El ingreso de caja chica corresponde al registro contable mediante el cual se asignan fondos a una caja chica, con el objetivo de disponer de efectivo para gastos menores y operativos de la empresa.
Este proceso permite reflejar correctamente el traspaso de dinero desde una cuenta principal (generalmente banco) hacia la cuenta de caja chica, manteniendo el control contable del efectivo disponible.
Ruta de acceso
Para registrar el ingreso de una caja chica por contabilidad, debe seguir la siguiente ruta:
Contabilidad > Contabilidad > Listado de documentos > Nuevo
Registro del ingreso de caja chica
Al tratarse del ingreso de fondos a la caja chica, el movimiento contable debe realizarse mediante un comprobante de tipo Traspaso (o el tipo de comprobante definido por la empresa para este fin), ya que no corresponde a un ingreso ni a un egreso definitivo, sino a un movimiento interno de fondos.
El registro contable se realiza de la siguiente forma:
Se debe seleccionar la cuenta contable de Caja Chica (activo), por ejemplo:
Caja chica
Caja
Al seleccionar la cuenta contable, el sistema solicitará los análisis correspondientes, si la cuenta los tiene configurados. Como recomendación, es ideal asignar una ficha de empleado como análisis, de modo que la caja chica quede claramente asociada a un responsable.
Una vez ingresados los análisis solicitados, se debe digitar el monto que se desea asignar a la caja chica.
Como contrapartida, se debe utilizar la cuenta desde donde se entregan los fondos, generalmente:
Banco a elección
En el caso de utilizar una cuenta bancaria, si esta posee análisis bancario configurado, el sistema solicitará indicar:
El tipo de movimiento bancario, que al tratarse de una salida de dinero corresponde a un cargo.
Una vez registrado el comprobante:
El saldo quedará disponible en la cuenta de Caja Chica para el registro de gastos menores.
El banco o cuenta de origen reflejará la disminución del saldo correspondiente al monto transferido.
Consideraciones importantes
Se recomienda utilizar un comprobante de tipo Traspaso para mantener una correcta clasificación del movimiento.
El monto asignado a la caja chica puede ser repuesto periódicamente, siguiendo el mismo procedimiento.
Los gastos asociados a la caja chica deberán registrarse posteriormente contra la cuenta de caja chica.
Si las cuentas utilizadas poseen análisis adicionales (centro de negocio, documento u otros), estos deberán completarse según su configuración.
Este procedimiento permite llevar un control adecuado de los fondos asignados a la caja chica dentro del sistema contable.