Bu kılavuz, AloTech Softphone CTI kullanıcısı olarak nasıl kayıt olacağınızı, nasıl giriş yapacağınızı ve softphone'u çağrı ve chat yönetimi için nasıl kullanacağınızı açıklar.
Softphone CTI kullanıcı kaydı
AloTech Kayıt Sayfasına gidin. Ad, soyad, şifre, kurumsal e-posta adresi ve tercih edilen dil gibi temel bilgilerinizi girin, ardından Kayıt Ol (Sign Up) düğmesine tıklayın.
E-posta adresinize iletilen OTP (Tek Kullanımlık Şifre) kodunu ilgili alana girin ve Tamam (OK) düğmesine tıklayın.
Operasyon yöneticiniz hesabınızı aktifleştirip gerekli yetkileri atadığında AloTech Softphone CTI üzerinden sisteme giriş yapın.
Kullanım senaryosu örnekleri
Başlarken: giriş yapma
Sisteme giriş yaparak çağrıları yanıtlamaya başlamak için şu adımları izleyin:
Uygulamayı açtığınızda, açılan ekranda size iletilen Tenant URL bilgisini girin.
Kayıtlı e-posta adresinizi ve şifrenizi girin.
Ana ekrana erişmek için Giriş yap (Login) düğmesine tıklayın.
Çağrı yapma ve görüşmeleri yönetme
Müşterilerinize ulaşabilir ve görüşme sırasında kontrolü elinizde tutabilirsiniz:
Giden çağrı: Numarayı çağrı kutusuna yazın veya numarayı çevirmek için Tuş Takımı (Keypad) simgesine tıklayın.
Kuyruk seçimi: Aramak istediğiniz departmana göre açılır menüden ilgili kuyruğu seçin.
Görüşme kontrolleri:
Sessize Al: Kendi sesinizi kapatmak için mikrofon simgesine basın.
Beklet: Müşteriyi beklemeye almak için Beklet (Hold) düğmesini kullanın. Düğmeye tekrar bastığınızda görüşmeye geri dönersiniz.
Kapat: Çağrıyı sonlandırmak için kırmızı telefon simgesine tıklayın.
Gelen çağrıları yanıtlama
Bir çağrı geldiğinde sizi uyaran bir açılır pencere görüntülenir:
Yanıtlama: Çağrıyı yanıtlamak için yeşil Kabul Et (Accept) düğmesine, sonlandırmak için kırmızı Reddet (Reject) düğmesine tıklayın.
Arayan bilgisi: Yanıtlamadan önce bu ekranda arayanın numarasını ve hangi kuyruktan aradığını (Kampanya vb.) görebilirsiniz.
Önemli: Çağrı alabilmek için statünüzün her zaman Hazır (Ready) olduğundan emin olun.
Ses ve donanım kurulumu
Ses kalitenizi en iyi düzeyde tutmak için:
Ayarlara erişim: Menüdeki Ayarlar (Settings) sekmesine gidin.
Cihaz seçimi: Listeden kulaklığınızı ve mikrofonunuzu seçin.
Test: Sesinizin iletildiğini ve karşı tarafı duyabildiğinizi kontrol etmek için Test düğmesini kullanın.
Gelen chatleri ve mesajları yönetme
WhatsApp veya web üzerinden gelen mesajları yanıtlamak için:
Bildirim: Yeni bir mesaj geldiğinde sağ alt köşede bir uyarı görürsünüz.
Görüşme başlatma: Kabul Et ve Aç (Accept and Open) düğmesine tıkladığınızda chat ekranı otomatik olarak açılır.
Parka alınan görüşmelere geri dönme
Tamamlanmamış veya bekleyen yazışmalarınız için:
Listeye erişim: Bekleyen tüm görüşmeleri görmek için Parktaki Chatler (Chats in the Park) sekmesine tıklayın.
Devam etme: Devam etmek istediğiniz chati seçerek yeniden üzerinize alın ve yazışmaya devam edin.
Şifrenizi güncelleme
Güvenliğiniz için şifrenizi periyodik olarak güncelleyebilirsiniz:
Profilim: Profilim (My Profile) sayfasına gidin.
Güncelleme: Mevcut şifrenizi ve yeni şifrenizi ilgili alanlara girin ve kaydedin.
Temanızı kişiselleştirme (gece modu)
Göz yorgunluğunu azaltmak için Profilim sayfasındaki ay/güneş simgesine tıklayarak karanlık (gece modu) ve açık temalar arasında geçiş yapabilirsiniz.
