Het proces voor een gedeeltelijke terugbetaling starten
Ga naar het profiel van het lid en naar het onderdeel van de aankoop. In dit voorbeeld betalen we een deel van een pas terug. Selecteer de pas > Gedeeltelijke terugbetaling.
Zodra je dit selecteert, krijg je de optie om credits van de pas af te trekken en ook het bedrag dat je wilt terugstorten op het account van het lid. Dit wordt een positief saldo op het account van het lid.
De terugbetaling verwerkenStap 1: Voer de handmatige terugbetaling uit
Je moet handmatig terugbetalen, ofwel contant, ofwel via een overschrijving.
Stap 2: Registreer de terugbetaling in het systeem
Open het profiel van de klant
Klik vanuit het profiel van de klant op "saldo aanpassen".
Voeg het terugbetaalde bedrag toe
Voeg het bedrag toe dat je aan de klant hebt gegeven. Dit zorgt voor een positief saldo op zijn of haar account.
Controleer het ingevoerde bedrag goed om fouten te voorkomen, zoals het in rekening brengen van de klant in plaats van het terugbetalen ervan.
Registreer de handmatige betaling
Registreer de handmatige betaling. Je kunt ook een notitie toevoegen om de reden voor deze saldoaanpassing aan te geven, bijvoorbeeld "terugbetaling van factuur XXX".
Zorg er altijd voor dat de terugbetaling via de juiste externe methode wordt verwerkt, zoals een bankoverschrijving, wanneer je deze functie gebruikt.
Stap 3: Pas het saldo aan om het tegoed te annuleren
Deze stap is essentieel om onbedoelde tegoedsaldi op te lossen die na terugbetalingen kunnen ontstaan.
Pas het saldo opnieuw aan
Omdat deze bewerking een positief saldo op het account van de klant creëert, moet je het saldo opnieuw aanpassen.
Trek het toegevoegde bedrag af en klik op "geen betaalbewijs genereren".
Als je niet wilt dat deze bewerking in de boekhouding wordt geregistreerd, selecteer dan de optie Geen betaalbewijs genereren. Zo keert het saldo van de klant terug naar 0 zonder een spoor in de boekhouding achter te laten.
Stap 4: Beheer de passen
Zorg dat klanten geen toegang meer hebben tot de pas
Ga naar het onderdeel "lesabonnementen" in het profiel van de klant en klik op het betreffende lesabonnement.
Als het lesabonnement onbeperkt is, blokkeer het dan.
Als het lesabonnement credits bevat, verminder het aantal credits dan gewoon door op "-1" te klikken.
