NB! Vi anbefaler at det ikke opprettes kunder manuelt før etter vi eventuelt har importert kundelisten deres i Drifti. Fakturaer som er ment som test bør heller ikke opprettes.
Steg 1 - Registrer ditt mobilnummer på brukeren din
For å logge inn i Drifti bruker du en engangskode tilsendt på e-post eller SMS. Det kan være en fordel å ha mobilnummeret sitt registrert på sin bruker, slik at man kan få tilsendt engangskoden på SMS.
Klikk på navnet ditt/selskapsnavnet øverst i høyre hjørne
Klikk på Rediger profil
Legg inn ditt mobilnummer og klikk på Lagre
Du vil få tilsendt en lenke på SMS som du må klikke på for å bekrefte mobilnummeret
Steg 2 - Bedriftsinformasjon
Du må gå igjennom bedriftsopplysningene for å se at alt stemmer, samt legge inn det som mangler.
Klikk på Innstillinger -> Bedrift
Bedriftsopplysninger: klikk på blyanten og kontrollér at informasjonen er korrekt og gjør eventuelle endringer. Adressen til hjemmesiden deres kan legges inn her, dersom det er ønskelig å ha det som del av kontaktinformasjonen deres nederst på tilbud og fakturaer
Kjedetilknytning: dersom bedriften din er medlem i en kjede, klikk på blyanten og send forespørsel til kjeden dere er medlem i. Dette er for å sikre at dere får inn riktige nettopriser, samt leverandørfakturaer (dersom kjeden har gjennomfakturering)
Logo og Kvalitetsmerker: her kan deres logo lastes opp, og dere kan også laste opp eventuelle kvalitetsmerker, som for eksempel "Mesterbrev" og "Sentralt godkjent". Kjedens logo vil også dukke opp her når de har godkjent forespørselen
Adresser: kontrollér at post- og leveringsadresse er korrekt, og klikk eventuelt på de tre prikkene dersom adressen må endres
Steg 3 - Fakturainnstillinger
Det må settes opp noen fakturainnstillinger på brukerkontoen deres, for at dere skal kunne opprette og sende fakturaer i Drifti.
Klikk på Innstillinger -> Faktura
Klikk på blyanten til høyre for Fakturainnstillinger
Kontonummer: legg inn kontonummeret som skal stå på fakturaene dere sender fra Drifti
Antall dager forfall på faktura: dette er en standardinnstilling. Forfallsdato kan justeres på hver enkelt faktura, samt på et kundekort, dersom det er kunder som skal ha kortere eller lengre forfallstid
Kopi av faktura: e-postadressen(e) som eventuelt legges inn her står som fast kopimottaker ved utsendelse av faktura. I utgangspunktet er ikke dette nødvendig, da man uansett vil finne alle fakturaene i Drifti
Standard betalingsbetingelser: her kan man legge inn en fast tekst som vil bli synlig nederst på fakturaene
Neste fakturanr: her skal du sette det første fakturanummeret som skal sendes ut fra Drifti. Her er det spesielt viktig at man setter et fakturanummer som ikke henger sammen med fakturanummerserien i nåværende system. Dette er for å unngå at man får flere fakturaer med samme fakturanummer. Sjekk hvilket fakturanummer som sist ble sendt ut fra nåværende system, og la det være en god del fakturanummer opp til første fakturanummer i Drifti. Dette er for at man skal kunne fakturere og kreditere i nåværende system. Det kan også være praktisk å starte på en helt ny fakturanummerserie. Eksempel: siste utsendte faktura i nåværende system har fakturanummer 12100. Da kan det være en idé å sette 13000 som første fakturanummer i Drifti.
Øreavrunding: her kan du velge om ørebeløp skal rundes av på fakturaene. Klikk på Lagre etter å ha valgt et alternativ
Bruk KID/OCR: dersom du ønsker å fakturere med KID, slik at innbetalinger fra kundene dine registreres automatisk i Drifti, så må det settes opp en OCR-avtale i banken. Klikk på Ler mer om KID/OCR for å se mer informasjon. Det er noen opplysninger banken trenger for å kunne knytte en OCR-avtale til Drifti. Det er først når du har fått bekreftelse på at avtalen er klar til bruk at den kan aktiveres i Drifti.
Steg 4 - Timer og materiell
Her setter man opp ulike timesatser og andre satser, leverandørintegrasjoner og utpriser.
