Før Drifti tas i bruk er det en del parametere som må settes opp og gjøres klare.
Dette gjøres i forkant av oppstartsmøte, og alt dette kan alternativt endres senere.
NB! Vi anbefaler ikke manuell opprettelse av kunder før importert av deres kundeliste fra eksisterende system. Fakturaer som er ment som test bør heller ikke opprettes da disse vil opprettes som faktiske billag.
Bedriftsinformasjon
Du må gå igjennom bedriftsopplysningene for å se at alt stemmer, samt legge inn det som mangler.
Klikk på Innstillinger og velg Bedrift
Bedriftsopplysninger
Klikk på blyanten og kontrollér at informasjonen er korrekt og gjør eventuelle endringer. Adressen til hjemmesiden deres kan legges inn her, dersom det er ønskelig å ha dette som del av kontaktinformasjonen deres nederst på tilbud og fakturaer. Merk! Det er kun er mulig med 11 tegn i avsendernavn for SMS.
Kjedetilknytning
Dersom bedriften din er medlem i en kjede, klikk på blyanten og send forespørsel til kjeden dere er medlem i. Dette er for å sikre at dere får inn riktige nettopriser, samt leverandørfakturaer dersom kjeden har gjennomfakturering.Logo og Kvalitetsmerker
Her kan dere laste opp deres logo i tillegg til eventuelle kvalitetsmerker, som for eksempel Mesterbrev og Sentralt godkjent. Kjedens logo vil også dukke opp her når de har godkjent forespørselen. Ønsker dere ikke å synliggjøre kjeden kan dere trykke på søppelbøtten, velge kjeden og trykke på Slett.
Adresser
Kontrollér at post- og leveringsadresse er korrekt. Klikk eventuelt på de tre prikkene dersom adresse må endres.
Fakturainnstillinger
For at dere skal kunne opprette og sende fakturaer i Drifti må det settes opp noen parametere på brukerkontoen deres.
Klikk på Innstillinger og velg Faktura
Klikk på blyanten til høyre for Fakturainnstillinger
Kontonummer
Legg inn kontonummeret deres kunder skal benytte for innbetaling av faktura de mottar fra dere.Antall dager forfall på faktura
Antall dager som settes her velges som standard på alle nye kunder. Men forfallsdato kan justeres på hver enkelt faktura, samt på et kundekort, dersom det er kunder som skal ha kortere eller lengre forfallstid.Kopi av faktura
E-postadresse som eventuelt legges inn her står som fast kopimottaker ved utsendelse av faktura. I utgangspunktet er ikke dette nødvendig, da man uansett vil finne alle fakturaene i Drifti. OBS! Merk at det ikke anbefales å legge inn e-postadresse til regnskapsfører her, da regnskapsfører vil kunne ta betalt per faktura de mottar.Standard betalingsbetingelser
Her kan man legge inn en fast tekst som vil bli synlig nederst på fakturaene, f.eks. betingelser som vil gjelde ved manglende innbetaling i faktura.Neste fakturanr
Her settes det første fakturanummeret som skal sendes ut fra Drifti.
OBS! Her er det spesielt viktig at man setter et fakturanummer som ikke ikke vil komme i konflikt med fakturanummerserie fra nåværende system det faktureres fra. Dette er for å unngå at man får flere fakturaer med samme fakturanummer. Sjekk hvilket fakturanummer som sist ble sendt ut fra nåværende system, og la det være et godt spenn til første fakturanummer i Drifti. Det vil kunne være praktisk å starte på en helt ny fakturanummerserie for å kunne enkelt skille hvilket system faktura er opprettet i ved eventuelle fakturaspørmål fra deres kunder. Eksempel: siste utsendte faktura i nåværende system har fakturanummer 12100. Da kan det være en idé å sette 13000 eller 15000 som første fakturanummer i Drifti.Øreavrunding
Ønskes øreavrunding i fakturaer dere sender deres kunder, kan du her velge man skal runde nedover, oppover eller til nærmeste krone. Husk å trykke på Lagre etter å ha valgt et alternativ.Bruk KID/OCR
Er det ønskelig å fakturere med KID i Drifti, slik at innbetalinger fra kunder registreres automatisk i Drifti, så må det settes opp en OCR-avtale i banken. Trykker du på Les mer om KID/OCR vil du komme til vår hjelpeartikkel som vil ta deg igjennom oppsett av dette. Det er noen opplysninger banken trenger for å kunne knytte en OCR-avtale til Drifti. Det er først når du har fått bekreftelse på at avtalen er klar til bruk fra Nets/Mastercard at den kan aktiveres i Drifti.
Oppsett av egne satser
Man setter selv opp ulike timesatser og andre satser i Drifti med selvkostpriser - hva det koster bedriften å ha f.eks. en ansatt på jobb 1 time.
Gå til Innstillinger og velg Timer og materiell.
Trykk på blyanten til høyre for varekatalogen Timesatser
Klikk på + Varer og satser oppe i høyre hjørne
Legg inn et navn på timesatsen, for eksempel Arbeid dagtid, og legg inn deres kostpris(selvkost for bedriften - utpris til settes senere. Dersom dere har beregnet selvkorst i nåværende system, kan det være greit å ta utgangspunkt i i disse her.
Varenummer for egne satser vil telle oppover på tvers av varekataloger.
Merk! Dersom dere har knyttet timesatser mot spesifikke varenummer i tidligere system bør de samme brukes her.Trykk på Ok for å opprette timesatsen, og opprett eventuelt flere timesatser i denne varekatalogen
På samme måte opprettes andre type satser og varer i varekatalogene Andre satser og Egne varer.
