Las Órdenes de Compra son un documento que te permite comprometer una compra antes de recibir la factura del proveedor. Sirven para controlar tu presupuesto, dejar registro de qué se aprobó y vincular las facturas que lleguen después al compromiso original.
Si tu empresa quiere tener una capa de aprobación entre "decidimos comprar" y "pagamos la factura", las Órdenes de Compra son la herramienta para eso.
¿Dónde las encuentro?
Dentro de Cardda, anda a Cuentas por pagar > Órdenes de compra.
Vas a ver la lista de Órdenes de Compra existentes, con su folio, proveedor, monto y estado.
¿Cómo creo una Orden de Compra?
Haz clic en Nueva Orden de Compra.
Elige el proveedor (tiene que estar registrado previamente en tu lista de proveedores).
Completa descripción, monto y moneda (CLP, UF o USD).
Elige el tipo de la OC:
Contra Factura: un solo pago contra una sola factura.
Por Hitos: pagos divididos en etapas con nombre (ej. "Diseño 30%", "Desarrollo 70%").
Por Porcentajes: pagos divididos en porcentajes sin etapas con nombre (ej. 30%, 50%, 20%).
Guarda la OC.
Estados de una Orden de Compra
Pendiente: está esperando que los revisores la aprueben, si es que tiene revisores asignados.
Aprobada: todos los revisores la aprobaron y ya se le pueden asociar facturas para pagar.
Completada: el monto total de la orden de compra está cubierto mediante vinculación con facturas en Cardda.
Rechazada: al menos un revisor la rechazó.
Solo las OC aprobadas se pueden vincular con facturas para pago.
¿Cómo se vinculan las facturas a la Orden de Compra?
Cuando llega una factura del proveedor a Cuentas por Pagar, Cardda te muestra automáticamente las OC aprobadas de ese proveedor que todavía tienen saldo disponible. Eliges la OC correspondiente y se vincula al ítem.
A medida que se van pagando las facturas, los ítems de la OC pasan a estado facturado y pagado, y se actualiza el saldo disponible de la OC.
¿Puedo descargar la OC en PDF?
Sí, una vez que la OC está aprobada vas a tener disponible la opción Descargar PDF desde el detalle de la Orden.
Si tienes dudas sobre cómo configurar el flujo de aprobación o el tipo de OC que mejor te sirve para tu empresa, escríbenos por el chat.