En primer lugar, es importante considerar que para la construcción del importador contable debes tener actualizado tu plan de cuentas.
Para comenzar a trabajar en los movimientos mensuales, te recomendamos descargar el plan de cuentas actualizado de tu sistema de ERP Defontana, ya que te será de gran ayuda para completar el importador.
En segundo lugar, debemos descargar desde Importadores > Comprobantes Contables > Descargar plantilla y ejecutar el siguiente documento de Excel para comenzar a ingresar la información.
Importador “Comprobantes contables”
Plan de cuentas
En tercer lugar, comenzarás a completar las columnas con la siguiente información en el archivo “Comprobantes contables”.
Número: Colocar una “A”, para que el sistema tome el correlativo automatizado de cada comprobante contable.
Ej.:
Tipo de comprobante: Indicar el código del comprobante que deseas registrar. Para revisar los códigos en el sistema, debes ir a Configuración > Contabilidad > Tipos de comprobantes.
Supongamos que vamos a registrar masivamente los gastos de la semana.
Estos gastos se pagaron de la siguiente forma:
Artículos de Oficina: Cuenta corriente empresa.
Bencina: Caja Chica.
Peajes: Fondos por Rendir.
Considerado esto, los movimientos contables para el punto 1 y 2 serán comprobantes de Egreso, ya que saldrán directamente desde la empresa. Por otro lado, peajes será un comprobante de traspaso dado que, se debe traspasar el gasto del colaborador a la empresa y aun no se ha efectuado la salida de dinero por parte de la empresa.
Por lo tanto, si buscamos en nuestro sistema los códigos.
Y los transcribimos en el importador contable, considerando que por cada gasto, tenemos la contrapartida (pago del gasto) para la construcción correcta del asiento contable.
Moneda comprobante: Si alguna de las cuentas consideradas en la apertura tiene análisis por Moneda de referencia, debes colocar el código de la moneda. El código de la moneda lo puedes encontrar en Configuración > General > Monedas > Ingresar a la carpeta de la moneda.
En este caso, si contamos con multimoneda debemos indicar la moneda principal para los comprobantes, y más adelante nos pedirá la moneda secundaria. Por el contrario, si no utilizamos multimoneda podemos dejar en blanco el campo, y se considerará la moneda principal de la empresa.
Fecha: Indicar la fecha contable donde se desea registrar la apertura, el cual sería al comienzo del año. Formato fecha (DD-MM-AAAA)
Ej.:
Línea: Es el número de líneas por cada comprobante contable. Es decir, para el registro contable de combustible, el asiento se compone de la cuenta de gasto y caja chica, por ende, son dos líneas (1 y 2).
Ej.:
Cuenta: Indicar el número de la cuenta contable a utilizar, que encontraremos en el plan de cuentas según familia y subfamilias.
Por lo tanto, debemos buscar en el plan de cuentas los códigos de estos gastos y pagos respectivos, para posteriormente pegarlas en el archivo “movimientos contables” sin puntos.
¡Importante! Para eliminar los puntos de manera masiva debes seleccionar las celdas e ir a la pestaña Inicio > Buscar y seleccionar > Reemplazar.
Indicar en el campo buscar, punto“.” y en reemplazar, dejamos en blanco. Luego, pinchamos en el botón buscar todos y posteriormente, reemplazar todos.
Comentario: Indicar nombre de la cuenta contable como sugerencia, o bien dejar en blanco, ya que es un campo opcional de rellenar. Esta información se verá reflejada por cada línea de detalle del comprobante contable.
Comprobante contable con comentarios:
Importador:
Glosa: Es un campo opcional de completar, y se mostrará de manera generalizada en el comprobante contable.
Debe y Haber principal/secundaria: Monto de apertura de la cuenta contable según corresponda. En el caso de indicar montos en moneda secundaria, debes ingresar la tasa de cambio del movimiento. Si cuentas solo con moneda principal, dejar en blanco la moneda secundaria.
¡Importante! La sumatoria del debe tiene que ser igual a la del haber.
Ej.:
Tasa cambio: Indicar el tipo de cambio del día siempre y cuando exista moneda secundaria, de lo contrario dejar en blanco.
Análisis de cuentas contables.
Estos campos aplican según el análisis que tenga activo cada cuenta contable. En el caso contrario, dejar en blanco.
Código Ficha: Este campo aplica para cuentas que tengan análisis por clientes, proveedores, personas o empleado.
Ej.: Considerando el caso ejemplo, debemos revisar en el plan de cuentas cuales poseen análisis por ficha. Para esto, utilizaremos el archivo Excel y filtraremos las cuentas contables que estamos utilizando.
Acá se puede observar que, caja chica y fondos por rendir tiene análisis activo por ficha. Por ende, en el importador contable colocaremos el código (RUT) de cada empleado.
Por lo tanto, el importador quedaría de la siguiente forma.
¡Advertencia! Debes considerar que, los empleados deben estar creados en el sistema.
Cancelar documento: Si se esta pagando un documento de compras o ventas debes colocar un SI, para que la cuenta por pagar o cobrar en los reportes quede saldada. En este caso ejemplo no aplica por lo tanto debemos dejarlo en blanco.
