Sabemos que a assinatura de documentos é uma parte fundamental de qualquer programa de compliance. No entanto, existem situações em que a concordância com o conteúdo do documento pode ser questionada, surgindo dúvidas ou outras circunstâncias que tornam necessária a recusa por parte do colaborador.
Neste artigo, explicaremos como realizar a recusa de um aceite de documento recebido, com orientações sobre a melhor maneira de conduzir esse processo. Continue a leitura para saber mais!
➡️Como acessar um documento?
Todos os aceites de documentos pendentes estarão visíveis tanto no Painel de Controle na Visão do Colaborador, no cartão nomeado 'Aceites de Documentos Pendentes', quanto na seção "Aceite de Documentos", localizado no menu esquerdo da tela.
Neste cartão, serão exibidos os últimos três aceites ainda pendentes. Para acessar e visualizar de forma geral todos os pendentes e já concluídos, basta clicar em "Ver Todos".
Assim que abrir a seção, clique sobre o título do evento e siga para o próximo passo!
➡️Como recusar um documento?
Ao clicar no título, um modal será aberto automaticamente, exibindo todas as informações do aceite e o documento enviado.
Para rejeitá-lo, basta clicar no ''x'' na parte superior direita da janela. Ao realizar esta ação, o sistema reconhecerá que não houve a assinatura e o colaborador poderá seguir com a recusa, junto a uma justificativa.
Após fechar o modal, procure pelo campo "Discussão" ao final do evento e escreva um novo comentário.
É de suma importância mencionar (através do @) o time de compliance e justificar o motivo da recusa. Isso dará ao time a oportunidade de reavaliar o que foi enviado, e se for o caso, alterar o status de 'Em Aberto' para 'Não Realizado' pausando assim o envio de lembretes sobre o aceite.
➡️O que o Administrador deve fazer após a recusa ao documento enviado para o colaborador?
Toda campanha gera um evento individual para cada colaborador envolvido, permitindo que cada caso seja tratado de forma específica.
Dentro do dossiê do evento do colaborador que não assinou, é possível consultar as justificativas enviadas por ele. Nesse contexto, o membro administrador pode alterar o status do evento e adicionar suas próprias considerações nos comentários, podendo mencionar o colaborador caso queira responder a ele.
Confira a seguir alguns motivos para realizar a recusa de um documento!
Informações Incompletas: O documento não contém todas as informações necessárias ou obrigatórias.
Erros ou Imprecisões: Existem erros ou imprecisões nos dados apresentados no documento.
Não Conformidade com Normas: O documento não atende às normas ou diretrizes estabelecidas pela organização ou regulamentos aplicáveis.
Legibilidade Prejudicada: O documento está ilegível ou mal apresentado, dificultando a leitura e compreensão.
Documentação Suplementar Ausente: Faltam documentos ou anexos que devem acompanhar o principal.
Inconsistência com Outras Informações: O documento apresenta informações que são inconsistentes com outros documentos ou registros.
💡Ficou com alguma dúvida? Nos chame pelo chat ou envie um e-mail para suporte@compliasset.com