Bu makalede, HubSpot üzerinde AloTech Softphone CTI'ın nasıl kullanılacağı açıklanmaktadır: temel kullanım örnekleri, HubSpot ayarları, gömülü iframe softphone ve ayrıntılı kullanım kılavuzu.
HubSpot'ta AloTech Softphone CTI kullanım örnekleri
Giriş yapma
Sisteme giriş yaparak çağrıları yanıtlamaya başlamak için şu adımları izleyin:
Uygulamayı açtığınızda, açılan ekranda size verilen Tenant URL bilgisini girin.
Kayıtlı e-posta adresinizi ve şifrenizi girin.
Ana ekrana erişmek için Giriş düğmesine tıklayın.
Kullanıcı statüsü
Statü güncellemesi (Hazır): Bağlantı içindeki Profil bölümüne gidin ve mevcut statünüzü Hazır olarak güncelleyin. Bu işlem, sisteme aktif olduğunuzu ve çağrı almaya hazır olduğunuzu bildirir.
Kuyruk seçimi: Statünüz Hazır olarak ayarlandıktan sonra, Çağrı Ekranı aracılığıyla ilgili departman veya kampanya için tanımlanmış uygun kuyruğu seçin.
Etkileşimin başlangıcı: Kuyruk seçimi tamamlandıktan sonra sistem, sizi o kuyruğa yönlendirilen gelen çağrılarla eşleştirmeye başlar.
Click-to-call
HubSpot'ta, müşterinin telefon numarasının yanındaki arama simgesine tıklayarak AloTech Softphone CTI aracılığıyla bir çağrı başlatabilirsiniz.
Çağrı kayıtları
AloTech Softphone CTI ile yapılan çağrılar, HubSpot'un Aramalar (Calls) bölümünde kaydedilir; bu bölüm gelen ve giden tüm çağrıları listeler. Bu kayıtlar ayrıca her kişinin iletişim kartında da bulunabilir.
Kayıtlı kişi
Gelen bir çağrı yanıtlandığında ve arayan daha önce kayıtlı bir kişiyse, kişinin iletişim bilgileri sayfası otomatik olarak açılır.
HubSpot ayarları
AloTech bağlantısı
Tenant (zorunlu): AloTech tenant adresiniz (alan adı). HubSpot'u çağrı merkezi platformunuza bağlar.
OAuth İstemci Kimliği (isteğe bağlı): Yalnızca AloTech tarafından geliştirilen özel bir OAuth istemcisi kullanmak istiyorsanız bu alanı doldurun. Varsayılan AloTech OAuth istemcisini kullanmak için boş bırakın.
Çağrı kaydı
Çağrı Öncesi/Sonrası Oluşturulan Kayıt: Bir çağrı gerçekleştiğinde hangi HubSpot kayıt türünün otomatik olarak oluşturulacağını belirler:
Ticket: Her çağrı için yeni bir destek ticket'ı oluşturur.
Deal: Her çağrı için yeni bir satış fırsatı (deal) oluşturur.
Kayıt Başlığı (isteğe bağlı): Yeni oluşturulan ticket'lar veya deal'lar için başlığı/konuyu özelleştirir.
{subject} yer tutucusunu kullanarak otomatik oluşturulan varsayılan konuyu ekleyebilirsiniz (ör. "+90... numarasından gelen çağrı").
Örnek: Destek çağrısı | {subject}
Varsayılan otomatik oluşturulmuş konuyu korumak için boş bırakın.
Telefon numarası formatı
HubSpot'ta kişileri ararken veya oluştururken arayan numaralarına uygulanan ön ek kurallarını yapılandırır.
Ön ek kuralı seçenekleri:
Numaraları Olduğu Gibi Kullan: Arayan numarasını değiştirmeden kişileri arar ve oluşturur.
Ön Ek Ekle: Gelen numara belirtilen ön ekle başlamıyorsa bu ön eki numaranın başına ekler.
Ön Eki Kaldır: Gelen numara belirtilen ön ekle başlıyorsa bu ön eki kaldırır.
