Flujo del proceso
• Proveedores: se importan automáticamente desde el SII con certificado digital, o se cargan de forma masiva o manual, incluyendo datos de facturación y transferencia.
• Maestro de artículos: se crean con SKU, código interno, descripción, moneda, tipo (venta/insumo) y categoría para reportería.
• Orden de Compra (OC): define proveedor, centro de costo, artículos/servicios, condición de pago y, si corresponde, datos de importación (transporte, aduana, contenedor).
• Recepción: genera el ingreso a inventario y stock. Solo admite recepcionar la cantidad solicitada o menos, nunca más.
• Factura: puede registrarse manualmente o referenciando un documento ya sincronizado desde el SII, que trae los datos de forma automática.
• Pago: se registra desde Tesorería (egreso), con opción de pago total, parcial o masivo (nómina) para varios proveedores/documentos a la vez.
Regla clave: cierre de la Orden de Compra
Una OC se cierra automáticamente solo cuando se cumplen dos condiciones en simultáneo: recepción 100% completa y factura 100% registrada. Si falta cualquiera de las dos, queda 'parcialmente recepcionada' o pendiente. En cualquier momento el usuario puede forzar el cierre manual desde el menú de tres puntos, independiente del estado de recepción o facturación.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cerrar una Orden de Compra (OC) sin factura o sin recepción? | Sí. Además del cierre automático, la OC puede cerrarse manualmente en cualquier momento desde el menú de tres puntos, sin importar si la recepción o facturación están completas. |
¿Cuándo se cierra automáticamente una Orden de Compra? | Solo cuando se cumplen dos condiciones a la vez: la recepción de mercadería es al 100% y la factura asociada está registrada al 100%. Si falta una recepción o factura parcial, la OC queda como 'parcialmente recepcionada' o pendiente. |
Si una OC pide 10 unidades y se reciben 6, y las 4 restantes llegan semanas después, ¿qué pasa? | La OC permanece abierta y pendiente hasta que se reciba el saldo completo y se facture en su totalidad; en cualquier momento el usuario puede forzar el cierre manual si decide no esperar el resto. |
¿Cuál es el orden correcto: primero recepción o primero factura? | No existe un orden obligatorio. Se puede registrar primero la factura y luego recepcionar, o al revés. Incluso es posible recepcionar una factura directamente sin tener una Orden de Compra asociada. |
¿Se pueden recepcionar más unidades de las solicitadas en la OC? | No. La recepción permite ingresar la misma cantidad solicitada o menos, nunca una cantidad mayor a la indicada en la Orden de Compra. |
¿Cómo se distribuyen los costos de importación (flete, aduana, derechos)? | El sistema permite distribuir por porcentaje, por monto o de forma lineal (equitativa por unidad). Para comercio exterior también existe distribución por volumen del contenedor, útil cuando los artículos ocupan espacios distintos. |
¿Es posible pagar varias facturas o proveedores en un solo movimiento? | Sí, se puede generar un pago masivo (tipo nómina) siempre que la ficha de cada proveedor tenga registrados sus datos bancarios o de transferencia. |
¿Qué se necesita para que la conciliación bancaria sea automática? | Que coincidan tres datos entre el pago registrado y el movimiento de la cartola: la fecha del comprobante contable, el monto y el banco/cuenta utilizados. |
¿Se puede registrar una factura de compra en $0? | No. El sistema exige un valor mínimo de $1 para poder registrar el documento; una factura en cero no aporta al balance ni permite guardar el registro. |
¿Qué pasa si la Orden de Compra está en UF y la factura llega en pesos? | El sistema convierte y compara ambos valores de forma proporcional. Si los montos calzan, el cierre automático procede igual que con una sola moneda; si no calzan, se debe cerrar manualmente. |
¿Cómo se sincronizan las facturas recibidas de proveedores (SII)? | Con certificado digital cargado, en 'Documentos pendientes' se indica un rango de fechas y se sincroniza; el sistema trae los documentos emitidos (facturas, notas de crédito, etc.) para integrarlos e incluso recepcionarlos si el XML llega correctamente. |
¿Dónde reviso el estado de vencimiento y morosidad con mis proveedores? | En los informes del Libro de Compras, específicamente en 'Cuentas por Pagar', que permite filtrar por proveedor, cuenta contable, tipo de documento y rango de vencimiento (vencidos, por vencer o vencidos hasta una fecha), mostrando además tramos de morosidad (0-30, 31-60, 61-90 días). |
Limitaciones y puntos a validar
• El costeo de importación por 'formato de comercio exterior' es una función contratable aparte; su disponibilidad debe confirmarse caso a caso (no está incluida por defecto).
• La automatización total de recepción y facturación (sin intervención manual) no es nativa del módulo estándar; existe una automatización avanzada de reglas de facturación en un producto complementario (Gestioner), cuyo período de prueba debe confirmarse con el equipo comercial antes de comunicarlo a clientes.
• El tratamiento de activo fijo se configura a nivel de artículo y no impacta directamente el proceso de compra; se refleja después a nivel contable.
• Esta guía documenta el comportamiento estándar mostrado en sesión de capacitación; valores por defecto (p. ej. aprobación automática de OC) pueden variar según configuración de cada suite.
Fuente: sesión de capacitación Compras y Recepción de Documentos (02-07-2026) · Revisión sugerida: próxima actualización de versión del módulo.