Om het rooster te kunnen maken is het handig om te weten wie wanneer beschikbaar is.
Indien je deze instelling hebt aanstaan, kunnen teamleden hun beschikbaarheid doorgeven via hun profiel. Ze kunnen ook aangeven hoeveel dagen in een specifieke week ze wensen te werken.
Opties voor beschikbaarheid
Voor het opgeven van de beschikbaarheid zijn er drie opties:
Groen: Hele dag beschikbaar
Rood: Hele dag onbeschikbaar
Oranje: Onbeschikbaar op één of meerdere tijdstip(pen)
Indien iemand met verlof is, zal je een paars bolletje zien. Een blauw bolletje betekent dat dit teamlid op die dag is ingepland.
Ook kan iemand aangeven hoeveel dagen in een specifieke week die wenst te werken. Dit is handige informatie voor bij het inplannen. Je ziet deze informatie ook in het rooster. Indien je over het aantal gewenste shifts gaat, kleurt deze informatie rood.
Beschikbaarheid op het rooster
Hoe vertaalt dit zich dan op het rooster? Op het rooster vind je informatie die je helpt bij het inplannen en kiezen van het juiste teamlid voor een shift.
Indien je op het rooster per team aan het plannen bent, check even onder de knop 'Toon' of de beschikbaarheid aanstaat. Dan krijg de de beschikbaarheid van je teamleden onder elke dag te zien. Deze kan je dan slepen naar een shift.
Indien je op het rooster per teamlid aan het plannen bent, check dan onder de knop 'Toon' of de beschikbaarheidsstatus aanstaat. Dan zie je de beschikbaarheid voor iedere dag van de week. Of je ziet wanneer iemand met verlof is of ziek.
⚠️ Let op: Je kan iemand die onbeschikbaar is toch inplannen, maar het rooster zal wel aangeven dat er een conflict is.
Verder zie je naast de datum een open slotje, gesloten slotje of vraagteken staan.
Open slotje: Teamleden kunnen voor deze dag hun beschikbaarheid doorgeven.
Gesloten slotje: Er kan geen beschikbaarheid voor deze dag doorgegeven worden.
Vraagteken: Er kan beschikbaarheid doorgegeven worden, maar niet voor alle vestigingen (indien je meerdere vestigingen hebt).
Handig om te weten is dat de admin en managers door de beschikbaarheid heen kunnen. Lees hier meer over rollen.
Dit is de basis van de beschikbaarheid. Je kan er echter nog veel meer mee doen. Je kan bijvoorbeeld een beschikbaarheidsperiode instellen, de periode waarin teamleden hun beschikbaarheid kunnen doorgeven en dan automatisch sluit.
Je kan ook een automatisch slot instellen. Hiermee kan je instellen hoeveel teamleden je minimaal nodig hebt per team, per dag, zo vermijd je dat je te weinig personeel hebt op een dag.
Lees alles over beschikbaarheid in de handleidingen.