Hér eru skjáskot sem gætu hjálpað.
Ferð í Frávikagreiningu:
Býrð til úttektarlista svona
Þá er gott að vista.
Nú byrjarðu að búa til spurningar á listann. Þetta geta verið allar spurningar sem þú gætir spurt í öllum úttektum tengdum þessum hluta stjórnkerfisins. Dæmið hér snýr að jafnlaunamálum. Þó við tökum ekki jafnlaunakerfið út í heild sinni í hvert skipti, heldur skiptum því niður. Getur spurningalistinn verið fyrir allt kerfið. En auðvitað er líka hægt að vera með gátlista sem hentar hverri og einni úttekt.
Hægt er að bæta við lýsingu á spurningalistanum:
og bæta við spurningum
Spurningunni er gefi heiti – hægt er að bæta við lýsingu, tilvísun í staðla, lög og reglugerðir. Þannig er á hreinu hvaða kröfu við erum að skoða. Við getum valið á milli 6 mismunandi tegunda af spurningum og viðbótarheimildir eins og að leyfa fólki að velja „Á ekki við“ eða „Er ekki viss“ o.s. frv.
Ef það eru alltaf eða oftast sömu aðilar sem munu koma til með að svara spurningum og vera ábyrgðarfólk eða áhorfendur er gott ráð að velja þau inn hér.
Hins vegar er líka hægt að gera það fyrir hverja úttekt, þ.e. velja inn hver svara listanum hverju sinni.
Titill spurningar er spurningin eins og hún lítur út við svör – en stuttur titill er samantekt sem birtist í gátlistanum sjálfum.
Þegar spurning er tilbúin þarf að vista og loka.
Þá er hægt að bæta við fleiri spurningum og köflum.
Þegar spurningalistinn er klár – þarf staðan að vera Fullunnið
Þá er sniðmát spurningalistans klárt. Þetta er spurningalistinn sem við köllum stundum „mömmuna“. Spurningalistinn sem við sækjum alltaf í – spurningalistinn sem er með öllum spurningunum. Þarna inni geta allar spurningar búið.
Þegar þessi stóri listi er tilbúinn – búum við til smærri spurningalista fyrir hverja úttekt fyrir sig. Þá týnum við í burt þær spurningar sem við ætlum ekki að nota hverju sinni.
Þá þarftu að velja hvaða spurningar eiga að vera í þessari tilteknu úttekt.
Það gerum við svona (ennþá í vinnubók Frávikagreiningar):
Velur sniðmátið sem þú varst að búa til
Þú gefur spurningalistanum nýtt heiti, eitthvað sem þú manst og er lýsandi fyrir þá úttekt sem er að fara fram. og vistar:
Þá koma svona x fyrir aftan spurningarnar:
Þá tekur þú út þær spurningar sem eiga ekki við úttektina að þessu sinni (ef þú ætlar að spyrja allra spurninganna þarftu ekkert að gera hér).
Svo vistar þú þegar listinn er tilbúinn.
Breytir stöðunni:
Þá er komið að því að fara í Úttektir – finna úttektina og „Bæta við gátlista“
Finnur spurningalistann (með nafninu sem þú notaðir þegar þú varst að velja spurningar)
Velur listann og lokar svo.
Þá er spurningalistinn kominn inn í úttektina:
Nú vistar þú úttektina.
Svo getur þú smellt á spurningalistann og byrjað að vinna í honum.
Í kennslunni er farið yfir hvernig hægt er að flytja inn Excel skjal fyrir persónuvernd og vinna í Frávikagreiningunni þar.
Vinnan við að svara spurningalistum er hins vegar sú sama – hvort sem um ræðir gátlista fyrir úttekt eða vinnsluskrá fyrir persónuvernd.
Að svara spurningum í gátlista hefst á mínútu 39:45 í kennslumyndbandinu.