Le module de suivi permet de planifier l’envoi d’un questionnaire au patient (par courriel et/ou par SMS) ou de prévoir un suivi assisté avec celui-ci.
Les réponses sont ensuite analysées par le professionnel directement dans le tableau de bord.
Si le module est activé dans votre établissement, l’onglet « Suivis ▼ » apparaîtra dans le coin supérieur gauche de votre écran, à côté du nom de votre établissement.
Étape 1 - Accéder à la planification
Cliquez sur l’onglet « Suivis », puis sélectionnez « Planifier un suivi ».
Étape 2 - Configurer les informations du suivi
1. Choisir le questionnaire
Dans la barre de recherche, saisissez des mots-clés relatifs à la condition du patient, puis sélectionnez le questionnaire approprié.
Plus de 100 motifs de suivi sont disponibles (maladies chroniques, conditions mineures, etc.)
Certains outils cliniques validés sont intégrés (ex. : PHQ-9, GAD-7, CAT score, score GINA)
Si aucun formulaire ne correspond, sélectionnez « Suivi générique »
💡 Certains formulaires existent en version prise en charge (ex. : Prise en charge du diabète) et en suivi simple (ex. : Diabète).
La version prise en charge permet de réaliser une rencontre initiale ainsi que des suivis subséquents.
La version suivi simple, quant à elle, est conçue uniquement pour effectuer des suivis, sans inclure d’évaluation initiale.
Pour les patients atteints de plusieurs conditions, vous pouvez utiliser le formulaire « Suivi multiples pathologies chroniques », qui permet de regrouper le suivi de plusieurs maladies en un seul questionnaire.
2. Définir la méthode de suivi
Choisissez comment le suivi sera effectué :
Suivi envoyé au patient : le questionnaire est automatiquement envoyé (par SMS et/ou par courriel) pour être complété de manière autonome.
Suivi assisté avec un employé : un rappel est généré pour contacter le patient et remplir le questionnaire avec lui.
🚨 Lorsque le suivi sera envoyé au patient, celui-ci sera transmis aux coordonnées principales valides inscrites dans son profil.
Si un courriel et un numéro de téléphone mobile sont disponibles, le suivi sera envoyé par les deux canaux afin d’augmenter le taux de réponse.
Si seul un numéro de téléphone est disponible, l’envoi se fera par SMS.
💡 Si vous souhaitez envoyer le suivi uniquement par courriel, vous pouvez ajouter un deuxième numéro de téléphone fictif au profil du patient et le sélectionner, afin d’éviter l’envoi par SMS.
3. Déterminer la période du suivi
Trois options sont disponibles :
Suivi unique : Le questionnaire est envoyé une seule fois, après le délai déterminé.
Suivi récurrent : Le premier suivi est envoyé après le délai sélectionné, puis se répète automatiquement selon l’intervalle que vous définissez.
Vous pouvez également déterminer la fin de la récurrence : jamais, à une date précise ou après un nombre défini d’envois.Suivi immédiat : Le suivi est envoyé ou débuté immédiatement.
4. Personnaliser le suivi
Selon le questionnaire choisi, vous pouvez :
Adapter les questions (ex. : médicament, condition)
Indiquer un contexte clinique (ex. : ajustement de traitement)
🎯 Cette étape est essentielle : elle permet d’adapter le questionnaire à votre réalité clinique et d’obtenir des réponses plus pertinentes.
5. Ajouter des informations additionnelles
Vous pouvez enrichir le suivi avec :
Notes internes : Ajoutez des informations destinées uniquement à votre équipe, comme un rappel ou un élément clinique à surveiller.
Message personnalisé au patient : Rédigez un message qui sera affiché au patient avant le début du questionnaire afin de lui fournir du contexte ou des consignes.
Question personnalisée : Ajoutez une question à la fin du questionnaire pour obtenir une information supplémentaire propre à la situation du patient.
6. Assignation du suivi
Vous pouvez assigner le suivi à une personne spécifique ou à un groupe au sein de votre équipe.
Cette étape est optionnelle. Même si un suivi est assigné, tous les membres de l’équipe y ont accès en tout temps.
L’assignation permet simplement de mieux organiser le travail et d’identifier un responsable de l’analyse et du suivi des réponses.
🔗 Pour en savoir plus, consultez le Guide – Assignation des tâches.
Étape 3 - Sélectionner le patient
Recherchez le patient (nom, RAMQ, téléphone)
Confirmez toujours son identité avec un second identifiant (ex. : date de naissance)
Si aucun profil apparaît :
Cliquez sur « Créer un nouveau patient »
Étape 4 – Confirmer le suivi
Vérifiez les informations, puis confirmez la planification.
💡 Vous pouvez prévisualiser les questions en sélectionnant « Afficher les questions du suivi »
Attention : cette vue présente l’ensemble des questions potentielles du questionnaire. Le patient ne verra et ne répondra qu’à une partie des questions, qui s’adaptent en fonction de ses réponses.
Cas particulier : suivi assisté immédiat
Le questionnaire s’ouvrira automatiquement pour être complété avec le patient.
Les questions avec un astérisque rouge sont obligatoires
Vous pouvez naviguer avec Suivant et Précédent
Bonnes pratiques
Expliquer le suivi au patient
Prenez toujours un moment pour clarifier :
Quand il recevra le suivi
Comment il le recevra (SMS ou courriel)
À quoi s’attendre
Une bonne explication augmente significativement le taux de réponse.
💡 La date d’envoi du suivi est indiquée en bas de la page de confirmation.
Astuce – Coupons de suivi
Les coupons imprimables permettent de :
Résumer les détails du suivi
Confirmer les informations avec le patient
Servir d’aide-mémoire
💡 Lorsque vous planifiez un suivi, remplissez le coupon et placez-le dans le panier du patient. Ainsi, peu importe la personne qui remet les médicaments, elle saura qu’un suivi est prévu et pourra en informer le patient.
🔗 Vous pouvez retrouver les coupons ici : Accéder aux coupons de suivi.