Ön Ek: Kişi eşleştirme ve oluşturma işleminden önce arayan numaralarına uygulanan ülke veya alan kodu.
Örnek: +90
HubSpot iframe softphone kullanım kılavuzu
Not: Bu mini softphone sürümü, HubSpot içindeki ana AloTech Softphone uygulamanızı tamamlamak üzere tasarlanmış hafif, gömülü bir çözümdür. Akıcı ve hızlı bir iş akışı için yalnızca temel arama özelliklerine odaklanır.
Ana ekran (çağrı yapma)
Bu, uygulama açıldığında görüntülenen varsayılan ekrandır.
Statü göstergeleri: Ekranın üst kısmında mevcut statünüzü görüntüleyin ve sistem bağlantınızı doğrulayın.
Arama: Telefon numarasını doğrudan giriş alanına girin veya ekrandaki tuş takımını kullanmak için tuş takımı simgesine tıklayın.
Gelen çağrılar
Bir çağrı geldiğinde ekran otomatik olarak güncellenir.
Çağrı bilgileri: Arayanın telefon numarasını ve çağrının geldiği kuyruğun adını görüntüler.
Kabul Et: Çağrıyı yanıtlamak için yeşil düğmeye tıklayın.
Reddet: Çağrıyı reddetmek için kırmızı düğmeye tıklayın.
Giden çağrılar
Bu ekran, bir çağrı başlattığınızda görünür.
Arama durumu: Çağrının bağlanmakta olduğunu ve çaldığını gösterir.
Çağrıyı İptal Et: Çağrı yanıtlanmadan önce arama girişimini iptal etmek için kırmızı telefon düğmesine basın.
Aktif çağrı kontrolleri
Bağlantı kurulduktan sonra devam eden görüşmenizi aşağıdaki kontrollerle yönetebilirsiniz:
Beklet: Arayanı beklemeye alır. Devam etmek için tekrar tıklayın.
Sessize Al: Mikrofonunuzu kapatır. Sesi açmak için tekrar tıklayın.
Çağrıyı Sonlandır: Çağrıyı kapatmak için kırmızı telefon düğmesine tıklayın.
Softphone kullanım senaryoları
Başlangıç: Nasıl giriş yapılır?
Sisteme giriş yaparak çağrıları yanıtlamaya başlamak için şu adımları izleyin:
Uygulamayı açtığınızda, açılan ekranda size verilen Tenant URL bilgisini girin.
Kayıtlı e-posta adresinizi ve şifrenizi girin.
Ana ekrana erişmek için Giriş düğmesine tıklayın.
Arama yapma ve görüşmeleri yönetme
Müşterilerinizle kolayca iletişime geçebilir ve görüşme sırasında kontrolü elinizde tutabilirsiniz:
Giden arama: Arama kutusuna numarayı yazın veya numarayı çevirmek için Tuş Takımı simgesine tıklayın.
Kuyruk seçimi: Arama yapmak istediğiniz departmana bağlı olarak açılır menüden ilgili kuyruğu seçmeyi unutmayın.
Görüşme kontrolleri:
Sessize Al: Kendi sesinizi kapatmak için mikrofon simgesine basın.
Beklet: Müşteriyi beklemeye almak için Beklet düğmesini kullanın. Tekrar bastığınızda görüşmeye geri dönersiniz.
Kapat: Çağrıyı sonlandırmak için kırmızı telefon simgesine tıklayın.
Gelen çağrıları yanıtlama
Bir çağrı geldiğinde sizi uyaran bir açılır pencere açılır:
Yanıt verme: Ekranda görünen yeşil Kabul Et düğmesine tıklayarak çağrıyı yanıtlayabilir veya kırmızı Reddet düğmesine tıklayarak sonlandırabilirsiniz.
Bilgi edinme: Yanıtlamadan önce bu ekranda arayanın numarasını ve hangi kuyruktan (kampanya vb.) aradığını görebilirsiniz.