Egne varekataloger, timesatser og andre satser
Gå inn i varekatalogen "Timesatser" ved å klikke på blyanten
Klikk på + Varer og satser oppe i høyre hjørne
3. Legg inn et navn på timesatsen, for eksempel "Arbeid dagtid", og legg inn deres kostpris (utpris til kunde legges inn senere). Her kan det være greit å ta utgangspunkt i timesatsene dere har i nåværende system
4. Klikk på Ok for å opprette timesatsen, og opprett eventuelt flere timesatser i denne varekatalogen
5. På samme måte opprettes satser og varer i varekatalogene "Andre satser" og "Egne varer". I "Andre satser" opprettes satser som hverken er timer eller varer, for eksempel servicebil, parkering, bompenger, etc. "Egne varer" kan benyttes til å opprette varer som ikke finnes i leverandørkatalogene
6. Det er mulig å opprette egne varekataloger ved å klikke på + Egen varekatalog
Prisgrupper og utpriser
Utprisen til deres kunder reguleres i prisgrupper, som du finner nederst til høyre i bildet:
Standard utpriser legges inn i prisgruppen "Standard". Har man kunder som for eksempel skal ha en lavere utpris på timer, så kan det opprettes en egen prisgruppe for disse kundene, som kobles til kundekortet.
Klikk på de tre prikkene til høyre for "Standard" og Endre
Standard påslag 0% betyr at man får variable påslag ved fakturering, basert på varens netto- og bruttopris. Setter man for eksempel 40% her, så vil alle varer få 40% påslag på nettopris
Varenr-serier i forhandlerkataloger -> + Varenr-serie: her kan man sette et fast påslag på spesifikke varer i en nummerserie. Det er mulig å ha samme fra- og til-nummer dersom det er én spesifikk vare som skal ha et fast påslag
Egne varer/satser: her setter du den faste utprisen på satsene, eks. MVA, ved å klikke på +-tegnet. Her kan man velge å sette en fast pris eller et fast påslag
Forbruksføring og ordrelinjer
Automatisk forbruksføring: når vi leser inn leverandørfakturaer fra grossisten, som er merket med et oppdragsnummer, så knytter vi den til riktig oppdrag, og varene på leverandørfakturaen registreres automatisk som forbruk på oppdraget
Krev arbeidsbeskrivelse i timelister: huk av denne dersom du ønsker at det skal være påkrevd at de ansatte legger inn en kommentar ved føring av timer
Merk ordrelinje med ansatt/dato på egne varer/satser: huk av disse dersom det er ønskelig at det som standard står navn på ansatt og/eller dato på ordrelinjene (på egne varer og timesatser/andre satser) i fakturagrunnlaget
Leverandørintegrasjoner, leverandørkataloger og priser
Her kan du legge til de leverandørkatalogene du ønsker å ha i Drifti, og du kan også sette opp integrasjon mot enkelte grossister/leverandører. Her finner du mer informasjon om hvordan du går frem for å sette opp dette.
Steg 4 - Tilbud
Her er det et par standardinnstillinger man eventuelt kan endre på, dersom man skal kalkulere tilbud i Drifti.
Klikk på Innstillinger -> Tilbud
Forventet fortjeneste: dersom du kalkulerer et tilbud, og forventet fortjeneste er under 30%, så vil du få et rødt tall i tilbudskalkulasjonen. Dette er kun til intern bruk, og ikke noe som vil fremkomme i tilbudsbrevet som sendes til kunden
Standardvarighet på tilbud: denne kan eventuelt endres fra 30 dager. Det er også mulig å endre varigheten på hvert enkelt tilbud
Steg 5 - Oppdrag
Du kan sette opp en egendefinert oppdragsoversikt, som du kan benytte for å ha oversikt over alle oppdragene deres, og hva som er status på dem.
Klikk på Oppdrag nest øverst i hovedmenyen for å komme inn i oppdragsoversikten
Her kan du klikke på knappen for tavlevisning oppe til høyre (knapp med to søyler)
Vi har satt opp et forslag, med statusene Ny, Pågår, Klar til fakturering og Sluttført. Du kan velge å beholde oppsettet som det er, eller så kan du lage ditt eget oppsett under Innstillinger -> Oppdrag
Her bestemmer du hvordan oppdragsoversikten skal se ut. Du kan endre navn på statusene, fjerne/legge til statuser, samt eventuelt legge på emojis, slik som på bildet:
5. Hvis du gjør noen endringer, så kan du gå tilbake til oppdragsoversikten i hovedmenyen for å se hvordan oppsettet ser ut
Steg 6 - Send brukerinvitasjon til de ansatte
Du kan sende brukerinvitasjon til de ansatte i selskapet, slik at de kan opprette en egen bruker i Drifti.
Gå til Innstillinger -> Bedrift -> Brukere
Klikk på + Inviter bruker
Legg inn e-postadressen og bestem tilgangsnivå. Vi har satt opp forslag til tilgangsnivåer, Basis, Håndverker, Kontor, Admin, Regnskap, men tilgangene kan justeres ved å legge til eller fjerne funksjoner ved å klikke på de ulike boksene under
4. Klikk på Send invitasjon
5. Det sendes da ut en brukerinvitasjon, slik at vedkommende kan opprette seg en egen bruker og logge seg inn i Drifti