El módulo de Cobranzas permite administrar de manera centralizada la gestión de cobros a clientes, el seguimiento de deudas, la emisión de notificaciones automáticas y la coordinación de cobradores o responsables de pago.
Desde el apartado de Configuración, se puede definir el comportamiento estándar del módulo dentro del sistema, estableciendo parámetros contables, operativos y de comunicación.
Estas configuraciones garantizan que el flujo de cobranzas se integre correctamente con los demás módulos del ERP y se adapte a las políticas comerciales de cada empresa.
Ruta de acceso
Para ingresar a la configuración general del módulo de Cobranzas, sigue la siguiente ruta:
Tesorería > Cobranzas (Nuevo) > Listado de Documentos > Configuraciones > Configuración General
Tipos de configuración disponibles
Desde esta sección, el sistema ofrece diferentes tipos de configuraciones que permiten personalizar el funcionamiento del módulo según las necesidades de la empresa.
A continuación, se detalla cada una de ellas:
Configuración Contable
Esta configuración es opcional y aplica únicamente si se desea registrar una deuda que no provenga directamente del ERP.
Normalmente, el sistema de cobranzas se alimenta automáticamente de la información proveniente de los módulos de Ventas y Tesorería, por lo que esta opción solo se usa en casos especiales.
Para configurarla:
Desde el ícono de rueda de configuración, selecciona la cuenta contable que se utilizará cuando el documento tenga o no tenga una referencia asociada.
Esto permite controlar los movimientos contables de manera coherente con la estructura financiera de la empresa.
Cobradores
En este apartado se pueden crear, editar o eliminar los cobradores responsables de la gestión de pagos.
Para agregar un nuevo cobrador:
Selecciona “Nuevo Cobrador”, completa los datos requeridos y guarda la información.
Cada cobrador podrá luego ser asignado a clientes, zonas o carteras específicas de cobro.
Actividades
Las actividades de cobranza permiten registrar acciones realizadas con los clientes (llamadas, correos, visitas, compromisos de pago, etc.).
Para crear una nueva actividad, selecciona “Nueva Actividad” y define su nombre, tipo y descripción.
Estas actividades quedan disponibles para ser utilizadas durante la gestión diaria de cobranzas.
Notificaciones
Esta sección permite configurar notificaciones automáticas para el envío masivo de recordatorios o resúmenes de deuda a los clientes.
Pasos de configuración:
Selecciona “Nueva Notificación”.
Define si el tipo de notificación será de documentos vencidos o de resumen de deuda general.
Configura el formato del correo que se enviará automáticamente a los clientes.
Encabezado del correo
Asunto del correo.
Descripción del mensaje.
Opción para incluir información bancaria (cuenta de depósito).
Frecuencia de envío y programación automática (por ejemplo, semanal o mensual).
Cuerpo del correo
Se puede adjuntar un logo corporativo.
Seleccionar grupos de contacto o de clientes a quienes se enviará la notificación.
Personalizar el mensaje utilizando las etiquetas dinámicas que ofrece el sistema (por ejemplo, nombre del cliente, monto de deuda, fecha de vencimiento).
Adjuntar una firma personalizada antes de guardar la configuración final.
Una vez configurado, el sistema enviará las notificaciones de cobranza según la programación definida.
Depósito
Desde este apartado se pueden configurar las cuentas corrientes donde los clientes realizarán sus pagos.
Para crear una nueva cuenta, selecciona “Nueva Notificación” y completa la información bancaria correspondiente.
Estas cuentas pueden incluirse en los correos automáticos de cobranza para facilitar el pago.
Integraciones
El módulo permite integrar herramientas externas de pago y cobranza para facilitar la automatización del proceso.
Entre las integraciones disponibles se encuentran:
Cobranza Online
Defontana Pay
Para contratarlas, selecciona “Ver detalle” y luego “Activar”.
Un ejecutivo se pondrá en contacto para completar la activación y parametrización.
Grupo de Contacto
Permite crear y administrar grupos de contactos que recibirán notificaciones o correos masivos de cobranza.
Para crear un nuevo grupo:
Selecciona “Nueva Notificación”.
Ingresa a “Ver Detalle”.
Crea el nuevo grupo agregando los contactos deseados.
Grupo de Clientes
Desde este apartado se pueden crear grupos de clientes para el envío masivo de recordatorios o notificaciones personalizadas.
Para crear un nuevo grupo:
Selecciona “Nuevo Grupo”.
Ingresa a “Ver Detalle”.
Configura los clientes que integrarán el grupo.
Usuarios
En esta sección se gestiona el acceso de usuarios al módulo de Cobranzas.
Desde aquí se puede definir qué usuarios tendrán permisos para visualizar, editar o enviar notificaciones, garantizando un control seguro y segmentado dentro del sistema.
La Configuración del Módulo de Cobranzas permite personalizar completamente la forma en que la empresa gestiona sus procesos de cobro, notificación y control de pagos.
A través de estas opciones, el sistema ofrece una administración flexible, automatizada y segura que optimiza la comunicación con los clientes, reduce los tiempos de cobranza y mejora la gestión financiera general.