Önemli: Çağrı alabilmek için statünüzün her zaman Hazır olarak ayarlandığından emin olun.
Ses ve donanım kurulumu
Ses kalitenizi en üst düzeyde tutmak için:
Ayarlara erişim: Menüdeki Ayarlar sekmesine gidin.
Cihaz seçimi: Listeden kulaklığınızı ve mikrofonunuzu seçin.
Test: Sesinizin iletilip iletilmediğini ve karşı tarafı duyup duyamadığınızı kontrol etmek için Test düğmesini kullanın.
Şifrenizi güncelleme
Güvenliğiniz için şifrenizi düzenli olarak güncelleyebilirsiniz:
Profilim sayfasına gidin.
Mevcut şifrenizi ve yeni şifrenizi ilgili alanlara girin ve kaydedin.
Temanızı kişiselleştirme (gece modu)
Göz yorgunluğunu azaltmak için temayı değiştirebilirsiniz. Profilim sayfasındaki ay/güneş simgesine tıklayarak koyu (gece modu) ve açık temalar arasında geçiş yapabilirsiniz.
Ayrıntılı kullanım kılavuzu
Giriş ekranı
Giriş bölümünde Tenant URL'sini, kullanıcı e-postasını ve şifreyi girerek softphone'a giriş yapabilirsiniz.
Çağrı ekranları: özellikler ve kullanım
Dış arama yapma
Aramak istediğiniz numarayı arama kutusuna yazın.
Kuyruk seçimi açılır menüsünden arama yapmak istediğiniz kuyruğu seçin.
Aramayı başlatmak için Ara düğmesine tıklayın.
Tuş takımı üzerinden arama yapmak için tuş takımı düğmesine tıklayın, kuyruğu seçin ve aramak istediğiniz numarayı yazın. Ardından ara düğmesine tıklayarak aramayı başlatın.
Gelen çağrıyı yanıtlama
Yeni bir çağrı geldiğinde ekranda ayrı bir pencerede uyarı olarak görünür. Bu pencerede gelen çağrıyı reddedebilir veya kabul edebilirsiniz. Ayrıca çağrının numara ve kuyruk bilgilerini de görebilirsiniz. Kampanya çağrılarında kampanyayla ilgili bilgiler de bu ekranda gösterilir.
Not: Çağrı alabilmek için Hazır statüsünde olmanız gerekir.
Mikrofonu sessize alma
Görüşme sırasında sessize alma düğmesine tıklayarak mikrofonu sessize alabilirsiniz.
Çağrıyı beklemeye alma
Beklet düğmesine tıklayarak çağrıyı beklemeye alabilirsiniz. Çağrıyı tekrar hatta almak için düğmeye yeniden tıklayın.
Çağrıyı sonlandırma
Çağrıyı sonlandırmak için kapat düğmesine tıklayın.
İkinci hattan arama yapma
İkinci hattan arama yapmak için ikinci hat bölümüne veya üst bölümdeki çağrı ekleme düğmesine tıklayın. Ardından Dış arama yapma bölümündeki adımları izleyin.
Not: İkinci hattan aramaya çıktığınızda, ilk hattaki görüşmeniz beklemeye alınır. Tekrar o hatta geçmek için hat düğmesine tıklayın.
Çağrı aktarımı
Aktif bir çağrıyı aktarmak için aktif çağrı ekranındaki aktarma düğmesine tıklayın.
Aktif bir çağrıyı, konuşarak veya konuşmadan, istediğiniz herhangi bir müşteri temsilcisine aktarabilirsiniz.
Aktif bir çağrıyı, konuşarak veya konuşmadan, telefon rehberinizdeki kişilere aktarabilirsiniz.
Aktif çağrıyı dilediğiniz herhangi bir IVR'a aktarabilirsiniz.
Konferans
Her iki hatta da çağrı varken konferans oluşturmak için konferans düğmesine tıklayın. Konferansa dahil ettiğiniz hatların bulunduğu ekranda çağrıyı görüntüleyebilirsiniz.
