we verder met de andere controles in dit onderdeel.
Vervolgens controleren we of de pas geldig en actief is:
De incheckdatum moet binnen de geldigheidsperiode van de pas vallen.
De pas mag niet geblokkeerd zijn.
We raden je sterk aan om de functie Abonnementen deactiveren bij mislukte betaling te activeren, zodat passen die aan een abonnement zijn gekoppeld, worden geblokkeerd wanneer een abonnement niet is betaald.
Je kunt dit activeren via Instellingen > Facturatie.
De pas mag niet teruggedraaid zijn (gekoppeld aan een geannuleerde factuur).
Als de pas deel uitmaakt van een abonnement, mag het abonnement niet gepauzeerd zijn.
Als de pas beperkt is tot bepaalde tijden, moet de toegang binnen de opgegeven dag en tijden vallen.
3 - Controle van aankomende afspraken
Deze functie moet geactiveerd zijn, bekijk hoe.
Als deze functie is geactiveerd en het lid niet is geslaagd voor de controles in onderdeel 2, controleren we of het lid een aankomende boeking heeft en of deze les binnen de aangegeven buffertijd valt. Als dat zo is, wordt toegang verleend.
Status geldig
Als het lid aan alle bovenstaande voorwaarden voldoet, krijgt het de groene status:
Bij handmatige toegang: het lid mag naar binnen
Bij automatische toegang: de deur gaat open
Als het lid nog een boeking heeft voor het einde van de dag, zie je dit in het gedeelte Volgende boeking. Je kunt dit gedeelte uitklappen om de naam van de docent van de les en, indien van toepassing, het plaatsnummer van het lid te zien.
Hier zie je ook welke pas het lid gebruikt. Indien nodig kun je het profiel van het lid openen of het lid een nieuw item factureren.
Status waarschuwing
In dit geval heeft het lid alle voorgaande controles doorstaan, maar zijn er enkele waarschuwingen waarmee je rekening moet houden:
het lid heeft een les gepland in een vestiging die niet compatibel is met de zone waarvoor je de toegang monitort (alleen bij handmatige toegang)
het lid gebruikt een pas die niet compatibel is met de zone waarvoor je de toegang monitort (alleen bij handmatige toegang)
het lid heeft een les in een compatibele vestiging, maar heeft een onbetaalde factuur of een negatief Accounttegoed
het lid heeft een les in een compatibele vestiging, maar heeft geen pas
het lid heeft onlangs zijn profielfoto gewijzigd
Het gedrag verschilt afhankelijk van handmatige of automatische toegang:
Handmatige toegang: Je moet zelf actie ondernemen om de status van het lid te regulariseren en de waarschuwingen te behandelen, voordat je beslist of het lid naar binnen mag.
Automatische toegang: De deur gaat nog steeds open voor het lid. In de toegangsgeschiedenis zie je echter de waarschuwingsstatus van het lid.
Waarschuwingen bevestigen en oplossen
Dit onderdeel is alleen bedoeld voor handmatige toegang
Alle waarschuwingen verschijnen onder de ledeninformatie en kunnen vanaf hier worden opgelost.
De waarschuwing over een recente wijziging van de profielfoto is de enige uitzondering en wordt naast de foto van het lid weergegeven
Om deze waarschuwing op te lossen, controleer je of het inchekkende lid dezelfde persoon is als op de foto.
Klik hiervoor op "Vorige bekijken" en open de fotogeschiedenis. Als je kunt bevestigen dat het lid overeenkomt met de foto, klik dan op "Identiteit bevestigen". De waarschuwing verdwijnt dan.
Zodra je alle waarschuwingen hebt bekeken en (deels) hebt opgelost, kun je op de knop "Status vernieuwen" klikken.
Als alle waarschuwingen zijn opgelost en de status van het lid is gewijzigd, word je hiervan op de hoogte gesteld in de ledeninformatie
Aangeven of het lid wel of niet naar binnen mag
Als het lid een waarschuwingsstatus heeft, moet je aangeven of het lid naar binnen mag of niet.
Afhankelijk van het type waarschuwing en het beleid van je studio kun je beslissen om een lid toegang te geven, ook als niet alle waarschuwingen zijn opgelost.
Klik hiervoor op "Toegang weigeren" of "Toegang toestaan"
Vanaf hier kun je kiezen om te sluiten of op de ledenpagina te blijven als je de ledeninformatie en waarschuwingen wilt blijven bekijken.
Bij automatische toegang wordt "Toegang toestaan" automatisch geselecteerd.
Status ongeldig
Deze status betekent dat het lid geen recht heeft om naar binnen te gaan.
Je moet actie ondernemen en het lid mag niet naar binnen zolang de waarschuwingen niet zijn opgelost.
Wat er van je wordt verwacht, verschilt afhankelijk van handmatige of automatische toegang:
Handmatige toegang: Controleer waarom het lid niet naar binnen kan en probeer de situatie op te lossen.
Automatische toegang: De deur gaat niet open voor het lid.
Vanaf hier kun je de waarschuwingen oplossen en de status van het lid vernieuwen zoals hierboven uitgelegd, of aan het lid laten weten dat het niet naar binnen kan
Toegangsgeschiedenis van bezoeken
Ga naar Access en klik op het tabblad Locatiebezoeken om de geschiedenis van alle bezoeken van leden die dag te bekijken
Als je receptionist van de studio bent, zie je alle bezoeken van leden die bij jouw balie hebben ingecheckt (alleen bij handmatige toegang; bij automatische toegang zie je alle toegangen).
Als je beheerder of eigenaar van de studio bent, zie je de bezoeken van alle leden die bij een van de recepties van de studio hebben ingecheckt.
De bezoekreden geeft de naam aan van de les waarvoor het lid kwam. Als er geen les is, staat er "Geen".
Vanaf hier kun je de ledeninformatie opnieuw openen door op de knop rechts te klikken
Je kunt dan dezelfde acties uitvoeren als hierboven beschreven, of terugkeren naar de bezoekgeschiedenis
Let op: aan het einde van de dag wordt de geschiedenis vernieuwd en geleegd. Voor een volledig overzicht van ledenbezoeken aan je studio over een bepaalde periode kun je het rapport Access Monitoring raadplegen in Reporting.