Detaylı kullanım kılavuzu
Giriş ekranı
Giriş bölümünde tenant URL'sini, kullanıcı e-postanızı ve şifrenizi girerek softphone'a giriş yapabilirsiniz.
Çağrı ekranları
Dış çağrı yapma
Aramak istediğiniz numarayı arama kutusuna yazın.
Kuyruk seçimi açılır menüsünden aramayı yapmak istediğiniz kuyruğu seçin.
Çağrıyı başlatmak için Ara (Call) düğmesine tıklayın.
Tuş takımı üzerinden çağrı yapmak için tuş takımı düğmesine tıklayın, kuyruğu seçin, aramak istediğiniz numarayı yazın ve Ara (Call) düğmesine tıklayın.
Gelen çağrıyı yanıtlama
Yeni bir çağrı geldiğinde ekranda ayrı bir pencerede uyarı olarak görüntülenir. Bu pencerede gelen çağrıyı kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. Çağrının numara ve kuyruk bilgilerini de görebilirsiniz. Kampanya çağrılarında kampanyaya ilişkin bilgiler de bu ekranda gösterilir.
Not: Çağrı alabilmek için Hazır (Ready) statüsünde olmanız gerekir.
Mikrofonu sessize alma
Çağrı sırasında mikrofon düğmesine tıklayarak mikrofonu sessize alabilirsiniz.
Çağrıyı beklemeye alma
Çağrıyı beklemeye almak için Beklet (Hold) düğmesine tıklayın. Çağrıyı tekrar hatta almak için düğmeye yeniden tıklayın.
Çağrıyı sonlandırma
Çağrıyı sonlandırmak için kapat düğmesine tıklayın.
İkinci hattan çağrı yapma
İkinci hattan çağrı yapmak için ikinci hat bölümüne veya üst bölümdeki çağrı ekleme düğmesine tıklayın. Ardından yukarıdaki "Dış çağrı yapma" bölümündeki adımları izleyin.
Not: İkinci hattan çağrıya çıktığınızda ilk hattaki mevcut çağrınız beklemeye alınır. Bu hatta geri dönmek için hat düğmesine tıklayın.
Çağrı aktarma
Aktif bir çağrıyı aktarmak için aktif çağrı ekranındaki aktar düğmesine tıklayın.
Aktif bir çağrıyı, danışarak veya danışmadan, istediğiniz herhangi bir müşteri temsilcisine aktarabilirsiniz.
Aktif bir çağrıyı, danışarak veya danışmadan, telefon rehberinizdeki kişilere aktarabilirsiniz.
Aktif çağrıyı istediğiniz herhangi bir IVR'a aktarabilirsiniz.
Konferans
Her iki hatta da çağrı varken konferans oluşturmak için konferans düğmesine tıklayın. Çağrı, konferansa dahil ettiğiniz hatlarla birlikte ekranda gösterilir.
Konferansta o anda bulunan numaraların listesini görmek için konferans detayları düğmesine tıklayın.
Konferans detayları bölümünden katılımcıları numaralarına göre konferanstan çıkarabilirsiniz.
Konferansı herkes için sonlandırmak için çağrı ekranındaki veya konferans detay sayfasındaki çağrıyı sonlandır düğmesine tıklayın.
Önceki çağrılar
Sistem üzerinden yaptığınız çağrıları görüntülemek için sol menüdeki Önceki Çağrılar (Previous Calls) başlığına tıklayın. Bu alanda çağrılarınızı görüntüleyebilir, telefon numarasına göre arama yapabilir, çağrı detaylarına erişebilir ve etiketleme gibi işlemler yapabilirsiniz.
Mesajlarım
Diğer kullanıcılara gönderdiğiniz veya onlardan aldığınız mesajları görmek için sol menüdeki Mesajlarım (My Messages) başlığına tıklayın. Mesaj göndermek için sağ üst bölümdeki Yeni (New) simgesine tıklayın. Alıcıları (takım, tüm müşteri temsilcileri, süpervizör vb.) seçin, mesaj içeriğini yazın ve Gönder (Send) düğmesine tıklayın.
Çağrı performansı
Performans verilerinize erişmek için sol menüdeki Performans (Performance) bağlantısına tıklayın. Kendi performans verileriniz bu alanda gösterilir. Performans verilerini eklemek veya düzenlemek için:
Ekle/Kaldır (Add/Remove) düğmesine tıklayın.
Eklemek veya kaldırmak istediğiniz verileri seçin ve Kaydet (Save) düğmesine tıklayın.
