O módulo de orçamentos tem como objetivo facilitar a comunicação e planejamento entre o financeiro da sua clínica e seus pacientes. A ferramenta permite a realização de tarefas complexas como o planejamento do orçamento e a geração dos faturamentos orçados.

Após verificar as regras, ao clicar no módulo de orçamentos, será aberta a tela de listagem onde será possível visualizar seus dados principais dos orçamentos existentes, como o status (aprovado ou pendente), qual o paciente a quem se destina o orçamento, descrição e data em que foi adicionado.

Para localizar a página abaixo, acesse em:

Comercial > Orçamentos

E para adicionar um novo orçamento, basta clicar no botão adicionar orçamento e preencher o formulário. Veja na imagem de exemplo abaixo:

Os primeiros campos são referentes a informações como o nome do paciente, descrição do orçamento, observações gerais, responsável financeiro e a data de validade. Esta data representa o tempo máximo para um orçamento ser aprovado, ou seja, após essa data ele poderá ser considerado como não aprovado. No sistema existe também a possibilidade de gerar o financeiro no orçamento ou no agendamento.

1 | No orçamento: Deixando essa opção selecionada o orçamento vai gerar as parcelas assim que o orçamento for aprovado;

2 | No agendamento: Quando forem agendados os procedimentos na agenda vai ser gerado o fatura sobre os procedimentos agendados. Isso tem utilidade para quem faz planos de tratamentos, podendo fazer com que seja cobrado dos pacientes por cada procedimento realizado, desde que este foi vinculado a uma agendamento.

Nesta página de cadastro também haverá o campo de execução, aqui poderá informar o local que será feito o procedimento, assim como, os profissionais responsáveis e horários previstos para a realização. Veja exemplo abaixo:

O valor do orçamento tem como base os valores dos procedimentos adicionados. Para adicionar um procedimento diferente, basta clicar no botão adicionar procedimento e preencher os campos requisitados da janela que será aberta. Você pode adicionar cada um unitariamente ou importar pacotes de procedimentos já cadastrados. Veja abaixo:

Ao clicar no botão para adicionar, a seguinte tela será aberta para você inserir o procedimento. Veja abaixo o detalhamento de cada campo desta etapa:

Os procedimentos podem ser aqueles já cadastrados em sua clínica ou procedimentos avulsos, inseridos naquele momento.

1 | Na primeira situação, digite o nome do procedimento e selecione o correspondente na caixa de buscas que será aberta; na segunda, simplesmente digite o nome do procedimento (não será feito um novo cadastro);

2 | Nos procedimentos já cadastrados o valor unitário também será preenchido (esse valor pode ser editado, não alterará o valor cadastrado).

Nesta mesma tela também pode-se escolher a quantidade de liberações para determinado procedimento (caso o profissional precise de várias visitas do paciente ao consultório para continuidade do atendimento iniciado).

Para isso a alteração deve ser feita no campo conforme imagem abaixo:

Importante: Não vai ter a opção de selecionar a quantidade liberada quando a geração do financeiro estiver por agendamento. Para agendar duas vezes um procedimento na agenda é preciso adicionar o mesmo procedimento duas vezes no orçamento deixando a quantidade 1 salvando e adicionando os outros procedimentos da mesma maneira.

Caso o procedimento seja realizado por terceiros, esta opção deverá ser ativada como sinalizado na imagem de exemplo abaixo:

Lembrando que os procedimentos realizados por terceiros não são cobrados pela clínica e aparecerão zerados na aba de procedimentos. Caso não seja esse o cenário da clínica e os procedimentos serão realizados pela mesma, deverá ser cobrado.

Da mesma forma que procedimentos, poderá inserir no orçamento produtos que serão necessários durante o atendimento, veja abaixo onde adicionar:

Importante: Orçamentos aprovados não são passíveis de alteração de valores,
somente poderão ser editados dados que não envolvam estatísticas financeiras.

Os valores totais serão calculados automaticamente durante a elaboração do orçamento, nele constarão os valores dos procedimentos, produtos. Os descontos ou os acréscimos poderão ser adicionados neste quadro de totais, veja exemplo abaixo:

Na etapa de finalização da elaboração do orçamento será necessário definir as condições de pagamento. Aqui definirá a data do primeiro pagamento, terá um resumo dos valores, será definido a forma de pagamento (documento) e se será à vista ou parcelado.

Se o paciente optar por parcelar o valor, indique o número de parcelas e clique em adicionar parcelas. Fazendo isso, as parcelas serão geradas automaticamente já com os valores divididos e com as respectivas datas para pagamento. Veja no exemplo abaixo:

Ao final do orçamento, terá um quadro de opções onde consta a situação do orçamento, ali poderá marcar como aberto, perdido ou aprovado. Desta forma poderá monitorar os orçamentos realizados e atualizar sempre que a situação mudar.

Ao marcar o orçamento como aprovado, significa que o paciente aceitou o mesmo e dará andamento com o procedimento; caso o paciente não aceite, marque como perdido e indique o motivo da desistência, seguido da data que foi dado o retorno.