Schritt 1 - Erforderliche Hardware (Drucker) bestellen: Im ersten Schritt bitten wir dich, pro vorhandener Druckerstation (Küche, Schank etc.) einen XML-print-fähigen Netzwerk-Drucker zu besorgen. Folgender EPSON-Drucker ist mit dem neuen Gastro-System kompatibel: Epson TM-T88VI. (Falls du in einem WLAN-Netz arbeitests und eine kabellose Verbindung zum Drucker herstellen möchtest, gibt es die Möglichkeit den Epson TM-T88VI mit einem WLAN-Dongle (OT-WL06-323) aufzurüsten.)

Falls du deine Bons auch mobil drucken willst, benötigst du folgende mobile Bondruckermodelle (KellnerInnen-Geräte) für unsere neue Gastro App: Star SM-S230i oder Star SM-L200 (Bondruck via Bluetooth).

Schritt 2 - Mit neuer everbill Gastro App vertraut machen: Unsere neue KellnerInnen-App (everbill Gastro 2023) kannst du sowohl im App Store als auch im Google Play Store herunterladen und auf den gewünschten KellnerInnen-Endgeräten (Smartphone/Tablet) installieren. Die App läuft auf Android-Geräten ab der Android-Version 8.0 sowie auf iOS-Geräten (iPhone und iPad) ab der iOS-Version 13.6.

Schritt 3 - Wir starten mit einem neuen everbill Account: Wenn du soweit bist und die erforderliche Hardware bei dir eingetroffen ist, muss ein neuer everbill-Account auf dem neuen Gastro-Server (app.everbill.eu) angelegt werden.

Bitte hierfür mit deiner gewünschten E-Mail-Adresse eine Registrierung für einen neuen everbill Account durchführen (über den "Kostenlos testen" Button auf der everbill Gastro-Homepage).

Keine Sorge! Alle Daten in deinem bisherigen Gastro-Account (auf gastroadmin.everbill.eu) bleiben unverändert bestehen und es wird als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme unsererseits ein Backup deiner Daten gemacht.

Schritt 4 - Datenexport/-import: Im nächsten Schritt bitten wir dich, alle erforderlichen Daten aus deinem alten Gastro-Account zu exportieren. Dazu gehören: ein DEP-Export (siehe Anleitung) deiner Registrierkassenbelege sowie der Export aller Kunden, Artikel und Lieferanten. Diese Daten importierst du dann in deinen neuen Gastro-Account. Eine Anleitung zum Importieren/Exportieren deiner Daten findest du hier. Ferner empfehlen wir, all deine Dokumente (Rechnungen, Bestellungen etc.) in deinem alten everbill-Account gesammelt als ZIP-File oder Excel-Sheet (optional) herunterzuladen. Wie das funktioniert, ist hier beschrieben.

Schritt 5 - Registrierkassenzertifikat: Das bestehende RK-Zertifikat aus deinem alten Gastro-Account kann (sofern es noch gültig ist) in deinen neuen Gastro-Account unter Vergabe einer neuen Kassenidentifikationsnummer übernommen werden. Die Hinterlegung des aktiven Zertifikats wird durch uns vorgenommen. Sobald dies geschehen ist, bitten wir dich, in deinem neuen Gastro-Account einen neuen Startbeleg zu generieren und bei FinanzOnline zu erfassen. Eine Anleitung dazu findest du hier. Die Kassa mit der alten Kassenidentifikationsnummer muss in FinanzOnline unter Registrierkassen > "Ausfall und Außerbetriebnahme einer Registrierkasse" abgemeldet werden.

Außerdem empfehlen wir, via FinanzOnline eine kurze Mitteilung an das Finanzamt zu schicken, um die Außerbetriebnahme der alten Kassa und Inbetriebnahme einer neuen Kasse aufgrund einer Systemumstellung bei der verwendeten Registrierkassen-Software zu begründen.

Schritt 6 - Achtung, fertig, Bondruck, los: Bist du mit all deinen Daten erfolgreich auf den neuen Server umgezogen? Jetzt fehlt nur noch die Konfiguration deines Epson-Druckers für den XML-print. Bitte führe hierzu noch die letzten Schritte in dieser Anleitung durch und schon kannst du mit dem Drucken deiner ersten Registrierkassen-Belege über die neue Gastro App beginnen. Willkommen in der neuen Welt von everbill Gastro 2023!