厚生局により医療機関様を対象に実施される「個別指導（新規個別指導を含む）」に向けた、DENTISでの準備事項および必要書類についてご案内いたします。
特に、昨今の個別指導においては「DENTISが電子カルテの保存要件を満たしているか」について、厚生局より詳細な説明を求められるケースが増えています。本記事を参照の上、事前の資料準備をお願いいたします。
DENTISは医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第6.0版（令和5年5月）に準じ、電子カルテの三原則「真正性の確保」「見読性の確保」「保存性の確保」を満たした電子カルテです。電子カルテを運用するにあたって、医療機関様での運用管理規程の策定が必要となります。個別指導の有無問わず電子カルテ運用規定はご準備、ご対応ください。
【前提】「電子カルテ」への理解
DENTISは電子カルテの機能を提供しておりますが、ご利用される医療機関様においてはその運用方法や法的要件について、より深い理解が求められるようになっています。
現在、歯科の電子カルテは移行期・過渡期にあります。そのため、解釈や要求事項にばらつきが見られるのが実情です。このような状況下で、医療機関様と患者さんを守るためには、「医療機関で利用するシステム（DENTIS）」と「医療機関が遵守すべき運用」の責任分界点を正しく理解し、自院の運用体制を根拠を持って説明できる準備（説明責任の遂行）をしておくことが、これまで以上に重要になっています。
電子カルテを正しく、かつ安心してご利用いただくために、以下の3つの資料をご案内します。これらを確認することで、電子カルテの本質を理解し、個別指導の場面等でも自信を持って説明できる状態を目指してください。
事前に電子カルテの法的要件と医療機関様に求められる運用の記事を必ずご覧ください。
【重要】電子カルテの適格性を証明する資料の準備
個別指導の際、厚生局より「このシステムは電子カルテとしての要件（真正性・見読性・保存性）を満たしているのか」という指摘を受けるケースが報告されています。
DENTISは厚生労働省等のガイドラインに準拠しておりますが、口頭での説明が困難な場合に備え、「サービス仕様適合開示書」を印刷し、手元に用意しておくことを強く推奨いたします。この資料は、DENTISがいかにして法的要件を満たしているかを客観的に証明するものです。
地域により差があるようですが、厚生局から指導前に「保険医療機関の現況及び連絡票」の提出が求められ、電子カルテを利用している医療機関様は「医療情報システムの概況等」も記入をして提出します。
サービス仕様適合開示書の取得手順
以下の手順で、DENTISの画面から当該資料にアクセスおよびダウンロードが可能です。
DENTIS画面左下のサイドバーにある [丸いアカウントアイコン（お名前）] をクリックします。
メニューから [利用規約] をクリックします。
表示されたページを印刷して個別指導の資料としてご持参ください。
事前準備：運用管理規程と届出書類
文書 | 提出先 | 記入例 |
電子カルテ運用管理規程 | 地方厚生局（個別指導時に提出） | |
医療機関等におけるサイバーセキュリティ対策チェックリスト | なし（医療機関様で運用） | |
サイバー攻撃を想定した事業継続計画（BCP） | なし（医療機関様で運用） | |
システム障害対応マニュアル
| 地方厚生局（個別指導時に提出） | ※BCPに含めています |
保険医療機関の現況及び連絡票 | 地方厚生局（個別指導時に提出） | |
医療情報システムの概況（歯科診療所） | 地方厚生局（個別指導時に提出） | ※厚生局ごとに様式が異なるため保険医療機関の現況に含めています |
システム構成図（ネットワーク＋ハード設置状況） | 地方厚生局（個別指導時に提出） | |
運用概念図（初診から会計までの患者の流れに即したシステムフロー） | 地方厚生局（個別指導時に提出） |
*各地方厚生局によって提出物は異なります。上記は最も提出の多い関東甲信厚生局のものです。事前にご自身のエリアの厚生局のページをご確認ください。
個別指導当日に向けた印刷物の準備
新規個別指導の場合、通常約1ヶ月前に通知が届きます。通知書に記載された「持参物」を確認し、DENTISから必要な帳票があれば出力をしてください。なお、DENTISはタブレットで確認が可能です。電子カルテとしてタブレットを持参する場合は事前に厚生局に相談してください。
主な印刷対象
各帳票の印刷方法は、リンク先のヘルプページ（※各操作マニュアル）をご参照ください。
【注意点】
印刷には時間を要する場合があります。直前ではなく、余裕を持って準備を進めてください。
カルテ等の修正履歴（真正性の確保）について問われた場合は、前述の「サービス仕様適合開示書」を用いて、システム上で履歴が管理されている旨をご説明ください。
個別指導における主な指摘事項について
個別指導では、主に以下の2つの観点から指導が行われます。
1. 事務的事項
書類の記入漏れがないか
施設基準の院内掲示が正しく行われているか 等
2. 医学的事項
診療録への記載が十分か（処置内容、指導内容等）
医学的に必要性の乏しい検査や処置が行われていないか 等
※過去の具体的な指摘事項については、各地方厚生局のWebサイト（例：「令和〇年度 個別指導（歯科）における主な指摘事項」）等で公開されていますので、事前にご確認ください。（参考：近畿厚生局 令和2年度個別指導（歯科）における 主な指摘事項）
個別指導に関する弊社サポートについて
個別指導に伴うDENTISの仕様や操作に関するご質問には、サポートデスクにて回答させていただきます。
回答までのお時間について
個別指導に関するお問い合わせは、内容を正確に確認し慎重に回答を作成するため、回答までに5営業日程度のお時間をいただく場合がございます。
通知が届きましたら、可能な限りお早めにご確認・ご依頼くださいますようお願いいたします。
対応できない事項
誠に恐れ入りますが、以下の対応は致しかねますのでご了承ください。
個別指導当日の現地への訪問・立ち会い
診療録や提供文書の内容チェック
データの代理入力や代理印刷
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