Er zijn drie soorten orders die je kunt creëren:
Offerte - Het aanmaken van een offerte reserveert geen voorraad.
Deze wordt enkel gebruikt voor prijsopgaven en voorstellen.
Voorlopige order - Een voorlopige order reserveert wel voorraad, maar kan nog niet worden verwerkt voor levering. Dit is handig om voorraad vast te houden terwijl je wacht op een definitieve bevestiging.
Order - Een definitieve order reserveert de voorraad én kan worden verwerkt voor levering. Hiermee zet je de transactie verder in het orderverwerkingsproces.
Je kunt tussen deze ordertypen converteren of terugdraaien, afhankelijk van de orderstatus.
Aan de slag
Om een nieuwe order aan te maken, ga je naar Verkoop › Verkooporders › Order toevoegen.
Hier kun je het type order selecteren dat je wilt aanmaken:
Handige tip ⭐️ Je kunt ook orders aanmaken vanuit andere schermen binnen de applicatie, bijvoorbeeld vanuit het accountscherm. Navigeer eenvoudig naar het account waarvoor je een order wilt aanmaken en selecteer het plusteken om een nieuw orderscherm te openen.
Nu je het gewenste ordertype hebt geselecteerd, word je doorgestuurd naar het volgende scherm:
Je kunt nu beginnen met het invullen van de ordergegevens:
Account - Dit is je lijst met accounts. Je kunt zoeken op accountnaam, accountnummer, contactpersoon en adres om het juiste bedrijf te vinden.
Wil je een nieuw account aanmaken? Klik dan op de link Account. Je wordt naar een nieuw scherm geleid waar je de accountgegevens kunt invoeren. Wanneer je opslaat, word je automatisch teruggebracht naar de orderheader zodat je kunt doorgaan met de orderaanmaak.
Factuuradres - Het standaard factuuradres wordt automatisch opgehaald vanuit het account. Heeft het account meerdere adressen? Selecteer dan eenvoudig de X om het huidige adres te verwijderen en zoek een ander adres op in het veld Factuuradres om dit aan de order te koppelen.
Opmerking: Voor een uitgebreide uitleg over hoe kredietcontroles werken tijdens het aanmaken van orders op zowel header- als regelniveau, raadpleeg onze handleiding <Credit Check>.
Afleveradres - Als een standaard afleveradres is ingesteld bij het account, wordt dit automatisch gevuld in de order. Is het afleveradresveld leeg? Klik dan op Gebruik facturingsplaats om het adres automatisch in te vullen met het factuuradres.
Je kunt ook zoeken naar bestaande locaties binnen ERP Go. Locaties die al gekoppeld zijn aan het account verschijnen bovenaan de lijst en zijn gemarkeerd met een link‑icoon, zodat je ze makkelijk herkent.
Adrestypen worden als volgt aangeduid:
D‑Addr → Leveringsadres
B‑Addr → Factuuradres
Wanneer je met je muis over een adres in de lijst beweegt, wordt een tooltip weergegeven met de volledige adresdetails.
Bevestig altijd met de klant welk adres gebruikt moet worden. Als het adres niet wordt gevonden en je een nieuw adres moet aanmaken, volg je deze stappen:
Nieuw afleveradres toevoegen: Klik op de link Afleveradres om een nieuw afleveradres aan te maken. Zodra je het adres hebt ingevoerd en opgeslagen, ga je automatisch terug naar de verkooporder. Het nieuwe adres wordt opgeslagen in ERP Go, zodat je het in de toekomst opnieuw kunt gebruiken.
Vrij adres invoeren - Als je een adres alleen voor deze order wilt invoeren, zonder het op te slaan, klik niet op een automatisch voorgesteld adres. Vul de adresgegevens handmatig in onder het veld met het vergrootglas (dit veld wordt gebruikt om opgeslagen adressen te zoeken). ERP Go toont automatisch suggesties via de wereldwijde adreszoekfunctie, maar zolang je niet op een suggestie klikt, kun je gewoon je eigen adres blijven invoeren.
Adres zoeken - In het veld onder het vergrootglas kun je gebruikmaken van de automatische wereldwijde adreszoekfunctie. Typ hier het adres. Kies een resultaat uit de lijst. De overige adresvelden worden automatisch voor je ingevuld.
Handige tip ⭐️ Je kunt de afstand naar de leveringslocatie controleren via de optie Route plannen boven het veld Afleveradres. Deze opent Google Maps en toont de route tussen dit adres en jouw depot.
Orderdatum - Dit is de datum waarop de order wordt aangemaakt.
Afleverdatum - Dit is de gewenste leverdatum van de order.
Aanvullende informatie
Je kunt nu aanvullende informatie invoeren als dat nodig is, voordat je verdergaat met het toevoegen van producten aan de order.
Details
Klantreferentie - Dit is een referentie die je klant kan opgeven, zoals een inkoopordernummer.
Depot - Dit is een dropdownlijst met de beschikbare depots van de gebruiker.
Hier selecteer je vanuit welk depot deze order wordt afgehandeld.
Besteld door - De naam van de contactpersoon die de apparatuur of dienst bestelt.
Contactpersoon locatie - Dit kan de contactpersoon zijn op de locatie van levering.
Factuurruncode - Factuurruncodes worden gebruikt om orders te groeperen voor een factuurverwerking. Je kunt een code selecteren uit de lijst met bestaande runcodes of een nieuwe code aanmaken.
Betalingstermijn - Wijs een betalingstermijn toe om de voorwaarden vast te leggen waaronder een verkoop wordt afgerond. Deze termijn verschijnt op de factuur van de order.
Naam ophaaladres - Als de afhaallocatie afwijkt van het afleveradres, kun je hier een alternatieve afhaallocatie toewijzen.
Project - Als deze order onderdeel is van een project, of als er meerdere orders voor dezelfde klant zijn, kun je hier een project selecteren of een nieuw project aanmaken.
Leveringsmethode
Wijs een leveringsmethode toe om vast te leggen onder welke voorwaarden de goederen naar de klant worden verzonden.
Eigenaar - Dit is de verkoper die verantwoordelijk is voor deze order. Standaard wordt jouw naam automatisch ingevuld, maar je kunt hier ook een andere gebruiker toewijzen.
Toeslagen
Als je extra kosten wilt toevoegen aan de order, zoals additionele kosten of toeslagen, schakel je de benodigde toeslaggroepen in door ze op Ja te zetten.
Opmerkingen
Je kunt in het notitieveld alle aanvullende informatie toevoegen, evenals opmerkingen voor collega’s die de order verder moeten opvolgen.
Wanneer je klaar bent met het invullen van alle relevante informatie, selecteer je Order toevoegen. Je wordt vervolgens doorgestuurd naar het orderoverzicht. Vanaf hier kun je beginnen met het toevoegen van artikelen, het leveren van goederen en het afdrukken van documenten.
Raadpleeg ook onze handleiding over het toevoegen van artikelen aan een order en het leveren van goederen.
Wil je meer weten? Start dan een gesprek via de help‑bubbel rechtsonder in je scherm.