O que são as Ações Automáticas?
As ações automáticas são regras configuráveis que monitoram os atendimentos da sua imobiliária e executam ações quando os corretores não interagem dentro de um prazo definido. Funcionam como um "vigia" que identifica leads parados e toma providências automaticamente.
Exemplo prático: Se um corretor recebe um lead e não responde em 30 minutos, a ação automaticamente envia o lead para o bolsão, onde outro corretor pode retirá-lo.
Como funciona?
O sistema verifica periodicamente (a cada poucos minutos) se existem atendimentos que ultrapassaram o tempo limite configurado em cada ação. Quando encontra, executa a ação definida.
Regra configurada: "Lead novo sem resposta há 30 minutos → Enviar para o bolsão"
↓ Sistema verifica a cada X minutos se existem leads parados ↓ Encontra leads sem interação há mais de 30 min ↓ Executa automaticamente: envia para o bolsão + notifica equipe
Ações Disponíveis
Quando o tempo limite é atingido, a regra pode executar uma das seguintes ações:
Ação | O que faz | Quando usar |
Enviar para o bolsão | Move o lead para o bolsão de leads vinculado, onde outros corretores podem retirá-lo | Quando quer dar oportunidade a outros corretores |
Transferir para o gestor | Escala o lead para o líder/gestor do corretor | Quando o gestor deve intervir pessoalmente |
Redistribuir | Redistribui o lead pela regra de distribuição, atribuindo a outro corretor | Quando quer redistribuir automaticamente |
Enviar notificação | Envia um alerta resumo para o corretor/equipe | Quando quer apenas alertar, sem mover o lead |
Despriorizar | Altera o status do lead para "Despriorizado" | Para leads com baixa chance de conversão |
Finalizar | Encerra o atendimento automaticamente | Para leads muito antigos sem interação |
Enviar WhatsApp de recuperação | Envia mensagem automática ao cliente via WhatsApp | Para tentar reengajar o cliente diretamente |
Configuração de uma ação
Cada regra possui os seguintes campos:
Campos obrigatórios
Campo | Descrição | Exemplo |
Nome | Identificação da regra | "Tempo de resposta - Venda" |
Ação | O que fazer quando o tempo esgotar | Enviar para o bolsão |
Status monitorado | Quais status de atendimento a regra observa | Novo, Em andamento |
Tempo limite | Minutos sem interação para disparar a ação | 30 minutos |
Intervalo de execução | De quantos em quantos minutos o sistema verifica | 15 minutos |
Horário de início | A partir de que hora a regra começa a rodar no dia | 08:00 |
Ativa/Inativa | Se a regra está habilitada | Ativa |
Campos opcionais
Campo | Descrição | Exemplo |
Tipo de negócio | Filtrar por Venda, Locação ou Captação | Apenas Venda |
Bolsão/Regra de destino | Para qual bolsão ou regra de distribuição enviar | "Bolsão Vendas Centro" |
Máximo por execução | Limite de leads processados por ciclo | 50 leads por vez |
Tags | Etiquetas aplicadas aos leads processados | "Ação automática", "SLA" |
Alterar status para | Mudar o status após a ação | Despriorizado |
Distribuição manual | Incluir ou não leads criados manualmente | Sim/Não |
Etapas Monitoradas
Uma regra pode monitorar um ou mais etapas do funil ao mesmo tempo.
Dica: Você pode criar uma regra que monitore múltiplos status. Exemplo: monitorar "Novo" e "Em andamento" na mesma regra.
Exemplos de Configuração
Exemplo 1: Tempo de resposta do primeiro contato
Objetivo: Se o corretor não responder um lead novo em 15 minutos, enviar para o bolsão.
Campo | Valor |
Nome | Tempo de resposta - 15min |
Etapa do funil monitorado | Novo |
Tempo limite | 15 minutos |
Ação | Enviar para o bolsão |
Bolsão destino | Bolsão Vendas |
Intervalo de execução | 5 minutos |
Horário de início | 08:00 |
Tipo de negócio | Venda |
Exemplo 2: Lead parado sem evolução
Objetivo: Se um lead qualificado ficar 7 dias sem interação, notificar o corretor.
Campo | Valor |
Nome | Alerta - Lead qualificado parado |
Status monitorado | Qualificado |
Tempo limite | 10080 minutos (7 dias) |
Ação | Enviar notificação |
Intervalo de execução | 1440 minutos (1 dia) |
Horário de início | 09:00 |
Exemplo 3: Finalização automática de leads antigos
Objetivo: Leads em dormência há 90 dias são finalizados automaticamente.
