Om een inkooporder aan te maken, ga je via het navigatiebalk naar Inkoop > Inkooporders en klik je rechtsboven op Inkooporder toevoegen. Kies Offerte om een inkoopofferte aan te maken, of Order om een inkooporder aan te maken.
Je wordt gevraagd om de kopgegevens van de inkooporder in te vullen. Deze zijn bijna identiek aan de kopgegevens van een gewone order.
Account – Dit is het leveranciersaccount waarvoor je de inkooporder aanmaakt. Alleen accounts met het type Leverancier kunnen hier geselecteerd worden.
Orderdatum – De datum die op de inkooporder moet verschijnen, oftewel de datum waarop je de order plaatst bij de leverancier.
Afleverdatum – De vereiste of verwachte datum waarop de producten in de inkooporder geleverd moeten worden.
Factuuradres – Dit is het adres van de leverancier waarvan je verwacht de factuur te ontvangen. Standaard wordt het hoofdkantooradres van de leverancier ingevuld, maar je kunt dit wijzigen naar elk adres dat aan de leverancier gekoppeld is.
Afleveradres – Dit is het adres waar je wilt dat de producten worden geleverd. Alleen plaatsen die zijn ingevoerd in het OnRent-systeem, kunnen worden geselecteerd
Bij het aanmaken van een order wordt automatisch het depotadres ingevuld dat aan de order is gekoppeld.
Plaats - Maak een nieuw leveradres aan om toe te voegen aan je adressenlijst.
Vrij afleveradres - Voer het adres handmatig in.
Adres zoeken - Zoek een bedrijf of adres via de globale adreszoekfunctie.
Onderwerp - Vrij invoer tekst waarmee je de inkooporder een titel of omschrijving kunt geven.
Leveranciersreferentie - Vrij invoer tekst bedoeld voor het vastleggen van een relevante referentie van de leverancier (bijv. hun eigen order- of offertenummer).
Depot - Het depot binnen ERP Go waartegen de inkooporder wordt aangemaakt. Het systeem vult standaard het depot in waarmee jij op dat moment bent ingelogd
Eigenaar - De ERP Go‑gebruiker die eigenaar is van de inkooporder. Standaard wordt dit automatisch ingesteld op de gebruiker die de inkooporder aanmaakt.
Project - Wanneer je met projecten werkt, kun je deze inkooporder koppelen aan een specifiek project.
Levering ter attentie van - Vrij invoer tekst voor het vermelden van een persoon of team dat de levering in ontvangst moet nemen.
Leveringsinstructies - Vrij invoer tekst voor speciale leverinstructies, zoals “Druk op de bel bij de hoofdingang” of “Altijd ID‑badge zichtbaar dragen”
Telefoonnummer contactpersoon aflevering - Vrij invoer tekst voor het vastleggen van een telefoonnummer voor gebruik tijdens de levering.
Opmerkingen
Onder het tabblad Opmerkingen bevinden zich twee velden Omschrijving en Externe beschrijving. Dit zijn vrij invoervelden waarin je grote hoeveelheden tekst kunt opnemen:
De Beschrijving verschijnt niet op de documenten van de inkooporder.
De Externe beschrijving verschijnt wel op de inkooporder richting de leverancier.
Wanneer je alle kopgegevens van de inkooporder hebt ingevuld, klik je rechtsonder op Inkooporder toevoegen om de inkooporder aan te maken.
Je hebt nu een inkooporder aangemaakt! Bekijk de volgende handleidingen voor meer informatie:
Hoe je producten toevoegt aan een inkooporder
Het inkooporderproces
Hoe je producten ontvangt
Wil je meer weten? Start een gesprek via de help-bubbel rechtsonder in beeld.