Ohjeen sisältö
1. Mistä kyse?
Ajatus kortti a+:sta syntyi halusta helpottaa eTaskun asiakkaiden sekä tilitoimistojen arkea entisestään. Usein kulujen käsittely pitää sisällään monia manuaalisia työvaiheita prosessin eri vaiheissa ja useampi henkilö joutuu käyttämään tähän työaikaa. Lähtökohtana kortti a+:lle oli ratkaisu, joka helpottaa kaikkien prosessiin osallistuvien työtä - yrittäjää, yrityksen työntekijää, kirjanpitäjää ja isomman yrityksen talouspäällikköä.
Keskittämällä yrityksien kulujenhallinta eTaskuun ja siihen liittyvään maksukorttiin, saatte kirjanpidon käsittelyprosessia yksinkertaistettua. Aineistot tulee valmiiksi täsmäytettynä yritysasiakkaiden toimittamina, jolloin kirjanpitäjälle jää enää tositteiden silmäily ja tiliöinti hoidettavaksi. Aikaa ei myöskään kulu useampien kanavien/tapojen kautta tulevien kuittien ja kululaskujen pyörittelyyn. Kortti a+ on eTaskun asiakkaille ja tilitoimistoille maksuton.
Voit lukea lisää kortista ja sen hyödyistä asiakkaillenne sekä tilitoimistolle täältä.
2. Mitä tämä mahdollistaa käytännössä?
Korttitapahtumien ja tositteiden tarkastelun samassa näkymässä
Muistutukset puuttuvista tositteista asiakkaalle
Aineisto valmiiksi täsmäytettynä
Eroon kulukorvauksista
Reaaliaikainen näkymä kulutuksesta
Kuukauden saldotieto
Yhteenveto PDF-tiedostona kuukauden tapahtumista
3. Kortti a+ maksutapa ja vastatili
Kortti a+:sta muodostuu maksutapa automaattisesti eTaskuun käytettäväksi, joka päivittyy myös käyttäjälle näkyviin verkkoportaaliin ja mobiilisovellukseen.
Kirjanpitäjän roolissa voit asettaa asiakasasetuksista säännön, miten käyttäjän kortti a+ tiliöityy. Tämä helpottaa huomattavasti aineiston käsittelyä. Lisätietoa maksutavoista ja vastatileistä löydät täältä.
Asiakasasetukset → Maksutavat ja vastatilit
Asiakas voi valita haluamansa laskutuksen luottokortille: verkkolasku tai SEPA-suoraveloitus.
Verkkolasku toimitetaan kuun vaihteessa asiakkaalle. Laskulla veloitetaan kootusti yrityksen kaikkien korttien yhteenlaskettu summa (esimerkiksi heinäkuun alussa veloitetaan kesäkuun aikana suoritetut ostot). SEPA-suoraveloituksessa Mynt Ab veloittaa kuukausittain (kuun vaihteessa) automaattisesti luottokorttilaskun loppusumman yrityksen pankkitililtä. Laskulla veloitetaan kootusti yrityksen kaikkien korttien yhteenlaskettu summa (esimerkiksi heinäkuun alussa veloitetaan kesäkuun aikana suoritetut ostot). Veloituksesta toimitetaan etukäteen tieto yrityksen pääkäyttäjälle sähköpostiin, joka pitää myös sisällään tiedot veloituksesta sekä tarkemmat laskun tiedot liitteenä. Tämän laskun käyttäjä voi joko lisätä tai välittää sähköpostitse eTaskuun tositteeksi.
Huomioitavaa on, että kuun viimeisinä päivinä tehdyt korttitapahtumat eivät välttämättä ehdi kuluvan kuukauden luottokorttilaskuun mukaan mahdollisista katevarauksista johtuen. Tällöin kyseiset tapahtumat veloitetaan seuraavan laskun yhteydessä.
Voit halutessasi käyttää kortti a+ maksutavalle esim. eTaskulle luotua välitiliä vastatilinä pankkitilin sijasta, mikäli kirjanpito-ohjelmaan tulee sähköinen tiliote ja eTaskusta viedään tiliöinnit kirjanpitoon. Näin vältytään mahdollisilta tuplakirjauksilta.
Kun vastatilisäännöt ovat asetettu, niin tiedot näkyvät esitäytettynä tiliöinneissä alla olevan kuvan mukaisesti. Voit tiliöidessä tarvittaessa vielä muokata vastatiliä. Huomioithan, että ilman vastatilisääntöä et näe tiliöidessä mahdollisuutta vastatilin syöttöön.
