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¿Cómo asignar revisores automáticamente a una cuenta por pagar?

Actualizado hace más de 2 semanas

En Cuentas por Pagar puedes asignar revisores a distintos proveedores de forma automática para que cada vez que llegue una factura de ese proveedor ya tenga a un revisor asignado, así la aprobación de la cuenta es mucho más fácil y rápida.

¿Dónde puedo asignar revisores?

Para acceder a la configuración de reglas de aprobación, sigue estos pasos:

  1. Ve al menú de Configuración

  2. Selecciona la sección Pagos

  3. Dentro de Pagos, haz clic en Aprobación

¿Cómo creo una regla de aprobación?

Paso 1: Iniciar la creación de la regla

En la vista de Aprobación, haz clic en el botón "Nueva regla" para comenzar a configurar la asignación automática de revisores.

Al hacer clic, verás un formulario con tres secciones principales:

  1. Nombre de la regla

  2. Configuración de revisores

  3. Filtros de aplicación

Paso 2: Nombrar la regla

Elige un nombre descriptivo para tu regla que te ayude a identificarla fácilmente. El nombre debe reflejar claramente a qué tipo de facturas se aplicará.

Ejemplos de buenos nombres:

  • "Revisión facturas {Nombre proveedor}"

  • "Aprobación montos mayores a $500.000"

  • "Facturas Centro de Costo Marketing"

  • "Proveedores recurrentes - Servicios"

Paso 3: Revisores ¿Quiénes aprobarán las facturas?

Añadir revisores a la regla

  1. En la sección "Revisores", selecciona las personas que deberán revisar las facturas que cumplan con los filtros definidos

  2. Puedes añadir tantos revisores como necesites haciendo clic en "Agregar revisor"

  3. Organiza el orden de los revisores arrastrándolos si es necesario

Opciones de aprobación

¿Todos los revisores deben aprobar?

Tienes dos opciones para configurar el comportamiento de aprobación:

  • Opción 1: Se requieren todas las aprobaciones

Todas las personas asignadas como revisores deben aprobar la factura antes de que pueda ser pagada.

Útil para: facturas de alto monto, proveedores críticos, o cuando necesitas múltiples validaciones

  • Opción 2: Basta con una o algunas aprobaciones

Con que una sola persona apruebe, la factura queda lista para pago. También puede configurar que sólo algunas aprueben, si tienes 5 aprobadores, basta con que 3 aprueben.

Útil para: facturas rutinarias, proveedores conocidos, o cuando varios revisores tienen la misma autoridad

¿Qué significa "Respetar orden de revisores"?

Al activar esta opción, estableces una jerarquía en el proceso de revisión:

  • Los revisores deben aprobar en el orden establecido

  • El segundo revisor solo podrá aprobar la factura después de que el primer revisor la haya aprobado

  • El tercer revisor solo tendrá acceso después de las dos aprobaciones anteriores, y así sucesivamente

Paso 4: Configuración de filtros ¿A qué facturas se aplicará esta regla?

Los filtros determinan cuándo se activará la regla de aprobación. Puedes configurar filtros basados en diferentes campos:

Campos disponibles para crear filtros:

Por proveedor:

  • Cuando el proveedor es igual a un proveedor específico

  • Ejemplo: "Cuando Proveedor = Work SpA"

Por monto:

  • Cuando el monto es mayor, menor o igual a un valor determinado

  • Ejemplo: "Cuando Monto > $500.000"

Por fechas:

  • Fecha de emisión

  • Fecha de vencimiento

  • Fecha de pago programada

Por categorización:

  • Glosa o descripción de la factura

  • Centro de costo

Preguntas frecuentes

¿Las reglas se aplican a facturas antiguas?

No, las reglas no son retroactivas. Una vez que creas una regla, esta solo aplicará para las nuevas facturas que lleguen a Cardda después de su creación.

Las facturas que ya están en el sistema mantienen sus revisores previamente asignados.

¿Puedo editar o eliminar una regla después de crearla?

Sí, puedes editar o eliminar reglas en cualquier momento desde la vista de Aprobación. Los cambios solo afectarán a las nuevas facturas que lleguen después de la modificación.

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