La funcionalidad de duplicar comprobantes contables en DEFONTANA ERP permite a los usuarios crear nuevas entradas a partir de registros ya existentes, agilizando el proceso de ingreso de datos y minimizando errores. Esta función resulta particularmente útil cuando se deben realizar comprobantes similares con ligeras modificaciones.
Pasos para copiar un comprobante contable:
Acceso al módulo de Contabilidad:
Diríjase al módulo de Contabilidad dentro del sistema.
Navegue hasta la sección "Listado de Documentos".
Ubicación del comprobante:
Emplee los filtros disponibles para localizar el comprobante contable que desea copiar.
Puede utilizar criterios como fecha, tipo de comprobante, número de documento o usuario.
Selección del comprobante:
Una vez identificado el comprobante, haga clic en los tres puntos ubicados a la derecha de la línea correspondiente.
Opción "Duplicar":
Seleccione la opción "Duplicar" del menú desplegable.
Modificación de datos (opcional):
En la nueva ventana que se abre, puede modificar los datos del comprobante según sus necesidades. Esto incluye:
Fecha del movimiento
Tipo de comprobante
Cuentas contables
Montos al debe y al haber
Análisis de cuentas
Comentarios
Guardado del comprobante:
Si no desea realizar modificaciones, simplemente haga clic en el botón "Guardar" para crear una copia idéntica del comprobante original pero con foliación distinta. Si ha realizado cambios, revise la información cuidadosamente antes de guardar.
Beneficios de copiar comprobantes contables:
Agilización del proceso de ingreso de datos: Al copiar comprobantes existentes, se reduce el tiempo y esfuerzo dedicados a la creación de nuevos registros desde cero.
Minimización de errores: La duplicación de comprobantes ayuda a disminuir la posibilidad de errores de tipeo o inconsistencias en la información, ya que se parte de una base de datos precisa.
Eficiencia en la gestión de comprobantes similares: Esta función resulta particularmente útil cuando se deben procesar múltiples comprobantes con características similares, ya que permite crear copias base y modificarlas según sea necesario.
Recomendaciones adicionales:
Realice copias solo cuando sea necesario: Evite crear copias innecesarias de comprobantes contables, ya que esto puede sobrecargar el sistema y dificultar la búsqueda de información específica.
Mantenga una organización clara: Utilice nombres descriptivos para los comprobantes duplicados y archive las copias de manera organizada para facilitar su posterior consulta.
Verifique la precisión de los datos modificados: Al realizar cambios en los comprobantes duplicados, revise cuidadosamente la información ingresada para garantizar su exactitud.
Al aprovechar la funcionalidad de duplicación de comprobantes contables en DEFONTANA ERP, los usuarios pueden optimizar el tiempo dedicado al registro de datos, mejorar la precisión de la información financiera y agilizar la gestión contable en general.
Puedes ver el proceso en el siguiente video