4. Kortti a+ tapahtumien täsmäytys
Kun käyttäjä maksaa kulun kortti a+:lla ja lisää tositteen eTaskussa suoraan korttitapahtumalle, on aineisto valmiiksi täsmäytettynä tarkasteltavissa eTaskun verkkoportaalissa. Mikäli tositteita ei ole vielä lisätty korttitapahtumille, eTasku muodostaa näille täsmäytysehdotukset ja näyttää puuttuvat tositteet, jotka voit kirjanpitäjänä käydä vain hyväksymässä tai lähettää muistutuksen puuttuvista tositteista.
1. Valitse Täsmäytä tilitapahtumiin välilehdeltä Kortti a+ listauksesta esim. käyttäjän virtuaalinen kortti
Mikäli asiakasyrityksen käyttäjät eivät ole tehneet kortti a+:lla vielä ostoksia, niin tällöin listauksessa ei näy tapahtumia
2. Tarkastele ja täsmäytä korttitapahtumat
Vasemmalla näet korttitapahtumista listauksen ja oikealla puolella eTaskuun lisätyt tositteet täsmäytysehdotuksina
Tallenna valinnat -painikkeella pääset vahvistamaan täsmäytettävät tositteet massan tai yksittäin keskiosion katkoviivasta klikkaamalla
Selaa -painikkeella pääset hakemaan tapahtumalle sopivan eTasku tositteen pariksi täsmäyttääksesi tapahtuman
Kynä -painikkeen kautta voit piilottaa taustalle tapahtumia, joihin esimerkiksi ei ole olemassa kuittia, kyseessä on yksityisosto/-nosto tai kuitti puuttuu
Lähetä muistutus -painikkeella voit muistuttaa käyttäjää puuttuvista tositteista
Yhdistä täsmäytetyt -painikkeen avulla pääset luomaan tositenipun täsmäytetyistä tositteista
Tositenipun voit luoda esim. luottokorttilaskulla olevista tositteista viedäksesi niistä tiliöinnit kirjanpitoon yhtenä muistiona
Tulostus -painikkeesta pääset lataamaan käyttäjän korttitapahtumista tapahtumakoosteen (PDF)
Pääset lähettämään kaikista puuttuvista tositteista muistutuksen yhdellä kertaa asiakasyrityksen useammalle käyttäjälle täsmäytyksen yhteenvetonäkymästä.
Valitse Täsmäytä tilitapahtumiin -välilehti → Lähetä muistutus
Aineisto -näkymän tositelistaukseen päivittyy tieto täsmäytyksestä ja yksittäisen tositteen tiedoista löydät myös saman tiedon.
5. Kortti a+ tapahtumien käsittely
Täsmäytyksen jälkeen voit siirtyä seuraavaksi käsittelemään eli tiliöimään kortti a+ tositteet. Lisätietoa tositteiden tiliöinnistä löydät täältä.
Mikäli tositteiden tiliöinnin jälkeen haluat viedä kuukauden kaikkien käyttäjien kortti a+ tositteet yhtenä tositteena kirjanpitoon, niin luo vielä tositenippu ennen kuin siirryt tekemään kirjanpitovientiä eTaskussa. Tositenipun ja sen sisältävät tositteet täytyy olla hyväksytty -tilassa ennen aineiston siirtoa.
6. Kuukauden saldotieto ja yhteenveto tapahtumista
Näet kortti a+ tilin saldotiedot Täsmäytä tilitapahtumiin -näkymästä. Tilin saldo esitetään kuukauden 1. päivän ja viimeisen päivän osalta. Mikäli kuukausi on kesken, näytetään kuuluvan päivän saldo. Tilin saldo on positiivinen, mikäli tilille on lisätty rahaa (prepaid) tai negatiivinen, kun luottoa on käytetty.
Panot tilille ja luottolaskun maksut -näkymästä löydät tiedot kaikista kuukauden aikana tehdyistä rahansiirroista kortti a+ tilille tai maksetusta luottolaskusta.
Yhteenveto -toiminnolla saat haettua PDF-tiedoston, joka pitää sisällään kaikki kuukauden aikana tehdyt korttitapahtumat. Korttikohtaisesti näytetään käytetty summan kuukauden aikana, josta näet nopeasti kuinka paljon korttia on käytetty korttikohtaisesti ja yhteensä. Käyttäjäkohtaiset tapahtumat on eritelty erikseen tarkempaa käsittelyä varten.
Lisätietoa kortti a+:sta löydät käyttöohjeistamme.
Heräsikö kysyttävää mieleen?
Mikäli kysyttävää heräsi mieleen tai voisimme muuten olla avuksi, niin voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme tai kirjanpitäjien tukitiimiin.