Tipo de documento: Es el código del documento tributario creado en el sistema de ERP. Puedes encontrar los códigos en la siguiente ruta Configuración > Compras y Ventas > Listado de tipos de documentos.
Es importante destacar que, para diferenciar los documentos de compras y ventas debemos considerar la columna Comp. Asociado. Donde para los documentos de ventas comienzan con Vta y para los documentos de compras con Cpra.
A continuación, revisaremos el plan de cuentas para verificar si las cuentas implicadas en este caso ejemplo, tiene activo el análisis por documento.
Se puede observar que, para el análisis en cuestión no aplican las cuentas contables del caso ejemplo, por lo tanto, debemos dejar en blanco los campos de la columna Tipo de documento.
Número de Documento: Colocar el número del documento tributario. Considerando el punto anterior, se debe dejar en blanco la columna.
Serie del documento: Es un campo opcional, en el cual podemos detallar la serie del documento emitido. Por lo tanto, lo dejaremos en blanco.
Vencimiento de documento: Este dato, depende de la condición de pago/cobro indicado en el documento emitido/recepcionado. Sin embargo, esto se encuentra relacionado con documentos tributarios, los cuales no existen en este caso ejemplo.
Entonces, el importador queda así.
Centro de Negocios: Sí la cuenta posee análisis por centro de negocios, como lo son generalmente las cuentas de gastos, debes colocar el código del centro de negocio al cual quieres distribuir ese saldo. Para conocer los códigos de los centros de negocios, debes ir a Configuración > General > Centros de Negocios.
En este caso ejemplo, revisaremos el plan de cuentas para ver que cuentas tienen activo este análisis.
Acá podemos observar, las cuentas de gastos tienen activo el análisis en cuestión, por lo tanto, debemos indicar los códigos de las respectivas áreas a las cuales vamos a reflejar los gastos.
Supongamos que, los gastos de oficina van a estar representadas en el área administrativa, y los gastos de combustible y peajes, en logística.
Por lo tanto, debemos traspasar los siguientes códigos al importador y agregar tres 0 al final.
Clasificador 1 y 2: Estos son análisis para distribuir con mayor detalle el gasto que estará relacionado a una cuenta contable. Sí tienes en la apertura alguna cuenta con este análisis activo, debes detallar el código del clasificador, el cual puedes encontrar en Configuración > Contabilidad > Clasificadores.
En este caso ejemplo, revisaremos el plan de cuentas para ver que cuentas tienen activo este análisis.
Por lo tanto, en los movimientos que implican la cuenta gastos de combustible, debemos colocar el código del clasificador según corresponda.
Tipo y número de movimiento: Estos campos aplican cuando hay comprobantes de egreso o ingreso de dinero, y el análisis que debe estar activo es, “Conciliación Bancaria”. En tipo, se debe colocar el origen del movimiento de dinero, es decir, CARGO O ABONO. Por otro lado, en el número de movimiento, debemos digitar información referencial a la transacción con la cantidad de números indicada en la parametrización del banco. Si queremos saber la cantidad de dígitos que se debe colocar, debemos ir a Configuración > Tesorería > Bancos y cuentas corrientes > Seleccionar el Banco > Editar.
Por lo tanto, si la cantidad de dígitos es 6, debemos digitar en la celda de número de movimientos ni más ni menos de 6 números. El dato por colocar, es referencial y no altera la conciliación bancaria. En ocasiones, los clientes colocan el numero de la factura, y completan con 0 para cumplir con el requisito, o bien, la fecha en la cual están realizado el movimiento.
Ej.:
El documento que se esta pagando con Banco, es la Factura N° 5008.
N° movimiento > 500800
El egreso se está registrando el 16-04-2024.
N° movimiento > 160424
Para el caso ejemplo revisaremos el plan de cuentas para verificar las cuentas que aplican con este análisis.
¡Advertencia! Debes tener parametrizada tu cuenta corriente empresa en tu sistema de ERP.
Por último, el importador quedaría de la siguiente forma.
Información adicional
Si tenemos algún análisis por ficha, y no lo tenemos en la base de datos del ERP al cliente o proveedor, podemos crearlo en el mismo archivo completando la información solicitada, desde la columna Z hasta la AE.
En cuarto y último lugar, debes guardar el archivo “Movimientos contables” en tu computador con la información proporcionada durante el proceso de rellenado, y cargar en ERP.
Para la carga de importador, debemos verificar la parametrización del archivo en ERP.
Luego debes ir a Importadores > Comprobantes contables > Buscar archivo.
Al momento de cargar el importador, el sistema comienza a revisar si esta todo correcto o hay información errónea. En caso de que exista algún error, lo indicará en la columna “estado” del archivo cargado.
Para conocer los errores que se deben corregir, debemos seleccionar desde los tres puntos y hacer clic en la opción ver detalle.
Error: Las fichas (RUT) indicadas en fondos por rendir y caja chica, no están registradas como empleados en el sistema de ERP Defontana.
Solución: Crear a los empleados en el sistema y volver a realizar la carga.
Finalmente, ya corregida la información podemos visualizar que el archivo se importó correctamente en el sistema.
Comienza a importar tu movimientos diarios, mensuales o anuales y a final de año podrás emitir tu balance sin ningún inconveniente con ERP Defontana.