Konferans detayları düğmesine tıklayarak o anda konferansta bulunan numaraların listesini görüntüleyebilirsiniz.
Konferans detayları bölümünden kişileri numaralarına göre konferanstan çıkarabilirsiniz.
Konferansı herkes için sonlandırmak için çağrıyı sonlandır düğmesine veya konferans detay sayfasındaki çağrıyı sonlandır düğmesine tıklayın.
Önceki çağrılar
Sistem üzerinden yaptığınız çağrıları görüntülemek için sol menüden Önceki Çağrılar başlığına tıklayın.
Bu alandan çağrılarınızı görüntüleyebilir, telefon numarasına göre arama yapabilir, çağrının ayrıntılarına erişebilir ve etiketleme gibi işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.
Mesajlarım
Diğer kullanıcılara gönderdiğiniz veya onlardan aldığınız mesajları görmek için sol menüdeki Mesajlarım başlığına tıklayın. Mesaj göndermek için:
Sağ üst bölümdeki Yeni simgesine tıklayın.
Mesajı göndereceğiniz kullanıcıları (takım, tüm müşteri temsilcileri, süpervizör vb.) seçin.
Mesaj içeriğini yazın ve Gönder düğmesine tıklayın.
Çağrı performansı
Performans verilerinize erişmek için sol menüdeki Performans bağlantısına tıklayın. Kendi performans verilerinize ilgili alandan ulaşabilirsiniz. Performans verilerini eklemek veya düzenlemek için:
Ekle/Kaldır düğmesine tıklayın.
Eklemek veya kaldırmak istediğiniz verileri seçin ve Kaydet düğmesine tıklayın.
Ses ve mikrofon ayarları
Softphone'a giriş yaptıktan sonra cihazlarınızı ayarlar bölümünden test edin:
Ses giriş (mikrofon) ve çıkış (hoparlör/kulaklık) cihazlarını seçin.
Mikrofonun düzgün çalışıp çalışmadığını test etmek için mikrofon simgesine tıklayın ve hareketli ses animasyonunu izleyin.
Kulaklık için Ses Testi düğmesine tıklayın; bir bip sesi duyacaksınız. Ses seviyesini ayarlayın ve kaydedin.
Profil ekranı
Statü bölümü
Bu alandan Hazır statüsünün yanı sıra sistemde tanımlı diğer statüleri ve operasyona özel oluşturulabilen özel statüleri seçebilirsiniz.
Not: Gelen çağrıyı yanıtlayabilmek için statünüzün Hazır olduğundan emin olun.
Kuyruk sayfası
Profilim sayfasında tanımlı olduğunuz kuyrukları görüntüleyebilir veya detay düğmesine tıklayarak kuyruk listesini ve performans grafiğini inceleyebilirsiniz.
Kuyruk adına göre arama yapabilirsiniz.
Kuyruk detayı simgesine tıklayarak kuyruk bazlı performans değerlerini gösteren grafik ekranını görüntüleyebilirsiniz.
Takım sayfası
Profilim sayfasında tanımlı olduğunuz takımdaki müşteri temsilcilerini görüntüleyebilirsiniz.
Ada göre arama yapabilir ve Hazır statüsündeki müşteri temsilcilerini filtreleyebilirsiniz.
İlgili müşteri temsilcisinin bölümündeki detay düğmesine tıklayarak dahili bilgilerine ve statü bilgilerine ulaşabilirsiniz.
Ayrıca işlem düğmesine tıklayarak müşteri temsilcisini dahili numarasından arayabilirsiniz.
Yetkilendirme bölümü
Profilim sayfasındaki Yetkilendirme bölümü, müşteri temsilcisinin hangi profil yetkilerine sahip olduğunu gösterir.
Şifre değiştirme bölümü
Mevcut şifrenizi bu alana yazarak sistemde belirlenen kurallara uygun yeni bir şifre oluşturabilirsiniz.
Tema bölümü
Gece moduna geçmek için Profilim sayfasını açın ve gece modu simgesine tıklayın.