A funcionalidade de Aceites de Documentos é destinada para o compartilhamento de documentos que precisam ser circulados entre os Colaboradores da empresa para receberem seu "de acordo", facilitando o envio e registro de atas de comitês, políticas, procedimentos internos, entre outros.
Confira neste artigo como realizar o envio de aceites no sistema, ou pule diretamente para o vídeo com o passo a passo.
➡️Como criar um novo Aceite de Documento?
Para criar uma nova campanha, clique em "Aceites de Documentos" no menu esquerdo da tela e acesse a opção "Novo Aceite":
Em seguida, uma tela para criação de novo evento será aberta, onde as seguintes informações devem ser preenchidas:
Natureza de Evento;
Data do ocorrido;
Data para conclusão;
Título;
Descrição, e;
Risco.
Preenchida as informações acima, chegou o momento de selecionar um ou mais documento(s) que deseja enviar aos colaboradores. Nesta opção, é possível carregar arquivos do computador ou puxá-los direto da sua biblioteca de Documentos no sistema.
Feito isso, selecione os envolvidos que precisam receber e assinar o documento, podendo incluir colaboradores ou grupos que tenham apenas colaboradores (não é possível adicionar clientes ou terceiros).
O botão "Solicitar ao(s) envolvido(s) "Li, entendi e estou de acordo" no(s) documento(s) anexo(s)" já estará automaticamente selecionado.
Para salvar e enviar a campanha, clique em "Criar Evento" ao final da página.
➡️Como acompanhar a campanha de Aceite depois de iniciado?
Para acompanhar e visualizar todas as campanhas de aceite de documentos já criadas no sistema, acesse "Aceites de Documentos" no menu esquerdo da tela e clique em "Todos os Aceites":
Ao abrir essa seção, será exibido uma listagem com todas as campanhas já criadas. Confira abaixo todas as ações que podem ser realizadas nesta tela! ⬇️
1. Exportar: Ao clicar no botão indicado abaixo, uma planilha excel será preparada e enviada para seu e-mail com a relação de todas as campanhas do seu sistema.
2. Ações individuais: Ao lado dos títulos dos eventos de aceites já criados é possível: Gerar PDF, Editar Título, Cobrar Preenchimento, Excluir Campanha e Adicionar Colaborador.
3. Acompanhar o andamento individual de cada campanha: Ao clicar no título de alguma campanha, é possível visualizar todos os colaboradores que foram adicionados e acompanhar o andamento de cada um, como status do aceite, data de envio, prazo e situação (concluído, atrasado ou em aberto).
4. Reenviar convite e remover colaborador: É possível também reenviar convite para colaboradores individualmente que ainda constam como pendentes, ou excluí-los da campanha através do ícone da lixeira:
5. Filtrar: Após clicar no botão "Filtrar" é possível procurar pelas campanhas de aceites de acordo com o status e situação, entre pendente(s), aceito(s) e recusado(s).
6. Ações: Dentro da campanha, ao clicar no botão "Ações", as mesmas opções citadas no parágrafo n° 2 também estarão disponíveis.
Aceites de Documentos:
Para saber como o colaborador consegue acessar e aceitar a campanha que foi enviada, clique aqui e confira o passo a passo.
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