Para poder cancelar documentos que mantienen un saldo pendiente dentro del sistema, es posible realizar el pago directamente desde el módulo de Contabilidad. Este procedimiento permite regularizar saldos abiertos asociados a proveedores, honorarios u otros compromisos registrados previamente en el ERP.
Ruta de acceso
La ruta para realizar el registro de pagos por contabilidad es la siguiente:
Contabilidad > Contabilidad > Listado de documentos > Nuevo
Registro del pago
Al tratarse del registro de un pago de un documento previamente ingresado en el ERP, el movimiento contable debe realizarse mediante un comprobante de tipo Egreso (u otro tipo de comprobante que la empresa tenga definido para pagos), ya que corresponde a una salida de dinero de la empresa.
El registro contable se realiza de la siguiente forma:
Se debe indicar la cuenta contable que mantiene el saldo pendiente que se desea cancelar, por ejemplo:
Proveedores nacionales
Honorarios por pagar
Liquidaciones por pagar
Otras cuentas por pagar
Al seleccionar la cuenta contable con saldo, el sistema solicitará los análisis correspondientes al documento a cancelar.
En esta sección se debe digitar el RUT de la persona, proveedor o trabajador al cual se desea realizar el pago.
Luego, se debe presionar la opción Cancelar documento y realizar la búsqueda, lo que traerá todos los documentos asociados al RUT ingresado.
Se debe seleccionar el documento que se desea cancelar; el sistema traerá automáticamente la información del documento seleccionado. Luego, se podrá editar el valor a pagar, si corresponde, y continuar con el registro de la contrapartida.
Como contrapartida, se debe utilizar la cuenta desde donde se realiza el pago, por ejemplo:
Banco
Caja
Cuenta de efectivo u otra similar
En el caso de utilizar una cuenta bancaria, si esta posee análisis bancario configurado, el sistema solicitará indicar:
El tipo de movimiento bancario (al tratarse de un pago, corresponde a un cargo).
De esta forma, el documento quedará correctamente pagado o parcialmente pagado, según el monto registrado.
Consideraciones importantes
El pago puede ser total o parcial, dependiendo del monto ingresado en el comprobante.
Es importante seleccionar correctamente la cuenta con saldo pendiente para que el sistema aplique el pago de forma adecuada.
En caso de que la cuenta contable tenga análisis asociados (como centro de negocio, documento u otros), estos deberán ser completados según la configuración de la cuenta.
Este procedimiento permite mantener la contabilidad actualizada y reflejar correctamente los pagos realizados a través del módulo contable.