El ciclo comercial (Cotizaciones, Pedidos, Prestaciones y Guías de despacho) tiene una nueva versión más rápida, con filtros rápidos, exportación a Excel, trazabilidad entre documentos y los nuevos datos de transporte en las guías de despacho. La forma de crear documentos se mantiene prácticamente igual.

La cotización se crea igual que antes. Las novedades están en el listado y en la aprobación:

• Filtro rápido y más filtros en el listado (folio, estado, cliente, entre otros). Por defecto, el listado muestra solo los documentos del año en curso.

• Nuevas columnas, como estado de inventario y totales.

• Historial de aprobación: al aprobar una cotización queda registrado quién la autorizó y cuándo.

El listado de pedidos ahora muestra en qué etapa está cada pedido y permite actuar desde ahí mismo.

Seguimiento del pedido

• Columnas de estado que indican si el pedido está pendiente por despachar, pendiente por facturar o tiene prestaciones pendientes.

• Si el pedido ya fue facturado, puedes ver la factura asociada y su folio directamente.

• Documentos relacionados: muestra el recorrido completo del pedido (cotización, guías de despacho, prestaciones y factura) y lo que falta por facturar.

Nuevas acciones

• Generar orden de compra desde un pedido: selecciona los artículos del pedido y crea la orden de compra a partir de ellos.

• Exportar a Excel: descarga lo que tienes en el listado con los filtros aplicados. Incluye folio, tipo de facturación, fecha, cliente, vendedor, número de pedido, orden de compra y monto.

• Impresión en formato normal y en formato de 80 mm. El pedido no es un documento electrónico, por lo que no lleva timbre del servicio de impuestos.

• Envío por correo: el sistema trae el correo registrado en la ficha del cliente. Puedes editar el mensaje y agregar más destinatarios; el correo se envía con copia del documento en PDF.

• Campos personalizables en el pedido: tipo de facturación, comentarios, despacho, facturación y prestación.

Pedidos con artículos y servicios

Los artículos se despachan con guía de despacho y los servicios se registran como prestación.

Prestaciones

• Una prestación siempre nace desde un pedido; no se puede crear de forma independiente.

• Para crearla, busca el número de pedido, indica la fecha y un comentario. El sistema trae la información del pedido.

• Lo pendiente se puede facturar desde la misma prestación o desde el pedido.

Las guías suman nuevos filtros, control de inventario, un estado manual de entrega, los datos de transporte exigidos por la nueva resolución y facturación múltiple.

Listado y filtros

• Filtros por folio, tipo de guía, cliente, RUT, vendedor, local, fecha de emisión, estado de inventario, estado en el servicio de impuestos (aprobada o rechazada), traspaso y total.

• Exportación a Excel con los filtros aplicados.

• Columna de inventario: indica si la guía se procesó en inventario. Si hubo un error, puedes ver el detalle y reintentar el proceso.

Nuevo estado manual de la guía

La columna Estado (Pendiente, Aprobada, Anulada) la cambias tú manualmente y no depende del servicio de impuestos. Sirve para controlar la entrega: por ejemplo, dejar la guía en Pendiente hasta que el cliente confirme la recepción y luego pasarla a Aprobada para facturarla.

Datos de transporte (nueva resolución)

Para cumplir con la nueva resolución del servicio de impuestos, la guía incluye un bloque de transporte:

1. Marca el check de transporte e indica el transportista, chofer y patente del vehículo.

2. Completa ciudad y comuna de destino, fecha y hora de salida y fecha de llegada. Todos estos campos son obligatorios.

3. Puedes registrar tus transportistas con su chofer y patente; al seleccionarlos, los datos se completan automáticamente.

Esto también aplica a las guías de traspaso entre bodegas. Realizaremos un webinar específico sobre la obligatoriedad de estos campos.

Emisión y envío

• Al emitir ves el folio actual. Si necesitas un folio específico, marca el check de folio manual e indícalo.

• Campo para asociar una factura a la guía. También puedes quitar la factura asociada si la anulas.

• Envío por correo con mensaje editable, destinatarios adicionales y copia del documento.

Facturación múltiple de guías

Selecciona varias guías del mismo cliente y genera una única factura (por ejemplo, guías diarias facturadas a fin de mes).

• Si un mismo artículo aparece con el mismo precio en varias guías, se suma en una sola línea.

• Si el artículo tiene precios distintos, se mantiene en líneas separadas.

¿Cuándo tendré la nueva versión? La liberación es gradual por grupos de empresas. Se te habilitará sin necesidad de solicitarla.

¿Se elimina la versión anterior? No de inmediato. Conviven ambas durante la transición; la versión anterior se mantiene, pero las mejoras solo llegan a la nueva.

Tengo un pedido con artículos y un servicio de despacho, ¿cómo lo gestiono? Los artículos se despachan con guía de despacho y el servicio se registra como prestación del mismo pedido.

¿Los datos de transporte son obligatorios desde ya? La obligatoriedad depende de la entrada en vigencia de la resolución.