7 Funcionalidades Coringas na Seção de Relacionados

Existem funcionalidades que podem passar despercebidas na correria do dia a dia. Pensando em otimizar a rotina de compliance, o Compliasset conta com atalhos e recursos que facilitam a organização das demandas e tornam as atividades mais ágeis e eficientes na seção de relacionados que contempla os Colaboradores, Fundos, Investidores e Terceiros.

Neste artigo, apresentaremos 7 funcionalidades que podem fazer a diferença na sua rotina. Continue a leitura e descubra como aproveitá-las ao máximo!

É comum que, no dia a dia, colaboradores procurem o time de Compliance para reportar dificuldades de acesso, seja por não se recordarem da senha cadastrada, seja por senha expirada ou até por não terem recebido o e-mail de boas-vindas.

Para resolver essa situação, dentro do perfil de cada colaborador, existe o botão "Reenviar", que encaminha um e-mail de boas vindas com uma senha temporária para acesso!

Confira as orientações para login aqui.

Sabemos que aquele que tem perfil de colaborador colabora com aquilo que lhe é demandado mas, para que isso aconteça, é necessário que ele tenha acesso às informações certas. Como o colaborador possui acesso restrito no sistema, limitado a determinadas seções, existe uma forma específica de conceder essa visibilidade: o campo de 'Permissão de Acesso'.

Presente nos perfis de Fundos, Investidores ou Terceiros, esse campo permite vincular um colaborador àquele cadastro específico. Com isso, ele passa a visualizar as informações daquele perfil e consegue colaborar com as demandas a ele direcionadas por um período definido ou por um prazo indeterminado.

Confira aqui como enviar a permissão de acesso em diferentes perfis!

O perfil do colaborador vai além dos dados cadastrais básicos e conta com áreas que podem otimizar bastante a rotina do time de compliance, entre elas, os campos de Mandatos e Certificações.

Em mandatos, é possível documentar o cargo e os poderes de atuação do colaborador dentro da empresa, com período de vigência definido.

Já em certificações, registra-se as credenciais profissionais do colaborador com datas, número de registro e anexo da certificação e ainda é possível vincular períodos de pontuação (PEC) a cada certificação, acompanhando o cumprimento das exigências ao longo do tempo.

Confira nos links abaixo como vincular mandatos e certificações nos perfil do colaboradores!

A consulta reputacional é uma ferramenta essencial no dia a dia do time de compliance, determinante em contratações, acompanhamentos de terceiros, colaboradores e demais processos. Pensando nisso, o sistema conta com o campo de Dossiê Reputacional, integrado ao Data Engine e disponível em qualquer dossiê do sistema.

Isso significa que, ao acessar uma atividade da agenda, uma obrigação estrutural, um evento ou o perfil de um fundo, investidor, colaborador ou terceiro, o campo de Dossiê Reputacional estará disponível para pesquisas.

Entenda sobre a consulta reputacional neste material.

Por vezes, enquanto trabalhamos dentro de um perfil de colaborador, fundo, investidor ou terceiro, nos lembramos de uma ação que ocorreu ou que precisa acontecer e que envolve aquele cadastro. Sabemos que o registro adequado para isso é um evento, mas sair da tela para criá-lo em outro lugar pode tomar mais tempo do que gostaríamos.

Por isso, dentro de todo perfil existe a opção "Criar Evento". Ao utilizá-la, é possível registrar o evento normalmente com todos os dados necessários e o perfil de origem já virá automaticamente preenchido como parte envolvida, sem a necessidade de buscá-lo manualmente.

Com a saída de um colaborador da instituição, surge uma dúvida comum: o que acontece com as demandas que ele conduzia?

Para isso, dentro do cadastro de cada colaborador há o campo 'Superior Imediato', que não serve apenas para registrar a hierarquia da equipe. Ao desativar o acesso de um colaborador, o superior imediato cadastrado assume automaticamente a responsabilidade pelas demandas que estavam sob sua responsabilidade.

Ao cadastrar um terceiro no sistema, o perfil apresenta o Painel de Due Diligence, que permite iniciar o processo de coleta de documentação ainda na fase de seleção, antes de qualquer contratação. No painel, configura-se o questionário a ser enviado, o prazo de resposta e lembretes automáticos de cobrança caso o terceiro não retorne dentro do prazo. Ao iniciar o processo, o terceiro recebe um e-mail com o link para preenchimento e a documentação retornada fica disponível dentro do sistema para avaliação do time responsável.

Quando o terceiro avançar para a contratação, basta atualizar a situação para "Contratado" e definir a periodicidade de revisão para que o sistema automatize os próximos ciclos de DDQ.

Conheça mais sobre esta funcionalidade aqui.