Sjá hér myndskeið þar sem farið er stuttlega yfir hvernig nýtt skjal er búið til, hvaða upplýsingar eru nauðsynlegar, hvað lýsigögnin þýða og hvernig unnið er í textaritli og flæðiritasmið.

Þegar þú hefur aðgang að vinnubók sérðu hnappinn "Nýtt skjal" efst í CCQ. Þegar þú vilt búa til nýtt gæðaskjal, smellirðu einfaldlega á hnappinn sem á stendur Nýtt skjal.

Nýtt skjal birtist og er gróflega flokkað í eftirfarandi kafla: ALMENNT, FLOKKUN, AÐILAR og AÐGANGUR, auk textasvæðis og svæðis fyrir viðhengi. Skilyrt svæði eru stjörnumerkt og ekki er hægt að vista nýtt skjal án þess að fylla í þau svæði.

Í Almenna kaflanum eru reitir sem tilgreina titil skjalsins, skjalategund, stöðu (í vinnslu, fullunnið, útgefið, hafnað), tímasetningu endurskoðunar og núverandi útgáfunúmer.

Flokkunarmöguleikar gæðaskjals eru eftirfarandi. Í fyrsta lagi þarf að ákveða hvaða efnisyfirliti (áður kallað handbók) skjalið á að tilheyra. Í öðru lagi hvaða ferli skjalið tengist. Þar á eftir er hægt að flokka skjalið nánar í undirferla. Ef skjalið er byggt á einhverjum staðli, lögum eða reglugerð, geturðu vísað í viðkomandi ákvæði undir Tilvísun í staðla og Lög og reglugerðir.

Efnisyfirlit: Hægt er að útbúa mismunandi efnisyfirlit fyrir hin ýmsu svið eða deildir innan fyrirtækisins. Fyrir hvert skjal er nauðsynlegt að velja hvaða efnisyfirliti það tilheyrir – hvert skjal getur tilheyrt fleiri en einu efnisyfirliti. Öll efnisyfirlit eru skilgreind í stillingum kerfisins, nánar tiltekið undir Stillingar - Uppsetning - Gæðahandbók.

Ferli: Til þess að geta vistað skjal, þá er einnig nauðsynlegt að fylla út þennan reit. Hvert efnisyfirlit inniheldur að minnsta kosti eitt ferli sem hægt er að flokka skjalið eftir. Hvert skjal getur tengst fleiri en einu ferli. Öll ferli og undirferlar eru sömuleiðis skilgreind í stillingum kerfisins, undir Stillingar - Uppsetning - Gæðahandbók.

Tilvísun í staðla: Ef skjalið er útbúið í samræmi við einhvern ákveðinn staðal, hefurðu möguleika á að gera tilvísun í hann. Engin takmörk eru fyrir því hversu margar tilvísanir skjal getur haft. Til að vísa í ytri staðal, þá smellirðu á Bæta við hnappinn og velur viðeigandi staðlaröð í fellilistanum vinstra megin í Tilvísun í staðla. Í textaboxinu til hægri birtist annar listi yfir alla staðla viðkomandi raðar, og þú velur þann sem þú vilt vísa í.

Nýjum stöðlum er hægt að bæta inn í kerfið (kaflaheiti staðla) og að kaupa áskrift að völdum stöðlum (og þar með innihaldi kaflanna).

Tilvísun í lög og reglur: Þegar skjal er útfært með hliðsjón af einhverjum ákveðnum lögum eða reglugerð, geturðu gert tilvísun í þau. Til að vísa í ytri kröfu, þá byrjarðu á að smella á Bæta við og gluggi opnast með öllum þeim lögum og reglugerðum sem skilgreind eru í kerfinu. Þú velur einhvern ákveðinn lagabálk eða reglugerð úr fellilista og finnur síðan þau tilteknu ákvæði sem þú vilt vísa í. Þú hefur einnig leitarglugga sem þú getur notað til að leita að viðkomandi ákvæði.

Nýjum lögum og reglugerðum er hægt að bæta inn í kerfið:

Sjá leiðbeiningar um staðla.

Hér tilgreinir þú hverjir það eru sem bera ábyrgð á umsjón og samþykkt skjalsins áður en það er útgefið. Þú byrjar á að velja hvaða samþykktarferli er hentugt fyrir skjalið og úthlutar í framhaldinu viðeigandi hlutverkum (samþykkjandi, útgefandi, o.s.frv.) til valinna einstaklinga innan fyrirtækisins. Athugið að einnig er hægt að setja sjálfgefið samþykktarferli fyrir ný skjöl, sjá nánar. Þú getur búið til póstlista yfir þá aðila sem fá senda tilkynningu þegar skjalið er gefið út. Þú hefur einnig möguleika á því að útnefna þá starfsmenn sem þurfa að staðfesta lestur á skjalinu. Viðkomandi starfsmenn fá senda tilkynningu um útgefið skjal og þegar þeir hafa lesið það yfir, þá geta þeir staðfest lestur og skilning á innihaldi skjalsins með því að smella á þar til gerðan staðfestingarhnapp.

Aðgangsreitirnir gefa þér möguleika á því að takmarka aðgang að viðkomandi skjali, bæði vinnubókarskjalinu og svo útgefna skjalinu. Aðgang að skjalinu hafa eingöngu þeir aðilar sem skráðir hafa verið í viðkomandi reiti. Ef enginn er skráður og reitirnir auðir, þá hafa allir notendur kerfisins aðgang að skjalinu.

Hægt er í stillingum kerfisins að „Gera útgefin skjöl aðgengileg öllum“. Ef það er gert þá eru öll útgefin skjöl sýnileg almenningi með þar til gerðum hlekk. Fyrir neðan aðgangsreitina er gátreitur þar sem þú getur stjórnað sýnileika viðkomandi skjals hjá almenningi, ef sá valkostur er valinn, þá er hakað við "Þetta skjal verður ekki sýnilegt almenningi". Þessi valkostur en notaður ef fyrirtæki vilja almennt hafa handbókina sína út á vefnum en þurfa að takmarka aðgang í viðkvæm skjöl.

Innbyggði textaritillinn inniheldur alla helstu ritvinnslumöguleika, fjölda af uppsetningar- og útlitsstillingum til að stjórna textastærð og stíl, stýra línubili, spássíu osfrv.

Bæta má viðhengjum við skjal. Viðhengi geta verið af ýmsum skráartegundum, allt frá einföldum textaskrám til flókinna Visio skýringarmynda. Til að setja viðhengi inn í skjal er einfaldlega smellt á Nýtt viðhengi, en þá opnast gluggi sem gerir þér kleift að velja skrána sem þú vilt bæta við. Geta viðhengi annað hvort verið innfelld eða einfaldlega til hliðar.