Wat is een "Back-to-back inkooporder"?

Binnen ERP Go kunnen gebruikers een inkooporder rechtstreeks aanmaken vanuit het onderdeel Inkooporders. In sommige situaties verkopen organisaties echter artikelen die zij zelf niet op voorraad hebben, of willen ze backorders onmiddellijk vervullen.

In deze gevallen sturen zij een back‑to‑back inkooporder naar de leverancier zodra een verkooporder is bevestigd. Dit zorgt ervoor dat het artikel direct aan de klant wordt geleverd, of precies op tijd in het eigen magazijn aankomt voor verzending.

In veel gevallen is een inkooporder noodzakelijk om het proces correct af te ronden, met een volledige audittrail van wat er besteld is. Zo kan de inkomende leveranciersfactuur eenvoudig worden gekoppeld aan de goedgekeurde inkooporder.

ERP Go maakt het gemakkelijk om de juiste inkooporders voor de relevante artikelen aan te maken. Deze handleiding laat je zien hoe dat werkt.

Als je artikelen wilt inkopen, kun je de onderstaande handleiding volgen om te zien hoe dit werkt:

Inkopen vanuit Quick Pick

Hier kun je optioneel het volgende invoeren:

Als je snel dezelfde leverancier aan een selectie artikelen wilt toekennen, kun je dit doen via de kostprijsweergave die hieronder wordt uitgelegd.

Over de leveranciersreferentie:

Je leverancier kan je verschillende ordernummers geven voor verschillende regels op je order, of één en dezelfde referentie voor alle regels, of soms zelfs helemaal geen referentie.

Wanneer je later de gekoppelde inkooporders aanmaakt, wordt er één inkooporder per leveranciersreferentie aangemaakt.

Dit maakt het voor leveranciers eenvoudiger om een specifieke inkooporder te koppelen aan hun eigen orders.

Leveranciersinformatie kopiëren naar accessoires

Wanneer je kiest om in te kopen, zie je dat de knop Kopiëren naar accessories verschijnt. Hiermee kun je de leveranciersinformatie kopiëren naar de accessoires, zodat je deze eenvoudig aan dezelfde inkooporder kunt toevoegen, indien van toepassing.

Zodra dit is ingesteld, wordt dezelfde leveranciersinformatie automatisch toegepast, zelfs als je op dat moment geen accessoires toevoegt en ze later pas toevoegt.

Als je weer je eigen accessoires wilt gebruiken, kun je deze instelling op elk moment uitschakelen.

Klik op Inkoop in het menu van de orderregel.

Dit opent het volgende scherm.

Naast de bovenstaande velden kun je hier ook zien:

Tijd om de kosten te controleren en de inkooporders aan te maken!

Wanneer je al je regels hebt toegevoegd, klik je op de Kosten‑knop.

Met de kostenmodus van de order kun je alle kosten zien die aan jouw order zijn gekoppeld voordat je de benodigde inkooporders plaatst.

Dit is een geweldige manier om te kunnen zien wat jou in rekening wordt gebracht en alle vereiste instellingen te kunnen maken voordat je de inkooporders plaatst.

In de kostenweergave kun je alle artikelen zien die bij een leverancier moeten worden ingekocht. Door op prijs of korting te klikken, kun je de waarden direct bewerken. Je kunt ook klikken op 3-puntjesicoon > Bewerk om de regelinformatie uitgebreider te bewerken, bijvoorbeeld om de leverancier te verwijderen of de leveranciersprijs aan te passen.

Je kunt de vinkjes aan de linkerkant gebruiken om de artikelen te selecteren waarvoor je een actie wilt uitvoeren.

Inkooporders aanmaken

Wanneer je een leverancier, een inkoopprijs en, indien nodig, een leveranciersreferentie hebt ingesteld, kun je op de knop Inkooporders aanmaken klikken om de inkooporders aan te maken.

Voordat je op de knop Inkooporders aanmaken klikt, kun je het inkooporderadres instellen op het afleveradres van de klant of op het adres van je depot.

Klik daarna op Inkooporders aanmaken. Je wordt gevraagd om te bevestigen. Zodra je Ja bevestigt, worden de inkooporders aangemaakt en wordt het volgende scherm weergegeven:

Je kunt hier doorklikken naar de gekoppelde inkooporder door op het PO‑nummer te klikken, of je kunt de order bekijken en naar de leverancier sturen door op de knop Printen te klikken.

De marge bekijken - kosten versus opbrengsten - op een order:

Om de marge te kunnen bekijken, moet je ervoor zorgen dat de standaardkosten zijn ingesteld bij je producten en voorraadartikelen.

Door de einddatums in te stellen, kunnen de geprojecteerde verhuurkosten en kosten worden berekend, omdat zij een specifieke einddatum hebben.

Wanneer je dit doet, zie je op het orderscherm dat de marge als volgt wordt weergegeven in de onderstaande sectie:

Wat als ik geen inkooporder mag autoriseren?

Als de gebruiker de machtiging om een ​​inkooporder te autoriseren heeft uitgeschakeld voor zijn/haar rol, krijgt de inkooporder geen nummer en wordt het gewoon een 'Concept'-inkooporder. Een gebruiker die de machtiging heeft om een ​​inkooporder te autoriseren, moet de concept-inkooporder openen en goedkeuren om een ​​inkoopordernummer toe te wijzen.

Wat als de inkooporder die ik heb aangemaakt, onjuist is en ik een nieuwe wil genereren?

Als deze situatie zich voordoet, kun je eenvoudig de inkooporder bewerken en deze vervolgens verwijderen, afhankelijk van je rechten. Hierdoor wordt de inkooporder losgekoppeld van de kosten, en kun je een nieuwe inkooporder genereren door opnieuw het hierboven beschreven proces te volgen.

Kan ik de gekoppelde order vinden op het scherm Inkooporder?

Ja - je kunt de link Bronvolgorde zien aan de linkerkant van de inkooporderpagina.

Kan ik een nieuwe leverancier aanmaken vanuit de leveranciersselectie?

Ja. Als je je bevindt op de pagina Product toevoegen of bewerken — niet in Snelle keuze — en je zoekt naar een leverancier die niet wordt gevonden, dan verschijnt de knop Leverancier toevoegen. Je kunt dan de leverancier aanmaken en wanneer je op Account opslaan klikt, ga je terug naar de bewerk‑pagina en wordt de leverancier automatisch toegevoegd.