Ses ve mikrofon ayarları
Softphone'a giriş yaptıktan sonra ayarlar bölümünden ses giriş (mikrofon) ve çıkış (hoparlör/kulaklık) cihazlarını seçin ve test edin.
Mikrofonun düzgün çalıştığını test etmek için mikrofon simgesine tıklayın ve hareket eden ses animasyonunu gözlemleyin.
Kulaklık için Sesi Test Et (Test Sound) düğmesine tıklayın; bir bip sesi duyarsınız. Ses seviyesini ayarlayın ve kaydedin.
Chat ekranları
Alt kısımdaki gezinme çubuğunda yer alan Chat simgesine tıklayarak chat ekranlarına erişebilirsiniz.
Gelen chati alma
Gelen chati kabul edebilir veya reddedebilirsiniz. Bu ekranda chatin geldiği numara ve kuyruk bilgilerini de görebilirsiniz.
Not: Gelen chatin doğrudan aktif chat ekranında gösterilmesi için Kabul Et ve Aç (Accept and Open) düğmesini kullanın.
Aktif chat detayları
Aktif chat sekmesinde chati seçebilir, gelecek chatler için Meşgul (Busy) statünüzü yönetebilir, chatlerinizi sıralayabilir, müşteriyle yazışabilir ve chat bilgilerine erişebilirsiniz. Ayrıca chati aktarabilir ve aktif chati sonlandırabilirsiniz.
Önceki chatler
Sonlandırılmış önceki chatlere erişmek için sol menüdeki Önceki Chatler (Previous Chats) başlığına tıklayın. Listede numara veya ada göre arama yapabilirsiniz. Detay simgesine tıklayarak chat detay bölümüne erişebilir ve görüşme geçmişini görüntüleyebilirsiniz.
Parktaki chatler
Daha önce parka alınan WhatsApp görüşmelerini listelemek için sol menüdeki Parktaki Chatler (Chats in the Park) başlığına tıklayın. İsterseniz bir görüşmeyi parktan alarak devam edebilirsiniz.
Mesajlarım
Diğer kullanıcılara gönderdiğiniz veya onlardan aldığınız mesajları görmek için sol menüdeki Mesajlarım (My Messages) başlığına tıklayın. Mesaj göndermek için sağ üst bölümdeki Yeni (New) simgesine tıklayın. Alıcıları (takım, tüm müşteri temsilcileri, süpervizör vb.) seçin, mesaj içeriğini yazın ve Gönder (Send) düğmesine tıklayın.
Chat performansı
Performans verilerinize erişmek için sol menüdeki Performans (Performance) bağlantısına tıklayın. Kendi performans verileriniz bu alanda gösterilir. Performans verilerini eklemek veya düzenlemek için:
Ekle/Kaldır (Add/Remove) düğmesine tıklayın.
Eklemek veya kaldırmak istediğiniz verileri seçin ve Kaydet (Save) düğmesine tıklayın.
Profil ekranı
Statü bölümü
Bu alandan Hazır (Ready) statüsünün yanı sıra sistemde tanımlı diğer statüleri ve operasyona özel oluşturulan özel statüleri seçebilirsiniz.
Not: Gelen çağrıyı yanıtlayabilmek için statünüzün Hazır (Ready) olduğundan emin olun.
Kuyruk sayfası
Profilim sayfasında tanımlı olduğunuz kuyrukları görüntüleyebilir veya kuyruk listesini ve performans grafiğini görüntülemek için detay düğmesine tıklayabilirsiniz. Kuyruk adına göre arama yapabilirsiniz. Kuyruk detay simgesine tıklayarak kuyruk bazlı performans değerlerini içeren grafik ekranını görüntüleyebilirsiniz.
Takım sayfası
Profilim sayfasında tanımlı olduğunuz takımdaki müşteri temsilcilerini görüntüleyebilirsiniz.
Ada göre arama yapabilir ve hazır statüsündeki müşteri temsilcilerini filtreleyebilirsiniz.
Müşteri temsilcisine ilişkin bölümdeki detay düğmesine tıklayarak dahili ve statü bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
İşlem düğmesine tıklayarak müşteri temsilcisini dahili numarasından arayabilirsiniz.
Rol dağılımı
Profilim sayfasındaki Yetkilendirme bölümü, müşteri temsilcisinin hangi profil yetkilerine sahip olduğunu gösterir.
Şifre değiştirme bölümü
Bu alana mevcut şifrenizi yazarak sistemde belirlenen kural setine uygun yeni bir şifre oluşturabilirsiniz.
Tema bölümü
Gece moduna geçmek için Profilim sayfasını açın ve gece modu simgesine tıklayın.