Como funcionam as Ações Automáticas?

As ações automáticas são regras configuráveis que monitoram os atendimentos da sua imobiliária e executam ações quando os corretores não interagem dentro de um prazo definido. Funcionam como um "vigia" que identifica leads parados e toma providências automaticamente.

Exemplo prático: Se um corretor recebe um lead e não responde em 30 minutos, a ação automaticamente envia o lead para o bolsão, onde outro corretor pode retirá-lo.

O sistema verifica periodicamente (a cada poucos minutos) se existem atendimentos que ultrapassaram o tempo limite configurado em cada ação. Quando encontra, executa a ação definida.

Quando o tempo limite é atingido, a regra pode executar uma das seguintes ações:

Cada regra possui os seguintes campos:

Além dos filtros já existentes, agora é possível refinar ainda mais quais atendimentos uma regra alcança. Todos os critérios abaixo são opcionais: se você não configurar nenhum, a regra continua funcionando exatamente como antes.

Regra de distribuição de origem
Permite mirar apenas os atendimentos que entraram por uma fila/regra de distribuição específica.

Grupo de imóvel
Permite mirar apenas os atendimentos vinculados a imóveis de determinados grupos (por exemplo, "Lançamentos" ou "Alto padrão"). Se o atendimento tiver mais de um imóvel, basta um deles pertencer a um dos grupos selecionados para a regra alcançá-lo.

Corretores que não devem ser impactados
Permite excluir corretores da regra. O corretor da lista nunca tem os atendimentos dele processados por aquela regra, mesmo que o atendimento se encaixe em todos os outros critérios. Essa exclusão vale para quem é o responsável do atendimento, e não para quem pode receber uma transferência.

Como os critérios se combinam

Agora cada regra pode ter uma agenda que define em quais dias da semana e em quais faixas de horário ela tem permissão para rodar.

Como funciona:

Pontos importantes:

Observação: nesta primeira versão a agenda considera apenas dia da semana e horário. Feriados e exceções por data ainda não são tratados, e uma janela precisa começar e terminar no mesmo dia.

Uma regra pode monitorar um ou mais etapas do funil ao mesmo tempo.

Dica: Você pode criar uma regra que monitore múltiplos status. Exemplo: monitorar "Novo" e "Em andamento" na mesma regra.

Objetivo: Se o corretor não responder um lead novo em 15 minutos, enviar para o bolsão.

Objetivo: Se um lead qualificado ficar 7 dias sem interação, notificar o corretor.

Objetivo: Leads em dormência há 90 dias são finalizados automaticamente.

Objetivo: Se o corretor não responder em 1 hora, transferir para o gestor.

Objetivo: Se um corretor não responder em 30 minutos um lead que chegou pela fila de Vendas, enviar para o bolsão - mas apenas de segunda a sexta, das 08:00 às 18:00, sem impactar os leads do gestor da equipe.

Resultado: a regra só roda em dias úteis dentro do horário configurado, alcança apenas os leads que entraram pela fila de Vendas e nunca mexe nos atendimentos sob responsabilidade do gestor.

Toda ação automática gera um registro no histórico do atendimento, indicando:

Se a regra tiver tags configuradas, os leads processados recebem automaticamente essas etiquetas. Isso facilita a filtragem posterior nos relatórios e listagens.

Dependendo da ação:

A plataforma possui proteções para garantir que as regras funcionem de forma segura:

A regra roda em tempo real?

Não exatamente. O sistema verifica periodicamente (conforme o "intervalo de execução" configurado). Se o intervalo é 5 minutos, pode haver até 5 minutos de variação entre o tempo limite e a execução efetiva.

Posso ter várias regras para a mesma imobiliária?

Sim. Você pode criar quantas regras precisar, cada uma com critérios e ações diferentes. Exemplo: uma regra para leads novos (30 min) e outra para leads qualificados (7 dias).

Se eu desativar uma regra, os leads já processados voltam ao estado anterior?

Não. Ações já executadas são permanentes (transferências feitas, leads já no bolsão, etc.). Desativar a regra apenas impede execuções futuras.

O que acontece se o corretor responder antes do tempo limite?

O lead sai do status monitorado (ex: de "Novo" para "Em andamento") e não será mais capturado pela regra. A regra só processa leads que ainda estão no status monitorado quando o tempo é verificado.

A regra funciona fora do horário comercial?

A regra só começa a rodar após o "horário de início" configurado. Se o horário de início é 08:00, leads que chegaram à noite só serão verificados a partir das 08:00 do dia seguinte. Porém, o tempo limite continua contando (inclui o período fora do expediente).

Posso limitar quantos leads são processados por vez?

Sim. O campo "máximo por execução" define o limite. Útil para imobiliárias com muitos leads onde você quer processar gradualmente.

O que acontece se a conta da imobiliária for suspensa?

Todas as regras param de executar enquanto a conta estiver suspensa. Ao reativar, as regras voltam a funcionar normalmente.

Consigo ver o histórico de execuções de uma regra?

Sim. O sistema registra cada execução com a quantidade de leads processados, status (sucesso/erro) e detalhes.

Posso fazer uma regra rodar só em determinados dias e horários?

Sim. Configure a agenda da regra com uma ou mais janelas por dia da semana. Fora dessas janelas a regra não executa e aguarda a próxima janela permitida. Se você não configurar agenda, a regra roda todos os dias das 07:00 às 20:00, como antes.

A regra pode considerar por qual fila o atendimento chegou?

Sim. É possível limitar a regra a atendimentos que entraram por determinadas filas/regras de distribuição. Atendimentos que não vieram de uma dessas filas não são alcançados quando esse filtro está preenchido.

Consigo excluir alguns corretores de uma regra?

Sim. Os corretores adicionados à lista de exclusão ficam de fora: os atendimentos sob responsabilidade deles não são processados por aquela regra. A exclusão vale para o responsável do atendimento, não para quem pode receber uma transferência.

Dá para mirar imóveis de um grupo específico?

Sim. Você pode limitar a regra a atendimentos vinculados a imóveis de determinados grupos. Se o atendimento tiver vários imóveis, basta um deles pertencer a um grupo selecionado.