Campo | Valor |
Nome | Finalizar leads dormentes |
Status monitorado | Dormência |
Tempo limite | 129600 minutos (90 dias) |
Ação | Finalizar |
Intervalo de execução | 1440 minutos (1 dia) |
Horário de início | 01:00 |
Máximo por execução | 100 |
Exemplo 4: Escalar para o gestor
Objetivo: Se o corretor não responder em 1 hora, transferir para o gestor.
Campo | Valor |
Nome | Escalar para gestor - 1h |
Status monitorado | Novo |
Tempo limite | 60 minutos |
Ação | Transferir para o gestor |
Intervalo de execução | 15 minutos |
Horário de início | 08:00 |
O que acontece quando a regra executa?
Registro no histórico
Toda ação automática gera um registro no histórico do atendimento, indicando:
Que a ação foi automática (não manual)
Qual regra executou
O que foi feito (transferência, finalização, etc.)
Tags (etiquetas)
Se a regra tiver tags configuradas, os leads processados recebem automaticamente essas etiquetas. Isso facilita a filtragem posterior nos relatórios e listagens.
Notificações
Dependendo da ação:
Transferências: O novo responsável recebe uma notificação push.
Bolsão: Todos os corretores vinculados ao bolsão recebem alerta de "novos leads disponíveis".
Notificação: O corretor recebe um resumo com a quantidade de leads parados e há quanto tempo.
Proteções do Sistema
A plataforma possui proteções para garantir que as regras funcionem de forma segura:
Proteção | Descrição |
Sem duplicidade | Um lead nunca é processado por duas regras ao mesmo tempo |
Limite por execução | O campo "máximo por execução" evita sobrecarga em carteiras grandes |
Horário de início | A regra só começa a rodar após o horário configurado |
Atendimentos com visita | Leads com visita agendada não são processados (não faz sentido mover um lead com visita marcada) |
Transferências em aberto | Leads com solicitação de transferência pendente não são processados |
Leads já no bolsão | Leads que já estão em um bolsão ativo não são reprocessados |
Relacionamento com Outras Funcionalidades
Funcionalidade | Relação |
Bolsão de Leads | A ação "Enviar para o bolsão" é a principal forma de alimentar o bolsão automaticamente |
Regras de Distribuição | A ação "Redistribuir" utiliza as regras de distribuição para encontrar o próximo corretor |
Tempo de Resposta | As ações automáticas são o mecanismo que penaliza/corrige atrasos no tempo de resposta |
Motivos | O histórico gerado pelas ações automáticas complementa o registro de motivos |
Status da Imobiliária | Regras só executam se a imobiliária está Publicada e Ativa |
Perguntas Frequentes
A regra roda em tempo real?
Não exatamente. O sistema verifica periodicamente (conforme o "intervalo de execução" configurado). Se o intervalo é 5 minutos, pode haver até 5 minutos de variação entre o tempo limite e a execução efetiva.
Posso ter várias regras para a mesma imobiliária?
Sim. Você pode criar quantas regras precisar, cada uma com critérios e ações diferentes. Exemplo: uma regra para leads novos (30 min) e outra para leads qualificados (7 dias).
Se eu desativar uma regra, os leads já processados voltam ao estado anterior?
Não. Ações já executadas são permanentes (transferências feitas, leads já no bolsão, etc.). Desativar a regra apenas impede execuções futuras.
O que acontece se o corretor responder antes do tempo limite?
O lead sai do status monitorado (ex: de "Novo" para "Em andamento") e não será mais capturado pela regra. A regra só processa leads que ainda estão no status monitorado quando o tempo é verificado.
A regra funciona fora do horário comercial?
A regra só começa a rodar após o "horário de início" configurado. Se o horário de início é 08:00, leads que chegaram à noite só serão verificados a partir das 08:00 do dia seguinte. Porém, o tempo limite continua contando (inclui o período fora do expediente).
Posso limitar quantos leads são processados por vez?
Sim. O campo "máximo por execução" define o limite. Útil para imobiliárias com muitos leads onde você quer processar gradualmente.
O que acontece se a conta da imobiliária for suspensa?
Todas as regras param de executar enquanto a conta estiver suspensa. Ao reativar, as regras voltam a funcionar normalmente.
Consigo ver o histórico de execuções de uma regra?
Sim. O sistema registra cada execução com a quantidade de leads processados, status (sucesso/erro) e detalhes.