1. Andre satser - Her opprettes satser som hverken er timer eller varer, for eksempel servicebil, parkering, bompenger, klargjøring av dokumentasjon o.l.
2. Egne varer - Denne benyttes ofte til fysiske varer som ikke finnes i leverandørkatalogene som f.eks. forbruksmateriell/verkstedmateriell/heftemateriell
Det er også mulig å opprette egne varekataloger ved å klikke på + Egen varekatalog.
Sett dine utpriser
Utprisen til deres kunder reguleres av prisgrupper. Dere vil kunne ha én prisgruppe for priser rettet mot servicekunder og en annen for f.eks. entreprenører som skal ha egne priser, flate påslag og lignendne.
Du finner prisgrupper nede til høyre under Innstillinger og Timer og materiell.
Trykk på de tre prikkene til høyre for prisgruppen Standard og velg Endre
Her vil du kunne endre navn til f.eks. Servicekunder
I Standard påslag står det som standard 0% noe som betyr at man får variable påslag ved fakturering, basert på varens netto- og bruttopris. Setter man for eksempel 40% her, så vil alle varer få 40% påslag på nettopris. På standard prisgruppe anbefaler vi å la det stå 0%.
Trykk på Egne varer/satser i sidemenyen. Ettersom at vi har latt standard påslag stå til 0% vil du her se at dine egne satser og varer har samme kost- og utpris. For å sette en utpris trykker du på plusstegnet til høyre for satsen. Her kan man velge å sette et fast påslag på kostpris, eller en fast pris utpris eks. MVA. Ved å sette en fast utpris vil du se hva du vil få i påslag på satsen.
Merk! Husk at du må gjøre dette på alle satser for å slippe manuell jobb ved fremtidig fakturering - og husk også at dette må gjøres dersom du senere oppretter flere satser.Trykk på Lagre
Innstillinger for forbruksføring og ordrelinjer
Til høyre i bildet vil du se en rekke valg som vil kunne hjelpe deg med enklere forbruksføring og fakturering til dine kunder.
Automatisk forbruksføring
Med denne påskrudd vil du, når vi leser inn leverandørfakturaer merket med oppdragsnummer, få varene forbruksført automatisk til riktig oppdrag.
Krev arbeidsbeskrivelse i timelister
Huk av på denne dersom du ønsker at det skal være påkrevd at de ansatte legger inn en kommentar til sine timeføringer.
Merk ordrelinje med ansatt/dato på egne varer/satser
Huk av disse dersom det er ønskelig at det som standard står navn på ansatt og/eller dato på ordrelinjene (på egne varer og timesatser/andre satser) i fakturagrunnlaget
Merk ordrelinje med arbeidsbeskrivelse på egne varer/satser
Ønsker du at dine kunder skal se kommentar til timeføringen de ansatte har skrevet ved føring av timer, huker du av på denne.
Tips! Ønsker du heller å kun velge dette ved noen tilfeller, får du valget hver gang du oppretter faktura.
Integrasjon mot dine grossister
Leverandørinegrasjoner
Her aktiverer du integrasjon mot grossist for innlesing av leverandørfaktura, ordrebekreftelser og kreditnota. I tillegg aktiveres varebestilling mot grossist.
Leverandørkatalog og priser
Her setter du opp priser fra dine grossister.
Her finner du mer informasjon om hvordan du går frem for å sette opp disse to.
OBS! Dersom du oppretter innlesing av leverandørfaktura mot Drifti vil autofakt i gammelt system kunne bli avsluttet. Anbefaler derfor å vente med å sette opp dette til vi har fått klarhet i dato for overgang til Drifti.
Vi ber om at dere ikke gjennomfører testbestillinger o.l til vi har gjennomgått vårt oppstartsmøte for å påse at alt er korrekt oppført.
Oppdrag
Du kan sette opp en egendefinert oppdragsoversikt du kan benytte for å ha oversikt over alle oppdragene deres og hva som er status på dem.
Trykk på Oppdrag nest øverst i hovedmenyen på venstre side for å komme inn i oppdragsoversikten
Her kan du klikke på knappen for tavlevisning oppe til høyre (knapp med to søyler)
Vi har satt opp et forslag, med statusene Ny, Pågår, Klar til fakturering og Sluttført. Du kan velge å beholde oppsettet som det er, eller så kan du lage ditt eget oppsett under Innstillinger - Oppdrag. Her kan du endre navn på statusene, fjerne/legge til statuser, samt eventuelt legge på emojis, slik som på bildet.
Send brukerinvitasjon til dine ansatte
Har du flere ansatte i selskapet, kan du sende de brukerinvitasjon slik at de kan opprette sin egen bruker i Drifti.
Merk! Vi anbefaler å vente med dette til oppsett er ferdig og at de ansatte skal begynne å bruke Drifti.
Gå til Innstillinger og Bedrift og velg Brukere helt øverst i bildet.
Klikk på + Inviter bruker
Legg inn e-postadressen og bestem tilgangsnivå den ansatte skal ha.
Vi har satt opp noen forslag til tilgangsnivåer, Basis, Håndverker, Kontor, Admin, og Regnskap. Ved å trykke på de ulike boksene kan du legge til eller fjerne funksjoner. Hold musepekeren over en tilgang for å lese hva denne gjør.
4. Trykk på Send invitasjon
Det sendes da ut en brukerinvitasjon til e-postadressen du fylte inn. De vil da motta en e-post for å opprette seg en bruker.