Naast de gewerkte uren, kun je ook de improductieve uren bijhouden in de urenregistratie. In de urenregel kun je bij 'Type uur' kiezen voor Verlof, Bijzonder verlof of Ziek. Standaard staat het type op Gewerkte uren, maar dit kun je eenvoudig aanpassen.
Type improductieve uren:
Ziekte-uren
Indien iemand ziek is, zijn er twee zaken waar je rekening mee moet houden.
Een teamlid ziekmelden in het rooster
Om ervoor te zorgen dat je een ziek teamlid niet inroostert, kun je het teamlid ziekmelden in de planning. Als dit teamlid al ingeroosterd staat, zullen deze shifts vervolgens aangeduid worden als conflict zodat je weet dat je eventueel vervanging moet zoeken. Het is het beste om het zieke teamlid uit de planning te halen door in dezelfde shift het teamlid aan te passen, of door de shift te verwijderen.
➡️ In dit artikel leggen we verder uit hoe je een teamlid ziekmeldt.
Ziekte-uren registreren
Het ziekmelden in de planning zorgt er niet meteen voor dat er ziekte-uren komen te staan. Wanneer je iemand beter meldt, kun je het aantal ziekte-uren dat je in de urenregistratie wilt hebben aangeven. Als iemand niet ziekgemeld is, kun je apart ziekte-uren aanmaken in de urenregistratie. Registreer je helemaal geen ziekte-uren, dan klopt het plus/min saldo niet meer voor medewerkers met een urencontract.
Er zijn meerdere manieren om ziekte-uren te registreren:
Als een teamlid al ingepland stond op het rooster (dus vóór het ziekmelden), dan komen de uren terug in de urenregistratie met type 'Gepland'. Bij het goedkeuren van de uren zul je dan alleen het type uur moeten aanpassen naar 'Ziek' (zie afbeelding bovenaan).
➡️ Verwerk de ziekmelding in dit geval met 0 uren, anders komen ziekte-uren dubbel te staan.
Als het teamlid van het rooster afgehaald is bij de ziekmelding, dan kun je de ziekmelding verder afhandelen zodra deze collega weer beter gemeld wordt.
➡️ In dit geval geef je het aantal ziekte-uren door in het afhandelen van de ziektemelding.
Heb je iemand helemaal niet ziekgemeld, en wel uit het rooster gehaald? Dan kun je ook achteraf nog losse ziekte-uren invoeren.
Ga naar de 'Uren'-pagina en klik op '+Uren' (kan ook via 'Tools').
Pas het type aan van 'Gewerkte uren' naar 'Ziek' (zie afbeelding bovenaan in dit artikel).
➡️ Lees hier meer over het toevoegen van losse urenregels: Urenregels toevoegen.
Verlofuren
Verlofuren worden afgeschreven van het verlofsaldo van de medewerker. Het is daarom belangrijk dat ze correct worden geregistreerd, zodat het saldo actueel en kloppend blijft. Tijdens verlof zorgen de geregistreerde verlofuren er bovendien voor dat het urensaldo behouden blijft, als vervanging voor de normaal gewerkte uren.
Er zijn twee manieren in verlofuren te registreren:
Verlof komt meestal in de urenregistratie via een verlofverzoek. Bij het verlofverzoek dien je aan te geven hoeveel verlofuren worden opgenomen. Als dit verzoek goedgekeurd wordt, komen deze uren automatisch als verlofuren in de urenregistratie.
Indien er geen verlofverzoek is ingediend, kun je alsnog verlofuren toevoegen in de urenregistratie. Je voegt dan eerst een urenregel toe en geeft vervolgens als type uur 'Verlof' op.
Bijzonder-verlofuren
Bijzonder verlof wordt gebruikt als een teamlid wordt doorbetaald, terwijl zij niet kunnen werken. Het heeft hetzelfde effect als gewerkte uren: de uren worden namelijk niet van het verlofsaldo afgetrokken, tellen wel mee voor het plus/min saldo én worden meegeteld met de loonkosten.
➡️ Dit is vaak vanwege speciale omstandigheden, zoals een begrafenis, maar wordt soms ook voor ouderschapsverlof gebruikt. Je bepaalt zelf in welke gevallen je dit gebruikt.
Zo kun je bijzonder verlof registreren:
Je kunt bijzonder verlof toevoegen in de urenregistratie door een nieuwe urenregel toe te voegen en 'Bijzonder verlof' bij Type uren te selecteren.
Het kan natuurlijk voorkomen dat een teamlid al ingepland stond op het rooster en de dienst niet is overgenomen of is weggehaald. Dan komt deze dienst terug in de urenregistratie als 'Gepland'. Je kunt deze urenregel openen, het type aanpassen naar 'Bijzonder verlof', en dit vervolgens goedkeuren.
Gaat het om een langere periode? Je kunt dit ook middels een verlofverzoek doen. Wanneer dit goedgekeurd is, staan de uren erin als 'Verlof'. Deze kun je selecteren en in één keer aanpassen naar 'Bijzonder verlof'.
Ouderschapsverlof
In Eitje bestaat geen apart type uren voor zwangerschapsverlof of ouderschapsverlof. Je zou dit als Verlof of Bijzonder verlof kunnen registreren, of helemaal niet. De keuze heeft consequenties voor het verlof- of urensaldo en eventueel de uitbetaling. De keuze hierin is afhankelijk van beleid en afspraken met de medewerker.