No dia a dia, o uso do sistema pode ser impactado por pequenos hábitos que passam despercebidos, mas que fazem toda a diferença na usabilidade. Na maioria dos casos, pequenos ajustes nas práticas do dia a dia já são suficientes para transformar a experiência de uso da plataforma.
A seguir, destacamos 5 hábitos que prejudicam o uso do sistema na seção de Colaboradores, e como ajustá-los para otimizar suas rotinas e demandas.
1. Importar dados de colaboradores de forma incorreta
Criar ou atualizar colaboradores via planilha é uma forma muito mais ágil do que fazer isso manualmente. No entanto, é fundamental seguir o padrão exigido pelo sistema para que a importação ocorra sem erros. Atenção às regras:
Baixe o arquivo modelo de importação para começar;
Mantenha a primeira linha da planilha modelo intacta, não a exclua nem a edite;
Não exclua colunas. Se não quiser preencher um campo, simplesmente deixe-o em branco e pule para o próximo;
O arquivo deve estar no formato .csv;
E-mails já cadastrados terão seus dados atualizados, não haverá duplicação;
O e-mail de boas-vindas não será reenviado para colaboradores que tiverem apenas o e-mail atualizado;
Verifique se há caracteres especiais nos dados e remova-os antes de importar;
Não deixe campos obrigatórios em branco.
Leia a coleção completa desta tela aqui.
2. Acessar o sistema com dados de login incorretos
O colaborador pode enfrentar dificuldades para acessar o sistema em algumas situações. Veja as mais comuns:
Tentar acessar com uma senha antiga ou expirada;
Estar com o perfil desativado no sistema;
Possuir algum bloqueio no e-mail cadastrado;
Tentar realizar login com um e-mail diferente do cadastrado;
Acessar o sistema pelo link incorreto.
Leia a coleção completa desta tela aqui.
3. Login via SSO e solicitação de senha de acesso
Mesmo que os colaboradores realizem o acesso ao sistema por meio de SSO, ainda existe uma política de renovação periódica de senha aplicada à plataforma.
No momento do cadastro, cada colaborador recebe uma senha individual vinculada à sua conta. Essa senha é necessária não apenas como alternativa de acesso, mas também para garantir a integridade das credenciais em situações específicas, como falhas no SSO, acessos diretos ou validações internas.
Como parte das diretrizes de segurança da informação, a plataforma exige a atualização periódica dessa senha. Essa medida tem como objetivo reduzir riscos relacionados a credenciais comprometidas e acessos indevidos, mantendo a conformidade com as boas práticas de segurança, mesmo quando o método de autenticação mais utilizado no dia a dia é o SSO.
Leia como funciona a validação de senhas do sistema aqui.
4. Pular etapas do treinamento sem finalizar os módulos
Um hábito que pode gerar bastante frustração é acessar um treinamento e não conseguir avançar nos módulos. Para evitar isso, fique atento aos pontos abaixo:
Não deixe o treinamento para o último dia do prazos - imprevistos podem comprometer a conclusão;
A pontuação mínima para avançar é de 80% - caso não seja atingida, não será possível prosseguir para as próximas etapas;
Fique atento ao botão "Concluir" - muitos colaboradores não percebem que precisam clicar nele ao final do módulo, o que impede o avanço para a próxima etapa;
O botão "Ver respostas" não é o gabarito - em testes com nota, a plataforma exibe apenas as respostas fornecidas pelo colaborador para revisão, mas o gabarito correto não é disponibilizado;
O certificado de conclusão pode levar algum tempo para ser emitido - mas não se preocupe, a data de finalização registrada será sempre a do dia em que o treinamento foi concluído.
Leia a coleção completa desta tela aqui.
5. Não acessar o sistema para conferência das obrigações
Por vezes, o colaborador deixa de acessar o sistema diariamente para conferir suas demandas, aguardando o recebimento de um e-mail de solicitação.
No entanto, é importante destacar que, independentemente do envio de notificações por e-mail, todas as demandas atribuídas ao colaborador estarão disponíveis na plataforma. O e-mail atua apenas como um facilitador, e não como condição para que as atividades estejam visíveis ou disponíveis para execução.
As demandas podem ser acompanhadas diretamente pelo painel de controle, que centraliza as principais informações do dia a dia, ou dentro de cada seção do menu, onde as atividades ficam organizadas por tipo. Por isso, acessar a plataforma com regularidade é essencial para manter o acompanhamento das obrigações em dia e evitar atrasos ou pendências.
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