Para que a rotina de compliance seja eficaz, é essencial que os colaboradores se envolvam ativamente no sistema, já que desempenham um papel fundamental na colaboração e no cumprimento das obrigações e atividades relacionadas ao time de Compliance.
Neste artigo, exploraremos as ferramentas disponíveis para os colaboradores e suas principais funções.
Painel de Controle
O Painel de Controle é a área inicial da visão do colaborador, projetada para centralizar todas as suas demandas em um só lugar. Ao acessar o sistema, é possível visualizar, de forma resumida, tudo que exige atenção: documentos pendentes de aceite, treinamentos a realizar, formulários para preencher, tarefas atribuídas, atividades em aberto e registros a reportar ao time de Compliance.
Para ter uma visão mais ampla de cada área, utilize o botão "Ver Todos" dentro de cada cartão, ou acesse diretamente pelo menu à esquerda da tela.
⚠️ No primeiro cartão do Painel de Controle aparecerá o nome do responsável pelo Canal de Compliance, este é o contato indicado pelos administradores do sistema para auxiliar o colaborador sempre que surgir qualquer dúvida ou dificuldade.
Aceites de Documentos
Esse campo é destinado para contribuição do colaborador na validação de documentos atribuídos à ele. Sempre que um documento é enviado para receber seu "de acordo" ele aparecerá na seção "Aceite de Documentos", sendo organizado nas seguintes abas:
Pendente(s): Campanhas ainda pendentes de assinatura.
Aceito(s): Campanhas de documentos aceitas.
Recusado(s): Aceites recusados.
Todos: Todas as campanhas, independente do seu status.
⚠️ Assim que o documento é assinado, o status é atualizado automaticamente de 'Em Aberto' para 'Concluído'. Caso haja alguma objeção ao conteúdo do documento, consulte este material para entender como realizar a recusa.
Reportes de Compliance
Os Reportes de Compliance são registros criados no sistema, chamados de Eventos, que podem ser criados pelo próprio colaborador ou disponibilizados pelos membros para algum tipo de colaboração.
Sempre que precisar solicitar, evidenciar ou comunicar alguma informação ao time de Compliance, o colaborador pode criar um evento de duas formas: clicando em "Criar" nos atalhos do Painel de Controle, ou acessando diretamente a seção de Reportes de Compliance.
⚠️ Os eventos podem ser gerados a partir de praticamente qualquer tela do sistema, ou seja, um aceite de documento, um treinamento ou um formulário, por exemplo, todos se tornam dossiês do evento que podem ser acompanhados, comentados e utilizados como repositório de evidências.
Aprenda mais sobre 'Reportes de Compliance' neste material!
Tarefas
Nesta seção ficam organizadas todas as checklists atribuídas ao colaborador, ou seja, todos os planos de ação criados pelos membros cuja responsabilidade de cumprimento foi delegada ao colaborador.
Ao clicar no título de uma tarefa, um painel lateral será aberto com o prazo, a descrição e um campo de discussão para troca de informações sobre a demanda.
Ao finalizar, basta clicar em "Concluir tarefa". Aprenda mais detalhes sobre checklists neste material.
Treinamentos
Nesta seção, ficam localizados todos os treinamentos que o membro atribuiu para o colaborador realizar, tanto os pendentes como também os já concluídos.
Assim que um treinamento é finalizado, o certificado correspondente fica disponível para download em "Baixar Certificado".
⚠️ O sistema pode levar alguns minutos para processar o certificado, mas assim que estiver pronto, ele ficará disponível tanto na visão do colaborador quanto automaticamente para os membros.
Agenda Regulatória
A Agenda é uma das seções mais importantes no dia a dia do colaborador, pois ela exige atenção constante e ações recorrentes. Nesta seção, o colaborador encontra todas as atividades que foram atribuídas para ele como responsável. É crucial que ele acompanhe as movimentações, adicione evidências, e fique atento aos prazos de conclusão atribuídos a cada tarefa.
Ao clicar sob o título de alguma atividade, o colaborador encontrará todas as informações necessárias para concluí-la e, caso tenha dúvidas, ele conseguirá mencionar o time utilizando o campo 'Discussão' dentro do dossiê de cada uma.
Biblioteca de Documentos
Na Biblioteca estão disponíveis todos os documentos compartilhados por membros do sistema, como políticas, manuais, procedimentos internos, entre outros. Os documentos permitidos ficam acessíveis ao colaborador, possibilitando que ele os consulte sempre que necessário.
Formulários
A colaboração em formulários ocorre por meio do preenchimento destes. O colaborador não tem permissão para criar novos formulários, mas pode preencher aqueles que foram solicitados ou que estão disponíveis para resposta a qualquer momento, entenda mais aqui.
Se houver um formulário pendente de preenchimento, ele aparecerá na seção "Pendentes" e, depois de preenchido, o colaborador pode acessar algumas opções no campo de "Ações", como:
Visualizar: Acessar o formulário preenchido.
Imprimir: Gerar uma cópia do formulário.
Baixar Respostas: Baixar as respostas enviadas em formato PDF.
Ao clicar no título de um formulário preenchido, o colaborador será direcionado ao seu dossiê. Nessa página, ele poderá ver detalhes sobre o status do formulário, revisar as respostas fornecidas e acessar informações enviadas pelo time de compliance através do campo de 'Discussão'.
Central de Ajuda
Este é o último ícone do menu do colaborador, que permite que ele obtenha informações e expanda seu conhecimento sobre o sistema de forma autônoma, sem depender tanto do seu time.
Em nossa Central de Ajuda, há um acervo completo sobre cada aspecto do sistema e da Visão de Colaborador, oferecendo suporte e esclarecimento sobre todas as funcionalidades disponíveis.
💡Ficou com alguma dúvida? Nos chame pelo chat ou envie um e-mail para suporte@compliasset.com.