De functie Facturen in bulk e‑mailen is een uitstekende manier om meerdere facturen tegelijk naar je klanten te versturen. Dit maakt de functie ideaal om te gebruiken na het uitvoeren van een factuurrun. Je kunt ook eenvoudige filters toepassen om facturen te e‑mailen voor een specifieke klant, een bepaalde datumbereik, een specifieke batch of om eerdere facturen opnieuw te versturen.
Aan de slag
Schakel eerst de rolmachtiging E‑mail facturen in en ga vervolgens naar:
Financiën > E‑mail facturen (Je moet mogelijk het scherm verversen om deze wijziging te zien.)
Standaard toont dit scherm een lijst van alle facturen die nog niet zijn verzonden.
Opmerking: Als een factuur individueel (buiten dit scherm om) is verstuurd, herkent het systeem dit en wordt deze factuur aangemerkt als Verzonden.
Facturen selecteren
Gebruik de filters om een lijst samen te stellen van de facturen die je wilt e‑mailen. Vervolgens kun je met de selectievakjes één factuur of alle facturen kiezen.
Let op: Als je Selecteren alles aanklikt, wordt dit toegepast op alle facturen binnen de gefilterde resultaten, ook over meerdere pagina’s.
Je facturen versturen
Klik op het e‑mail‑icoon rechtsboven om het e‑mailsjabloon‑formulier te openen.
Pas de onderwerpregel en het bericht aan, kies of je zelf een kopie wilt ontvangen en klik vervolgens op Sturen.
Opmerking: Eventuele wijzigingen die je hier in het e‑mailsjabloon aanbrengt, worden op dit moment niet opgeslagen voor de volgende keer. Een toekomstige update zal deze mogelijkheid wel ondersteunen.
Er verschijnt een melding die aangeeft dat het proces wordt gestart. De status van elke factuur in de tabel verandert vervolgens van E‑mailen naar Gemaild of Mislukt, afhankelijk van het resultaat.
Opmerking: Net zoals bij de factuurrun hoef je dit scherm niet open te laten staan totdat de taak is voltooid. Als er facturen zijn die mislukken, kun je met je muis boven de status Mislukt gaan staan om de foutmelding te bekijken.
Zodra alles is afgerond, ontvang je een e‑mailmelding waarin staat dat de facturen naar je klanten zijn verzonden!
Veelgestelde vragen
Kan ik het e‑mailadres aanpassen waar een factuur naartoe wordt gestuurd, als dit afwijkt van het account‑e‑mailadres?
Ja. Facturen hebben een veld E‑mail naar, bedoeld voor precies deze situatie. Voer hier het gewenste e‑mailadres in en de factuur wordt naar dit adres verzonden in plaats van naar het account‑e‑mailadres. Als dit veld leeg is, wordt de factuur verstuurd naar het account‑e‑mailadres.
Kan ik bijlagen toevoegen aan elke e‑mail, net zoals bij het individueel e‑mailen van documenten?
Op dit moment nog niet. Als je deze functionaliteit in het systeem zou willen zien, horen we graag je feedback om beter te begrijpen hoe je dit zou willen gebruiken.
Kan ik aanpassen hoe elke klant zijn facturen ontvangt? Bijvoorbeeld: 1 e‑mail per factuur, of alle facturen als losse PDF‑bestanden in één e‑mail?
Ja, dat kan! Wanneer je op de E‑mailknop in het scherm E‑mail facturen klikt, kun je kiezen voor de optie Aparte PDF voor elke factuur
Als deze instelling op Ja staat, ontvangt je klant aparte PDF‑bestanden voor elke factuur in de e‑mail. Als deze op Nee staat, ontvangt de klant één PDF‑bestand waarin alle facturen zijn samengevoegd.
Kan ik zien wanneer een klant de e‑mail heeft gelezen?
Op dit moment nog niet, maar deze functionaliteit zal in een toekomstige update worden toegevoegd.
Is er een limiet voor het aantal facturen dat tegelijk kan worden verstuurd?
Er is geen limiet voor het totale aantal facturen dat je naar klanten kunt verzenden. Wel kun je maximaal 200 facturen naar éénzelfde e‑mailadres in één keer versturen. Dit voorkomt dat het PDF‑bestand te groot wordt, zodat e‑mailproviders het blijven accepteren.
Als je meer dan 200 facturen naar hetzelfde e‑mailadres moet sturen, verstuur ze dan in meerdere stappen.
Hulp nodig?
Start een gesprek via de help-bubbel rechtsonder in je scherm. ↘️