Por vezes, alguns dos seus membros não cancelam a sua sessão e não comparecem. Para evitar este tipo de situação, é importante sensibilizar os seus membros para a necessidade de cancelar a sessão atempadamente se não desejarem comparecer.
Nesta ficha, aprenderá a aplicar penalidades aos seus membros ausentes que utilizaram um passe ilimitado para efetuar a reserva.
Nota: As penalidades aplicam-se apenas a passes ilimitados.
Passo 1: Aplicar uma penalidade em passes ilimitados
Para aplicar estas penalidades por ausência, deve indicá-lo nos passes ilimitados. Vá a Produto > Passes e crie ou modifique um passe ilimitado.
Poderá então aplicar uma penalidade:
Selecione a que diz respeito às ausências:
Pode também selecionar em paralelo as penalidades para cancelamentos tardios, pois são independentes.
Em seguida, defina o número de ausências a partir do qual deseja penalizar um membro com um passe ilimitado:
E, por fim, escolha a penalidade que deseja aplicar. Tem a escolha entre:
Bloquear temporariamente o passe ilimitado utilizado para a reserva. Neste caso, deve indicar o número de dias durante os quais o passe não poderá ser utilizado
Deduzir um valor (a definir) do método de pagamento do membro.
Pode definir diferentes configurações de penalidade consoante os passes ilimitados.
O IVA aplicado a uma penalidade é herdado do passe que a desencadeou. Se o passe tiver 10% de IVA, a taxa de penalidade também será faturada com 10% de IVA.
Cobrança automática de penalidades monetárias
Quando define uma penalidade monetária (uma taxa em vez de um bloqueio do passe), essa taxa é cobrada automaticamente através do método de pagamento guardado do membro.
As cobranças são processadas num ciclo diário em vez de imediatamente, pelo que, na maioria dos casos, o membro é cobrado no dia seguinte à ocorrência da penalidade.
Se uma cobrança falhar, é tentada automaticamente de novo nos dias seguintes, exceto quando o método de pagamento do membro é inválido (por exemplo, um cartão expirado), caso em que não é feita nenhuma nova tentativa e terá de atualizar o método de pagamento com o membro.
Quando todas as tentativas falharem (ou se o membro não tiver um método de pagamento guardado), a fatura permanecerá por pagar. Deverá então ser paga manualmente.
Passo 2: Ativar o registo de presenças
Quando cria uma penalidade por ausência pela primeira vez, uma mensagem informa-o de que desbloqueou a possibilidade de "Fazer o registo de presenças". Para saber mais, consulte a nossa ficha de ajuda sobre o assunto.
Isto permitirá anotar quais os membros presentes/ausentes durante a sessão e validar o registo de presenças. Graças a esta validação, as ausências de um membro serão tidas em conta.
Passo 3: Configurações de no-show
Por fim, vá a Definições > Personalização: há dois parâmetros a indicar relativamente às ausências.
O tempo entre a validação do registo de presenças e o estado definitivo de no-show
Para lhe dar tempo de retificar a situação, as ausências podem ser modificadas durante um determinado período de tempo após a validação do registo de presenças.
Quando um membro é indicado como ausente durante um registo de presenças, escolha nestes parâmetros o tempo (em horas ou dias) antes de o estado de no-show ser definitivamente registado.
O tempo entre a validação do registo de presenças e o envio do e-mail de aviso de ausência
Se um membro for indicado como ausente durante uma sessão, será enviado automaticamente um e-mail. O objetivo deste e-mail é avisar os membros de que estiveram ausentes numa sessão e dar-lhes tempo para o contactar novamente para modificar o seu estado em caso de erro.
Assim, poderão evitar ser marcados como definitivamente ausentes (no-show) e receber uma penalidade. Nas definições, pode definir quanto tempo (em horas ou dias) após a validação do registo de presenças o e-mail será enviado.
⚠️ Para dar ao membro tempo para reagir, o e-mail deve ser enviado antes da validação definitiva do estado de ausência.
Está tudo pronto: tem tudo o que precisa para penalizar as ausências dos seus membros que utilizam passes ilimitados. Basta fazer o registo de presenças nas suas sessões!
Nota: pode encontrar a ficha de ajuda sobre o registo de presenças através deste link.