Por onde começar: estruturando o compliance no sistema

Iniciar um programa de compliance exige organização, clareza de prioridades e consistência ao longo do tempo. O Compliasset pode ser um importante aliado nesse processo, e entender por onde começar dentro do sistema faz toda a diferença para aproveitar bem cada funcionalidade.

Neste guia, apresentamos as etapas que costumam nortear esse início, pensando em como cada área do sistema pode apoiar a construção do seu programa. Continue a leitura para saber mais!

Comece pelas pessoas: o cadastro de relacionados

Antes de qualquer ação de compliance ganhar forma, é importante saber com quem você está lidando. Colaboradores, fundos, investidores e terceiros, cada um desses públicos tem um papel e um nível de envolvimento diferente no programa.

Cadastrar os relacionados logo no início é estratégico porque praticamente tudo no sistema conversa com eles: treinamentos, formulários, aceites de documentos e o registro de eventos dependem de que essas pessoas já estejam mapeadas. Além disso, ter esse cadastro organizado permite acompanhar o histórico de cada um, realizar processos de due diligence e construir dossiês quando necessário.

Revise a agenda: entenda o que chegou e o que faz sentido para sua empresa

Ao acessar a Agenda Regulatória, as atividades já estão mapeadas com base nos módulos contratados. Ainda assim, uma revisão cuidadosa é importante, pois nem tudo que está disponível necessariamente se aplica ao seu contexto desde o início.

Atividades têm prazo e recorrência, o que significa que organizá-las desde cedo, atribuindo responsáveis, ajustando prazos e arquivando o que não é pertinente, contribui para que a agenda reflita as prioridades reais do seu programa.

Uma agenda bem revisada é aquela em que o time consegue identificar o que precisa ser feito e quando, tornando o compliance parte da rotina.

Crie campanhas com propósito

Campanhas são o canal pelo qual o compliance se comunica com os colaboradores, seja por meio de um treinamento, de um aceite de política interna ou de um formulário de coleta de informações. Cada campanha deve ter um objetivo claro e um público definido.

Uma boa prática é começar pelo essencial: o que os colaboradores precisam entender, assinar ou responder para que o programa avance? O sistema permite acompanhar o andamento de cada campanha, visualizando quem já respondeu e quem ainda está pendente, o que facilita a gestão e o monitoramento das ações.

Acompanhe os processos de forma contínua

Estruturar o compliance não se encerra quando tudo está cadastrado e as campanhas estão em andamento. O acompanhamento contínuo é o que mantém o programa ativo e documentado.

Revisar periodicamente a agenda, verificar o andamento das obrigações, acompanhar os relatórios das campanhas e registrar os eventos do dia a dia são práticas que sustentam a consistência do programa ao longo do tempo, e o histórico no sistema contribui para que tudo isso fique documentado e acessível quando necessário.