En cualquier empresa que utilice un sistema ERP, gestionar quién tiene acceso al sistema y qué pueden hacer dentro de él es crucial para mantener la seguridad de la información y asegurar una operación eficiente. Estos pasos asegurarán que cada usuario tenga el acceso adecuado para sus funciones dentro de la empresa, contribuyendo así a una mejor seguridad de los datos y eficiencia operacional.
Ir al Módulo de Administración: Una vez dentro del sistema, busca el módulo de "Administración Usuarios".
Crear Nuevo Usuario:
Busca una opción que diga "Nuevo".
Completa los campos requeridos para el nuevo usuario, como:
Código identificador del usuario
Nombre y apellido
Dirección de correo electrónico
Teléfono
Cargo
Contraseña
Definir roles del usuario:
Jefe de Proyecto: Responsable de la implementación y operación del sistema Defontana. Supervisa el progreso del proyecto y coordina entre los diferentes equipos para asegurar que el sistema cumpla con los requisitos y objetivos empresariales.
Adicionalmente, debes considerar que a este rol no se le puede limitar accesos en los permisos, ya que, funciona igual que el usuario administrador.
Representante Técnico: A cargo de resolver las situaciones técnicas relacionadas con el acceso y la funcionalidad del sistema ERP Defontana. Este rol es clave para asegurar que todos los usuarios puedan acceder sin problemas al sistema y que cualquier incidencia técnica se resuelva rápidamente.
Representante Financiero: Responsable de la gestión de facturas dentro del sistema ERP Defontana. Este rol implica asegurar que todas las transacciones financieras sean procesadas correctamente y que los reportes financieros estén disponibles y sean precisos.
Representante Legal: Actúa como el enlace legal del cliente dentro del sistema ERP. Se asegura de que todas las operaciones cumplen con la legislación vigente y maneja cualquier asunto legal que pueda surgir en el uso del sistema.
Otro: Este campo permite la inclusión de roles adicionales.
Asignar Permisos: Define qué permisos o roles específicos tendrá este nuevo usuario. Esto puede incluir acceso a módulos particulares como finanzas, ventas, recursos humanos, etc.
Guardar y Confirmar: Guarda la configuración y asegúrate de informar al nuevo usuario sobre sus credenciales y el procedimiento para iniciar sesión por primera vez, incluyendo el cambio de la contraseña inicial si es necesario.
Capacitación: Considera proveer al nuevo usuario la capacitación necesaria sobre cómo utilizar el ERP de manera efectiva, posiblemente mediante la Academia Digital.