Butlerapp ermöglicht es dir, dein Zoom-Konto zu verknüpfen und automatisch Meetings für deine Angebote anzulegen.
Schritt 1 - Butlerapp-Account mit Zoom verknüpfen:
1. Gehe im linken Seitenmenü auf "Einstellungen" → "Video Communication Services":
2. Wähle "Zoom" aus:
3. Klicke auf „Authentifizieren“ und logge dich mit deinen Admin-Zugangsdaten bei Zoom ein:
Schritt 2 – Mitarbeiter in Butlerapp hinzufügen:
Gehe in Butlerapp zum Bereich "Mitarbeiter" und füge die Nutzer hinzu, für die Zoom-Meetings generiert werden sollen (mehr Informationen dazu hier).
Bitte beachte, dass die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in Zoom und Butlerapp gleich sein müssen.
Schritt 3 - Ändere die Einstellungen in deinen Angeboten, die automatisch ein Meeting erstellen:
1. Wähle "Zoom" im Feld "Video Communication Services" aus.
2. Ordne diesem Angebot einen der zuvor hinzugefügten Trainer zu:
Schritt 3 - Automatisierung für Meeting-Erstellung:
Lege eine Automatisierung an, die zum gewünschten Zeitpunkt automatisch ein Zoom-Meeting erstellt und den entsprechenden Link an die Teilnehmer verschickt. Füge die Abbruchbedingung "Buchung ist storniert" hinzu:
Schritt 4 – Anpassung der Nachrichtenvorlage:
1. Öffne in Butlerapp den Bereich „Nachrichtenvorlagen“ und bearbeite dort den passenden E-Mail-Text für deine Zoom-Meetings nach deinen Wünschen. Weitere Informationen dazu, wie du Nachrichtenvorlagen anpassen kannst, findest du → hier.
2. Nutze dabei den Platzhalter {webconferenceAppointmentList}. Dieser sorgt dafür, dass das Meeting automatisch erstellt und der entsprechende Meeting-Link an die Teilnehmer versendet wird.
Wann wird das Zoom-Meeting erstellt?
Das Zoom-Meeting wird automatisch zum festgelegten Zeitpunkt erstellt, den du zuvor in deinen Automatisierungen eingestellt hast.
Alternativ kannst du jederzeit manuell ein Meeting erstellen, indem du im Angebot auf den Button „Meeting generieren“ klickst.
Die Zugangsdaten für das Meeting werden von Butlerapp nur an die Teilnehmer versendet. Der Trainer oder Dozent wird von Zoom automatisch benachrichtigt und kann das Meeting in seinen Kalender hinzufügen.
✅ Fertig!