Para que a rotina de compliance seja eficaz, é essencial que os colaboradores se envolvam ativamente no sistema, já que desempenham um papel fundamental na colaboração e no cumprimento das obrigações e atividades relacionadas ao time de Compliance.
Neste artigo, exploraremos as ferramentas disponíveis para os colaboradores e suas principais funções.
➡️Painel de Controle
O 'Painel de Controle' é a área inicial de visualização do colaborador, projetada para centralizar as informações de forma mais simplificada. Ao acessar o sistema, os colaboradores podem ver, de forma resumida, todas as atribuições e responsabilidades que exigem sua atenção e contribuição.
Para ter uma visão ampla sobre alguma área específica, dentro de cada cartão fica localizado o botão ''Ver Todos'' para acessá-los, e também listados no menu à esquerda da tela.
Além disso, o colaborador tem acesso ao contato principal do canal de compliance, ou seja, a pessoa responsável por auxiliá-lo em caso de dúvidas ou apoio relacionado às suas atribuições no sistema.
➡️Aceite de Documentos
Esse campo é destinado para contribuição do colaborador na validação de documentos atribuídos à ele. Sempre que um documento é enviado para receber seu "de acordo" ele aparecerá na seção "Aceite de Documentos", sendo organizado nas seguintes abas:
Pendente: Aceites ainda pendentes.
Aceito: Aceites já concluídos.
Recusado: Aceites recusados.
Todos: Todas os Aceites de Documentos, independente do seu status.
➡️Reportes de Compliance
Os Reportes de Compliance são Eventos criados pelo próprio colaborador ou aqueles que os membros compartilharam e atribuíram como responsável.
Sempre que precisar solicitar, evidenciar ou comunicar alguma informação ao time de Compliance através do sistema, o colaborador deve utilizar esta funcionalidade, clicando em "Criar" na seção "Atalhos", localizado no Painel de Controle.
Os eventos também são organizados por status, que mudam conforme o time de compliance faz a devida tratativa.
Para eventos como treinamentos, por exemplo, o status é atualizado automaticamente conforme o colaborador avança no processo, uma vez que o progresso depende exclusivamente da evolução do colaborador.
Aprenda mais sobre 'Reportes de Compliance' neste material!
➡️Treinamentos
Nesta seção, ficam localizados todos os treinamentos que o membro atribuiu para o colaborador realizar.
Assim que um treinamento é concluído, o certificado correspondente fica disponível para download em "Baixar Certificado".
➡️Agenda Regulatória
A Agenda é uma das seções mais importantes no dia a dia do colaborador, pois ela exige atenção constante e ações recorrentes. Nesta seção, o colaborador encontra todas as atividades que foram atribuídas para ele como responsável. É crucial que ele acompanhe as movimentações, adicione evidências, e fique atento aos prazos de conclusão atribuídos a cada tarefa.
Ao clicar sob o título de alguma atividade, o colaborador encontrará todas as informações necessárias para concluí-la e, caso tenha dúvidas, ele conseguirá mencionar o time utilizando o campo 'Discussão' dentro do dossiê de cada uma.
➡️Biblioteca de Documentos
Na Biblioteca estão disponíveis todos os documentos compartilhados por membros do sistema, como políticas, manuais, procedimentos internos, entre outros. Os documentos permitidos ficam acessíveis ao colaborador, possibilitando que ele os consulte sempre que necessário.
➡️Formulários
A colaboração em formulários ocorre por meio do preenchimento destes. O colaborador não tem permissão para criar novos formulários, mas pode preencher aqueles que foram solicitados ou que estão disponíveis para resposta a qualquer momento, entenda mais aqui.
Se houver um formulário pendente de preenchimento, ele aparecerá na seção "Pendentes" e, depois de preenchido, o colaborador pode acessar algumas opções no campo de "Ações", como:
Visualizar: Acessar o formulário preenchido.
Imprimir: Gerar uma cópia do formulário.
Baixar Respostas: Baixar as respostas enviadas em formato PDF.
Ao clicar no título de um formulário preenchido, o colaborador será direcionado ao seu dossiê. Nessa página, ele poderá ver detalhes sobre o status do formulário, revisar as respostas fornecidas e acessar informações enviadas pelo time de compliance através do campo de 'Discussão'.
➡️Central de Ajuda
Este é o último ícone do menu do colaborador, que permite que ele obtenha informações e expanda seu conhecimento sobre o sistema de forma autônoma, sem depender tanto do seu time.
Em nossa Central de Ajuda, há um acervo completo sobre cada aspecto do sistema e da Visão de Colaborador, oferecendo suporte e esclarecimento sobre todas as funcionalidades disponíveis.
💡Ficou com alguma dúvida? Nos chame pelo chat ou envie um e-mail para suporte@compliasset.com.