Als je studio meerdere vestigingen heeft, wordt elke factuur gekoppeld aan een van deze locaties. Zo krijg je beter inzicht in de prestaties en inkomsten per locatie. De locaties worden aan een factuur toegevoegd, ofwel vanuit de backoffice bij het factureren van een lid, ofwel door het lid zelf tijdens de aankoop.
Om een factuur aan een locatie te koppelen, moeten de facturatielocaties zijn ingesteld via de facturatiegroepen. Bekijk hoe je facturatiegroepen aanmaakt in ons helpartikel over het aanmaken van facturatiegroepen
Een facturatielocatie toevoegen vanuit de backoffice
De locatie die aan een factuur wordt gekoppeld, kan vanuit de backoffice worden toegevoegd wanneer je het lid handmatig factureert
Stap 1
Ga naar het bsport-dashboard en zoek de klant die je wilt factureren.
Klik op deze klant, je wordt doorgestuurd naar het profiel. Klik vervolgens op "Factureren"
Stap 2
Kies een product om te factureren, kies de gewenste hoeveelheid en klik op "Factuur toevoegen".
Stap 3
Selecteer de facturatiegroep die je aan deze factuur wilt toewijzen, uit de lijst met beschikbare facturatielocaties. Om facturatielocaties te bewerken of toe te voegen, bekijk ons helpartikel over het aanmaken van facturatiegroepen.
Let op: om veiligheidsredenen kan de factuur ook worden uitgegeven zonder een facturatiegroep te selecteren, als de facturatiegroepen verkeerd zijn ingesteld en er geen facturatiegroep kan worden gekozen. Als er geen facturatiegroep is geselecteerd, wordt er echter geen locatie aan de factuur toegewezen.
Laatste stap
Klik op "Factuur uitgeven" en kies een factuurdatum.
De facturatielocatie verschijnt nu in de factuurgegevens
Je vindt de facturatielocatie nu ook terug in je rapportages, zodat je beter kunt zien hoe je inkomsten zijn verdeeld over je locaties. Lees hieronder meer over rapportages met facturatiegroepen.
Je wordt telkens gevraagd een facturatiegroep te selecteren wanneer je handmatig een factuur uitgeeft, of dit nu gebeurt via
het profiel van het lid bij het factureren zoals hierboven beschreven, of bij het toevoegen van een abonnement
quicksale, als je deze add-on hebt
snelfacturering vanuit het tabblad Agenda
het toevoegen van een lid aan een bestaand abonnement of gepersonaliseerd abonnement
Facturen toegewezen aan een locatie aan de kant van het lid
Om de verdeling van inkomsten tussen je verschillende locaties realistischer te maken, wordt het lid gevraagd om telkens bij een aankoop de gewenste locatie te kiezen. De gekozen voorkeurslocatie wordt vervolgens toegewezen als facturatielocatie op de uitgegeven factuur en in de rapportages.
Zodra het lid een voorkeurslocatie heeft gekozen, wordt deze standaard gebruikt voor de volgende aankopen van dit lid.
Let echter op het volgende:
het lid kan de voorkeurslocatie nog steeds wijzigen als het aangeschafte item op een andere locatie gebruikt gaat worden
bij het boeken van een nieuwe les wordt de voorkeurslocatie automatisch bijgewerkt met de locatie van deze les
als het lid lessen boekt die op verschillende locaties plaatsvinden, wordt standaard de laatst geselecteerde voorkeurslocatie gebruikt
als het lid de boeking uit het winkelmandje verwijdert en alleen items overhoudt die niet aan een locatie gekoppeld zijn, blijft de voorkeurslocatie de locatie van de verwijderde les, tenzij het lid deze zelf bijwerkt
Let op: om veiligheidsredenen kan het lid nog steeds doorgaan met de aankoop, ook als de facturatiegroepen verkeerd zijn ingesteld en er geen facturatiegroep kan worden gekozen. De factuur wordt dan echter uitgegeven zonder dat er een facturatielocatie aan wordt toegewezen.
Een rapportage maken met de facturatiegroepen
Klik op "Rapportage" > categorie "Betalingen" > nu kun je de variabelen "Adres" en "Facturatiegroep" selecteren.
Omdat deze groepen in de rapportages verschijnen, is het eenvoudiger om elke betaling en uitgave correct te koppelen aan de juiste locatie en juridische entiteit.
Let op: de volgende rapportages bevatten deze informatie:
Boekingen (groepslessen)
Boekingen (afspraken)
Aankoop
Onbetaalde factuur
Betaling
Betaling ter plaatse
Video-aankoop